Средняя по размеру агрокомпания тратит на документооборот около 600 000 в год. Как сэкономить эти деньги?

С обилием бумажных документов все чаще не справляются даже крупные компании. А потраченное время на их обработку может существенно замедлять бизнес-процессы. Это приводит к недополученному доходу и, как результат, низкой прибыльности. Но если у крупных компаний имеются целые департаменты, которые занимаются документацией, то частным предпринимателям и небольшим фирмам вообще приходится несладко.

Например, Наталья Тищенко, которая управляет юридической компанией, в буквальном смысле увязла в бумажном потоке, когда ее бизнес начал быстро развиваться. Документы часто приходили не вовремя, а на подписание договоров уходили целые дни.

Чтобы не заставлять клиентов ждать, бизнесвумен решила использовать для отслеживания и подписания бумаг специальный электронный сервис –  StarDocs. Как она рассказывает, с логистикой все моментально стало проще. Ведь уже не приходится тратить время на выездные встречи по подписанию договоров. Или ждать доставки документов. И у сотрудников появилась возможность избавиться от рутинной работы и переключиться на более интересные задачи.

Что это за сервис?

Услугу StarDocs Наталья нашла у Киевстар. Мобильный оператор и сам стал одной из первых крупных компаний в Украине, которая внедрила электронный документооборот для общения со своими клиентами.
Сейчас многие процессы компании уже работают без бумаги. В конце прошлого года Киевстар вместе с партнером, консорциумом IT компанией Intecracy Group, запустил платформу StarDocs  – систему юридически значимого электронного документооборота. И теперь благодаря новому сервису можно в электронном виде онлайн направлять оператору заявки на получение услуг, обмениваться договорами, счетами, первичной и другой документацией, а также за считанные минуты подписывать документы с использованием ЭЦП или КЭП – без визита в офис или магазин Киевстар.

С помощью StarDocs частные предприниматели, представители крупного, малого и среднего бизнеса могут значительно упростить свою работу с внутренними документами и облегчить общение с контрагентами или партнерами. Со всеми, с кем в процессе сотрудничества генерируется большое количество бумажных документов.

От вала документов можно избавиться. Что позволяет делать новый сервис? Можно создавать, передавать и получать документы за несколько секунд, экономить время на их подготовку и согласование, дистанционно работать с документами, при этом совместно, комментировать и обсуждать их онлайн, следить за дедлайнами даже со смартфона, сохранять все файлы в безопасном месте – в облачном хранилище или на цифровом носителе и иметь к ним доступ 24/7. При этом легко находить нужные документы в электронных реестрах.  Что это дает? Экономию времени и расходных материалов (бумага, печать документов на принтере), оптимизацию затрат на логистику документов, а также более рациональное использование человеческого ресурса. Документы сохраняются в реестрах, где их легко искать и использовать.

Уже буквально через 2-3 недели после того, как Киевстар заявил о запуске Star.Docs, в сервисе зарегистрировалось более 200 клиентов, большинство из которых – представители крупного бизнеса.  Именно в таких компаниях плюсы от внедрения сервиса можно заметить быстрее всего. Впрочем, и небольшие предприятия, избавившись от лишних бумаг и операций с ними, легче смогут справляться с ежедневной «текучкой».

Как начать пользоваться?

Как рассказывает CEO компании Intecracy Deals (входит в консорциум Intecracy Group) Александр Вернигора, каждому зарегистрированному пользователю сервиса StarDocs для начала предоставляется возможность без тарификации подписать 20 документов, чтобы оценить, подходит ли он ему.

Дальше – использование сервиса на коммерческой основе. Минимальные пакеты, по его словам, очень быстро окупаются.

“К примеру, есть лицензионный пакет, который дает возможность подписать 50 электронных документов за 40 грн в месяц.  Эта стоимость равна стоимости создания, оформления и доставки курьером всего лишь одного бумажного документа”, – уточняет Вернигора.

То есть, стоимости бумажного и электронного документа отличаются в разы. Ведь только цена конверта с маркой – 10 грн. А цена документа в минимальном тарифе  StarDocs – 80 копеек. И это уже с отправкой, логистикой, согласованием.

 Ускорение для клиентов

StarDocs  значительно упрощает жизнь и клиентам Киевстар. Например, бизнес-клиент, хочет оформить сим-карты. Есть два варианта. Первый – подписывать бумажный договор. Второй вариант – использовать электронный сервис.

“Еще до запуска сервиса StarDocs мы заказывали новые сим-карты Киевстар. С подписанием бумажного договора их оформление и получение заняло у нас 4 дня. Хоть мы и в Киеве находимся”, – делится опытом Александр Вернигора.

А благодаря StarDocs это теперь можно сделать за один день. Ведь сервис дает возможность подписать все необходимые документы в электронном виде за считанные секунды. Договор обеими сторонами подписывается электронной подписью (электронной цифровой подписью (ЭЦП) или квалифицированной электронной подписью КЭП)) прямо в системе, обмен документами происходит там же.  Главное условие – к сервису должны быть подключены оба участника процесса.

Но не только юридические лица могут воспользоваться сервисом StarDocs.

Киевстар в конце декабря запустил в национальную коммерческую эксплуатацию услугу Mobile ID. Платформа StarDocs уже сегодня эту технологию поддерживает. А значит, любой человек может подписать документ, используя свою электронную подпись, которая хранится на соответствующей сим-карте с поддержкой Mobile ID.

Александр Вернигора разъясняет. “Скажем, я – физическое лицо, которое хочет получить контрактную услугу от компании Киевстар. Имея подпись на карте с Mobile ID, мне не нужно будет ехать в офис или магазин компании – я смогу подписать документы в электронном виде, не выходя из дома. Ведь они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Аналогично с помощью StarDocs можно будет обмениваться документами и с банковскими учреждениями», – рассказывает он.

Украинские банки уже обязали (пока без жестких сроков) предусмотреть возможность подписания документов с клиентами в электронном виде. Некоторые уже это сделали. Банки тоже постепенно переходят к системам электронного документооборота, что позволяет подписывать документы дистанционно.

Тренд – прощание с бумагой

Внедрив электронный оборот с Киевстаром, Intecracy Group заявляет об амбициозных планах в 2019 году. Как прогнозирует Александр Вернигора, компания рассчитывает на 30% рынка электронного документооборота с внешними контрагентами. Рынок – это все юрлица Украины и физические лица-предприниматели.

Более того, в 2018 году Intecracy Deals предоставила государственному предприятию ProZorro программное обеспечение Deals, на базе которого работает StarDocs. Благодаря этому, госпредприятие теперь подписывает со своими партнерами документы в электронном виде с помощью ЭЦП и КЭП. Это один из первых кейсов, когда государственное предприятие в электронном виде подписывает юридически значимые документы со своими контрагентами.

Как резюмирует Вернигора, выгода отказа от бумажных документов очевидна. Так, средняя компания в аграрном секторе имеет 2000 контрагентов и 12 000 документов в месяц. Тратят они на них 50 000 грн в месяц. В год – 600 000 грн. За 10 лет – 6 млн. «Это огромные деньги. В данном случае переход на электронный документооборот с контрагентами дает возможность окупить проект внедрения уже за 1,5 года. А сервисная модель использования (например, StarDocs) экономит затраты на ведение документооборота в десять раз», – уточняет он.

Стас Юрасов
редактор ЛІГА.Tech

* Стаття публікується на мові оригіналу 

Джерело: liga.net

Фото: iStock/Global Images Ukraine