Про переведення паперових документів в електронний вигляд розповів директор Intecracy Deals Олександр Вернигора на семінарі «Договірні відносини в 2019»,

який відбувся 13-14 грудня в Києві. Організатором заходу виступив «Діловий клуб».

Електронний документообіг виведе бізнес на новий рівень

На семінарі О.Вернигора звернув увагу на переваги, які електронний документообіг дає бізнесу.

«З власного досвіду використання онлайн-сервісу Deals зазначу, що перехід на електронний документообіг в компанії дозволить не тільки вирішити класичні проблеми обміну документами і їх зберігання, а й виведе бізнес на новий рівень», – зауважив директор Intecracy Deals.

Серед переваг, які отримає бізнес при використанні ЕДО, він відзначив:

  1. Прискорення бізнес-процесів

В рамках ведення електронного документообігу в компанії документи підписуються в електронному вигляді за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП), які за своїм статусом рівносильні власноручному підпису особи. Це забезпечить оперативність підписання документів і здійснення розрахунків за ними.

  1. Гарантія цілісності документів

Ще одна важлива перевага електронного документообігу – практична гарантія від втрати документів, які часом дуже складно знайти у великих обсягах документообігу. В онлайн-сервісі Deals передбачено електронне сховище, в якому здійснюється автоматизований пошук будь-якого документа. Також здійснюється резервне копіювання всіх документів, що виключить їх втрату. Таким чином, за допомогою електронного документообігу компанія може зберігати всю інформацію в хмарному сховищі, що дає можливість доступу до них у будь-який час і з будь-якого місця.

  1. Оперативна робота з документами з будь-якого місця

Робота з електронними документами може відбуватися в WEB-браузері або мобільному додатку. Це дає можливість співробітникам виконувати роботу за допомогою планшета або навіть телефону. В онлайн-сервісі Deals документи можна узгодити за допомогою підписання ЕЦП або КЕП. Також існує можливість спілкуватися і спільно погоджувати документи. За допомогою онлайн-сервісу Deals можливо відстежити стан підписання та погодження документів.

  1. Економія коштів

Впровадження електронного документообігу значно скорочує операційні витрати на внутрішні процеси компанії і доставку документів контрагентам. Електронні документи не потрібно роздруковувати, фізично доставляти і десь зберігати. Все це можна робити онлайн в електронному вигляді.

«За нашими підрахунками, впровадження електронного документообігу забезпечує до 90% економії операційних витрат компанії, пов’язаних з обробкою документів», – заявив О.Вернигора.