Конкурентоздатність – одна з основних умов успішного розвитку бізнесу, що диктує необхідність впровадження передових технологій.

Нехтування IT-інноваціями може призвести до того, що бізнес не лише залишить велику арену провідних гравців, а й взагалі піде з ринку, оскільки більш спритні конкуренти, які застосовують у своїй діяльності інноваційні IT-підходи, витіснять або поглинуть неконкурентоспроможний бізнес.

Таким чином, бізнес має тримати руку на пульсі тих IT-інновацій, які з’являються у сфері його діяльності, щоб в один чудовий момент не лише не втратити своїх основних клієнтів і не опинитися поза грою, але й продовжити ринкову експансію.

Термін paperless («безпаперовий офіс») вперше прозвучав у 1970 р. Сьогодні це слово набуває все більшої популярності та значущості у світі, оскільки IT-технології просунулися у напрямку втілення у життя «безпаперового офісу» і зробили його реальним для організацій будь-якого ступеня адміністративної та бізнес-процесуальної складності. Сьогодні можна відзначити тенденцію paperless та автоматизації бізнес-процесів, яка стає все більш актуальною для всіх напрямків бізнесу в Україні. Насамперед, така тенденція продиктована з боку держави шляхом прийняття відповідних регулюючих актів.

У другій половині 2017 р. було дуже помітно, що регулятор у банківській сфері – Національний банк України – поставив перед собою мету перевести у безпаперовий вигляд більшу частину паперової роботи, яка властива банкам. Так, постанова Правління НБУ №78 «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України», яка набула чинності 17.08.2017 р., надала можливість українським банкам перейти на електронний документообіг зі своїми клієнтами. Окрім того, Положення №78 зобов’язало банки розробити внутрішні документи, що регулюють роботу з електронними документами, підписаними електронним підписом. Таким чином, банки повинні гарантувати клієнтам можливість взаємодіяти з ними в електронному вигляді.

Також клієнтам, які вже мають рахунки в банку, було надано право на відкриття таких рахунків у цьому банку без особистої присутності шляхом подання документів в електронному вигляді. Постанова №106 «Про затвердження змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України» від 20.10.2017 р. передбачає, що якщо клієнт вже має в банку рахунок, цей клієнт ідентифікований і верифікований банком, сформована справа з юридичного оформлення рахунку, то відкриття нового рахунку може здійснюватися банком на підставі поданих клієнтом за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем документів в електронній формі, визначених Інструкцією «Про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах». Таким чином, банки повинні спростити свої взаємовідносини з клієнтами шляхом використання електронного документообігу.

Ще одним підтвердженням тенденції paperless, яка сьогодні простежується в Україні, є поява так званого електронного суду. У грудні минулого року розпочалася нова судова реформа (передбачена Законом України №2147-VIII від 03.10.2017 р. «Про внесення змін до Господарського процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших законодавчих актів»), що передбачає створення та функціонування в нашій країні Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЕСІТС), яка являтиме собою так званий «електронний суд».

За прогнозами держоргану, який відповідає за створення ЕСІТС, остання повинна запрацювати вже на початку 2019 р. Однак бізнес вже сьогодні повинен готуватися до роботи з електронним судом. Річ у тім, що судові рішення та інші процесуальні документи будуть відправлятися учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси в ЕСІТС. Адвокати, нотаріуси, приватні виконавці, арбітражні керуючі, судові експерти, держоргани, органи місцевого самоврядування та суб’єкти господарювання державного і комунального секторів економіки обов’язково повинні будуть зареєструвати офіційні електронні адреси в ЕСІТС. Інші особи зможуть це зробити у добровільному порядку.

При цьому передбачено обов’язкову реєстрацію в ЕСІТС у день надходження позовних та інших заяв, скарг та інших передбачених законом процесуальних документів, які подаються до суду. Також Закон містить визначення «електронних доказів» та регламентує порядок їх подання в суд. Як бачимо, робота українських судів перетворюється в повністю електронну. Звичайно, сторони зможуть подавати документи до суду в паперовому вигляді, але суд буде переводити ці документи в електронний вигляд. Таким чином, зникне питання багатьох компаній про те, яке ставлення мають суди до електронного документообігу? Віднині суди переходять на електронний документообіг.

Важливо відзначити, що тенденція paperless надає можливість бізнесу економити значні кошти, які сьогодні витрачаються на друк і доставку документів, а також економити час співробітників на узгодження та підписання документів. Отже, компанії вже сьогодні повинні звернути увагу на цю тенденцію і не пропустити момент.

