Если еще десять лет назад электронный документооборот (ЭДО) расценивался украинским бизнесом как что-то нереальное, теоретически возможное в далекой перспективе, то сегодня компании уже понимают, что пришло то самое время для перевода бумажных документов в юридически значимые электронные.

 


После того, как заработает электронный суд, значение электронного документооборота вырастет в разы, поэтому медлить с переходом на безбумажный документооборот не стоит.

 

По результатам опроса, проведенного «Киевстар» в августе 2017 года среди свыше 500 компаний, о необходимости внедрения электронного документооборота (далее – ЭДО), 10% респондентов считают внедрение ЭДО необходимостью, 59% — положительно к этому относятся, 22% — пока не определились с ответом и только 9% респондентов высказали негативное отношение к внедрению ЭДО. Данная статистика еще раз подтверждает, что сегодня уже наступило то время, когда бизнес должен переходить на ЭДО.

Электронные счета
Компания «Киевстар» поставила перед собой задачу с января 2017 года обеспечить перевод бумажных счетов, которые выставляются клиентам, в юридически значимый электронный документ с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Цели, которые стояли перед компанией:
– снижение операционных издержек в рамках направления B2B;
– повышение продуктивности выбранных процессов и функций;
– повышение удовлетворенности клиентов;
– повышение удовлетворенности сотрудников.
Для реализации проекта были поставлены следующие задачи:
– обеспечить доставку счетов в срок, в соответствии с клиентскими ожиданиями – до 5 числа каждого месяца;
– исключить повторную печать счетов в магазинах «Киевстар» и точках продаж;
– сократить затраты на печать и доставку счетов.
Переход от бумажных счетов к электронным документам с ЭЦП осуществлялся в несколько этапов. На первом была выбрана соответствующая онлайн-платформа, сформированы требования к электронной системе для формирования электронных счетов, разработана эта система и произведено ее тестирование.
Второй этап – обеспечение получения клиентами «Киевстар» электронных счетов.
Бизнес-клиенты «Киевстар» были проинформированы, что с 1 января 2017 года компания начинает переход на электронные счета.
Третий этап – постепенная отмена доставки счетов клиентам и исключение повторной печати счетов в магазинах «Киевстар» и торговых точках.
За первый квартал 2017 года компания «Киевстар» на 80% сократила количество Обращений печати отчетных документов в магазинах. В результате, за эти три месяца компания «Киевстар» на 36% сократила расходы на бумагу, которая тратилась на распечатку бумажных счетов бизнес-клиентам. Указанные цифры говорят сами за себя.

ЭДО в телекоммуникациях
После эффективной реализации задач по переводу бумажных счетов в электронный вид, компания «Киевстар» пришла к выводу о необходимости внедрения электронного документооборота со своими клиентами.
На сегодня подписание договоров «Киевстара» с клиентами происходит в магазинах либо торговых точках компании. Для этого проводится идентификация клиента. Потом в «ручном» режиме с помощью аппликационной формы формируется договор, который физически передается на печать и подписание. После этого клиенту выдается сим-карта, а экземпляр договора «Киевстара» передается в архив и там хранится.
Подписание договоров в электронном виде с помощью ЭЦП обеспечит перевод бумажных договоров в юридически значимые электронные документы.
Возможности, которые предоставляет ЭДО:
– доступность для клиентов и сотрудников «Киевстара» возможности подписания документов через интернет или соответствующее приложение.
– сокращение затрат за счет отмены печати документов и необходимости их физического хранения.
Компания «Киевстар» понимает, что нужно двигаться в digital для того, чтобы упростить процессы по документообороту, а самое главное – обеспечить удобство клиентам. Для этого совместно с компанией Intecracy Deals в рамках пилотного проекта разрабатывается систему ЭДО для «Киевстар» и ее клиентов в виде WEB-интерфейса и соответствующего приложения. Клиент будет идентифицироваться с помощью ЭЦП. Таким образом, создан удобный интерфейс и приложение, в рамках, которых будет осуществляться ЭДО без бумаги, физических печатей и подписей, без физического архивирования и самое главное, что клиент сможет заказать продукт/услугу из любой локации (офиса, самолета, и даже из парка) и с любого девайса. А самое главное – клиент сможет дистанционно подписать любой договор с «Киевстаром» с помощью ЭЦП.
Нам еще вчера нужно было перейти на digital contracting. Компания не должна беспокоить бизнес-клиента и вынуждать его ехать в свой магазин или точку продажи, чтобы подписать документы. Клиент должен иметь возможность подписать все необходимые документы со своего рабочего места, после чего получить в конверте сим-карту, вложить ее в телефон и пользоваться. Стоит отметить, что проект ЭДО, в рамках системы DEALS, который запускают «Киевстар» и Intecracy Deals является первым подобным проектом на территории Украины.

Закон в поддержку
Примечательно что действующее законодательство Украины предоставляет компаниям все необходимые правовые основы для перевода документооборота в электронный вид. Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» регулирует и регламентирует правоотношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов. Согласно Закону электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.Правоотношения, связанные с использованием электронной цифровой подписи, регулируются Законом Украины «Об электронной цифровой подписи. Согласно данному Закону, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму. В то же время в нашей стране существует множество подзаконных актов, которые регламентируют порядок использования ЭЦП и создания и хранения электронных документов.
Как видим, у нас создана надежная база для использования электронного документооборота. Более того, на этом наши законодатели не останавливаются. Так, недавно вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими-лицами предпринимателями», которым было отменено использования традиционных печатей. Наличие мокрой печати теперь не обязательное требование для признания документа или соглашения действительными. Государственные органы или органы местного самоуправления не имеют права требовать наличия печати на официальных документах.
Нужно обратить внимание также и на то, что существует перспектива, начала работы в ближайшее время электронного суда. Не так давно в парламенте был принят закон «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, Кодекс административного судопроизводства и другие законодательные акты», который предусматривает введение в Украине полноценного «электронного суда». Документ предусматривает широкие возможности осуществления судопроизводства с применением информационных технологий и осуществления всех процессуальных действий через средства электронной связи «с соответствующими механизмами идентификации и безопасности.
Текст закона сейчас готовится на подпись Президенту Украины. Можно с уверенностью сказать, что после того, как заработает электронный суд, значение ЭДО вырастет в разы. Поэтому не нужно медлить с переходом на ЭДО, ведь это бизнесу принесет большую выгоду не только сейчас, но и в перспективе.Совместный проект с «Киевстар» по ЭДО – это будущее, в котором мы видим безбумажный офис в каждой компании.

 

Александр СТОЯНОВ, SME Director «Киевстар»
Александр ВЕРНИГОРА, директор Intecracy Deals

Источник: “Юридическая практика”