Сегодня бизнес передает отчетность в контролирующие органы в электронном виде. Но сам документооборот с контрагентами ведет на бумаге.

При этом на предложение перевести документооборот в электронный вид поступает встречный вопрос: а что скажет налоговая при проверке? Как предоставлять контролирующим органам первичную документацию, если она будет вестись в электронном виде? Нужно сказать, что ответ на эти вопросы есть давно, как и нормативная база, регулирующая осуществление документооборота в электронном виде.

Законодательство

Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» регулирует и регламентирует правоотношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов. Согласно Закону электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Правоотношения, связанные с использованием электронной цифровой подписи, регулируются Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», согласно которому, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Более того Закон № 2147-VІІІ от 03.10.2017 г. «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс Украины, Гражданский процессуальный кодекс Украины, Кодекс административного судопроизводства Украины и другие законодательные акты», предусматривает работу в Украине, так называемого, электронного суда и предоставление доказательств в электронном виде. Закон № 2147-VІІІ вступит в силу с даты начала работы новосозданного Верховного Суда, которую определит решение его Пленума. Ожидается, что это произойдет в декабре этого года.

Закон № 2147-VІІІ предусматривает внедрение в судебной системе Украины Единой судебной информационно-телекоммуникационной системы (далее – ЕСИТС), что в действительности будет представлять собой «электронный суд». Данная система позволит обращаться в суд, платить судебный сбор, участвовать в рассмотрении дел, а также получать необходимую информацию и документы электронными средствами. Таким образом, в Украине появится возможность совершения всех процессуальных действий через средства электронной связи с соответствующими механизмами идентификации и безопасности. Кроме того Закон № 2147-VІІІ предусматривает порядок предоставления и исследования электронных доказательств через ЕСИТС. Благодаря «электронному суду», электронный документооборот становится как никогда актуальным.

Позиция фискалов

Налоговые органы неоднократно предоставляли разъяснения относительно ведения первичной документации в электронном виде. Еще в 2011 году Государственная налоговая служба Украины своим письмом № 10406/7/18-4017от 26.12.2011 г., адресованным Государственным налоговым администрациям, предоставила разъяснения относительно признания органами ГНС электронных первичных документов. В письме отмечается, что действующим законодательством Украины предусмотрено создание и оборот первичных документов в электронном виде. При оформлении таких документов для целей налогообложения следует соблюдать требования: Налогового кодекса Украины, Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»Закона Украины «Об электронной цифровой подписи»Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

В Письме ГУ ГФС в г. Киеве от 03.03.2017г. № 4451/6/ 99-99-14-03-03-15относительно использования документов, созданных в электронном виде и в письме ГФС от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15 о возможности ведения налогоплательщиками исключительно в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, использования документов, созданных в электронной форме, порядке использования электронной цифровой подписи, а также требований к электронным документам и порядке их хранения, налогоплательщикам предоставляется следующее разъяснение. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Также пунктом 6.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88, предусмотрено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (пункт 6 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

Кроме того, должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 Налогового кодекса).

Таким образом, налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету проверки. Как видим, ДФС признает ведения бизнесом первичной документации в электронном виде, и ссылается на действующие нормы законодательства, которые позволяют это делать.

Бизнес-кейс в телекоме

Учитывая действующую нормативную базу и перспективы внедрения в Украине «электронного суда», компания «Киевстар» приняла решение о запуске пилотного проекта в сфере электронного документооборота, в рамках которого договора, счета, первичная и любая другая документация будет создаваться, пересылаться, подписываться и хранится в электронном виде. На платформе ЭДО DEALS, компания «Киевстар» вместе с компанией Intecracy Deals разработали систему ЭДО для «Киевстар» и ее клиентов в виде WEB-интерфейса и соответствующего приложения. Клиент «Киевстар» будет идентифицироваться с помощью электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП). Таким образом создан удобный интерфейс и приложение, в рамках которых будет осуществляться ЭДО без бумаги, физических печатей и подписей, без физического архивирования. Проект ЭДО, в рамках системы DEALS, который запускают «Киевстар» и Intecracy Deals является первым подобным проектом в Украине. В ближайшем будущем он будет полноценно работать и бумажный документооборот между компанией «Киевстар» и ее клиентами превратится в электронный.

Как видим, представитель украинского бизнеса, двигается в ногу с прогрессом, экономит на операционных затратах и готовится к взаимодействию с «электронным судом».

Александр Вернигора, директор Intecracy Deals

Джерело: Бухгалтер.UA