Розглянемо реальні бонуси, що впливають на успішність роботи юридичної фірми, яка впровадила зазначену інновацію.

Усувається необхідність у фізичному сховищі документів. Для отримання доступу до фізичної шафи з документами вам потрібно фактично стояти перед нею. Використовуючи е-документообіг, ви можете отримувати файли, дані та інформацію онлайн з будь-якого місця, якщо у вас є сумісний пристрій і право доступу. Е-документообіг – це один з найбільших кроків у напрямку «безпаперового офісу».

  • Забезпечується автоматичний захист власних даних від втрати або крадіжки в межах резервного доступного середовища. Реалії диктують необхідність забезпечення зберігання даних бізнесу та клієнта найбільш безпечним способом. Для повного спокою зберігання документів та інших даних у системі е-документообігу набагато безпечніше, ніж у кабінеті, до якого люди можуть мати доступ, без належного дотримання комерційної таємниці.
  • Гарантується захист файлів від екологічних катастроф (пожежа, повінь тощо). Мінімізація ризиків, пов’язаних з подібними стихійними лихами, є важливим елементом управління організацією та системою внутрішнього контролю. Зберігання файлів у підвалі або архівному блоці може призвести до того, що ваша конфіденційна документація постраждає від пожежі чи повені. Для пошкодження файлів не потрібно великої кількості води, навіть вологість або конденсація можуть серйозно пошкодити документацію. Обираючи е-систему, ви будете краще пристосовані для захисту ваших файлів потенційних лих, а також зможете забезпечити підтримку безперервності бізнес-процесів юридичної фірми.
  • Е-документообіг виступить як превентивний механізм дублювання функціональних та «паперових» елементів. Впровадивши цю новацію, ви можете зберігати в одному місці всі дані про свого клієнта і документи, які мають до нього відношення. Інформація про останні події стосовно конкретного клієнта буде доступна для практики і не пропущена, включаючи документи у справах, записи часу, білінгові, юридичні та клієнтські рахунки, що підвищить ефективність та продуктивність роботи.
  • Ви впровадите принципи грамотного тайм-менеджменту. Економія часу та підвищення ефективності апріорі гарантуються системою е-документообігу, адже це його неодмінна частина. Ваші цифрові документи можна буде зберігати, завантажувати, індексувати й шукати набагато швидше, ніж паперові. Ця система насправді інноваційна.
  • Це чудова можливість повноцінної співпраці в онлайн-режимі. Ви зможете працювати безпосередньо через мережу Інтернет, обмінюючись даними, без необхідності зберігання паперових копій всіх документів. Це позбавить Вас від багатотомних заплутаних папок паперу, що захаращують офіс. Робота в інтерактивному середовищі з колегами та клієнтами, які використовують е-документи, прискорює процес завершення будь-якої справи, гарантуючи, що сторони працюють з однією і тією ж версією та ніколи не втратять останню.
  • У вас з’являється можливість необмеженого зберігання та масштабованості. Адже «безпаперовий офіс» може бути таким маленьким або великим, як ви забажаєте. Складський простір більше не є проблемою, оскільки сховище стає необмеженим у межах вашої системи. Крім того, він досить гнучкий, щоб масштабуватися відповідно до потреб вашого бізнесу.
  • Ви маєте можливість проведення безпаперових зборів. Надання доступу до е-документів означає, що немає потреби роздруковувати документи та файли, а також турбуватися про те, щоб залишити їх в офісі.
  • Слідуючи світовим тенденціям у межах системи комплаєнс, ми не можемо не згадати про екологічний бонус. Використовуючи систему е-документообігу, Ви збережете папір, дерева і будете знаходитися в рамках високорозвиненої екологічної політики, використовуючи найефективніший досвід (найкращі практики). Тобто найбільш очевидною і важливою перевагою «безпаперового офісу» є скорочення споживання паперу. Щоразу, коли ви відправляєте документ в електронному вигляді, замість використання паперу, ви робите світ більш екологічно стійким.

Це далеко не повний перелік бонусів, які надає paperless та е-документообіг як інновація, що перетворює його в життя. Завдяки зазначеним можливостям гравці, які слідують таким правилам великої гри, не тільки залишаються на полі, але й продовжують свою переможну експансію.

 

Олександр Вернигора, CEO Intecracy Deals

Крістіна Гончарова, к.е.н., керівник напрямку комплаєнс ПАТ «Укрпошта», викладач Навчально-методичного центру Державної служби фінансового моніторингу

Джерело: “Юридична газета”