Для ускорения и упрощения процесса документооборота можно его осуществлять в электронном виде. Чтобы электронный документ имел такую ​​же юридическую силу, как и бумажный, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Последний необходим также для представления электронной отчетности (например, налоговой) и для подачи электронной декларации. Ответы на часто задаваемые вопросы по поводу получения и использования электронной цифровой подписи читайте ниже.

Что такое электронная цифровая подпись (ЭЦП)?

В соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», ЭЦП — это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.
Электронная подпись — это данные в электронной форме, прилагаются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных.
Система цифровой подписи предполагает, что каждый пользователь сети имеет свой личный ключ (хранится в тайне), который используется для формирования подписи, а также соответствующий этому личному ключу открытый ключ, известный остальных пользователей сети и предназначен для проверки подписи. Цифровая подпись вычисляется на основе личного ключа отправителя информации и собственно информационных битов документа (файла). Способ вычисления цифровой подписи гарантирует, что знания открытого ключа не может привести к подделке подписи.

Что такое «сертификат ключа»?

В соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», сертификат открытого ключа (далее — сертификат ключа) — документ, выданный центром сертификации ключей, который удостоверяет действие и принадлежность открытого ключа подписчику. Сертификаты ключей могут распространяться в электронной форме или в форме документа на бумаге и использоваться для идентификации личности подписчика.
Сертификат ключа — это электронный документ, который связывает данные для проверки электронных подписей с определенным лицом, подтверждает идентичность этого лица и заверяется электронной цифровой подписью поставщика услуг — центром сертификации ключей.

Где получить ЭЦП?

ЭЦП, который приравнивается к собственноручной подписи лица, нужно получить аккредитованного центра сертификации ключей (АЦСК), который уполномочен выдавать ключи электронной цифровой подписи физическим и юридическим лицам. Перечень АЦСК доступен по ссылке.
За получение ключей ЭЦП АЦСК могут устанавливать плату. Бесплатно ключи ЭЦП можно получить в АЦСК Информационно-справочного департамента ДФС. Как это сделать читайте по ссылке.
Ключи ЭЦП физическое лицо или физическое лицо-предприниматель может получить в любом АЦСК.

Какие документы необходимы для получения ЭЦП?

Ключи ЭЦП можно получить, подав необходимый пакет документов в АЦСК. У каждого центра сертификации список документов, которые необходимо подать для получения ЭЦП, отличается. Узнать детали можно на сайте выбранного вами АЦСК. <
Если рассматривать, например, необходимость получения услуг электронной цифровой подписи физическим лицом, то для этого ей в любом аккредитованном центре сертификации ключей необходимо представить:
1) заполненную и подписанную Регистрационную карточку (для физического лица / физического лица-предпринимателя) установленного образца с согласием на обработку персональных данных подписчика в двух экземплярах;
2) копию паспорта подписанта (1-2 страниц, 3-6 — при наличии отметок, а также страницу с отметкой о регистрации места жительства);
3) копию карточки налогоплательщика, заверенную подписью владельца.

Чем отличается ЭЦП от собственноручной подписи лица?

В соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», ЭЦП по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если:
— электронная цифровая подпись подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи (т.е. получено в одном из АЦСК)
— при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения электронной цифровой подписи (то есть на момент наложения ЭЦП на электронный документ сертификат ключа ЭЦП должна быть действующим)
— личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Электронная подпись не может быть признан недействительным только потому, что он имеет электронную форму или не основывается на усиленном сертификате ключа. Таким образом, при соблюдении вышеуказанных требований, ЭЦП имеет такую ​​же юридическую силу, что и собственноручная подпись лица.

Как проверить документ, подписанный ЭЦП?

Проверить достоверность электронной цифровой подписи, который наложен на электронный документ можно на официальном сайте Центрального удостоверяющего органа по ссылке .

Где можно использовать электронную цифровую подпись?

ЭЦП с усиленным сертификатом ключа могут использоваться в различных сферах электронного обмена информацией, где необходимо идентифицировать подписчика, подтвердить целостность данных и зафиксировать время подписания документа. То есть ЭЦП используется, например при подаче электронных деклараций, подписании договоров и тому подобное.

Где хранить ЭЦП?

Центры АЦСК могут выдавать ЭЦП на носителе клиентов (съемные флеш-носители, оптические носители CD / DVD, защищенные носители ключевой информации). Также носитель можно купить в самом центре.

Сколько времени действителен ЭЦП?

Срок действия усиленных сертификатов открытых ключей ЭЦП составляет до двух лет с момента их формирования, в зависимости от АЦСК.

Можно ли передавать личный ключ ЭЦП другому лицу?

Важно отметить, что ключи ЭЦП нельзя передавать другому лицу, иначе они будут считаться скомпрометированными, то есть недействительными. Ключи ЭЦП нужно хранить так, чтобы к ним не было доступа других лиц. Это прямо предусмотрено Законом Украины «Об электронной цифровой подписи». Если вы передаете право подписывать документы другому лицу, то такое лицо может это сделать только с помощью своего собственного ЭЦП.