Ритейл — это технологически емкая отрасль. Успех компании, работающей в этой сфере, зависит от того насколько ее деятельность отвечает вызовам рынка.

Кроме того сегодня стремительно развивается e-commerce, в котором бизнес и технологии представляют собой единое целое. Учитывая  данные факторы и тенденцию диджитализации во всех отраслях, перевод ритейлом контрактной работы в электронный вид – это только вопрос  времени.

Оптимизация, предусмотренная законом

Переход на электронный документооборот в ритейле позволит не только решить классические проблемы обмена документами и их хранения, но и выведет бизнес на новый уровень. И для этого в Украине существует достаточная нормативная база. Еще с 2003 года в нашей стране действуют ЗУ «Об электронных документах и электронном документообороте», а также ЗУ «Об электронной цифровой подписи». Эти нормативные акты заложили основу регулирования и существования электронного документооборота в Украине. Но, несмотря на это, долгое время тема юридически значимого межкорпоративного документооборота в Украине не двигалась с мертвой точки из-за отсутствия достаточной практики взаимоотношений с контролирующими органами и между контрагентами. Сегодня данная проблема фактически решена.

В Украине постепенно появляется и развивается практика использования компаниями электронного документооборота. В последний год наблюдается резкий рост интереса к этой возможности со стороны ритейла (как сетей, так и крупных интернет-магазинов). Причин этому несколько.

Во-первых, политика государства по диджитализации всех сфер деятельности. Например, в январе этого года Кабинет Министров Украины принял распоряжение «Об одобрении Концепции развития цифровой экономики и общества Украины на 2018-2020 годы и утверждении плана мероприятий по ее реализации». Целью принятия данного документа является  устранение барьеров на пути к цифровой трансформации Украины в наиболее перспективных отраслях и привлечение инвестиций.

Во-вторых, растущая нормативная база, которой предусматривается переход на электронный документооборот. В первую очередь тут необходимо отметить запуск в Украине так называемого «электронного суда» в виде Единой судебной информационно-телекоммуникационной системы. Такие нововведения предусмотрены Законом Украины №2147 -VIII от 03.10.2017 г. «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс Украины, Гражданский процессуальный кодекс Украины, Кодекс административного судопроизводства Украины и другие законодательные акты». Указанный «электронный суд» должен начать свою работу в январе 2019 г. и будет обеспечивать возможность взаимодействия юридических и физических лиц с судом онлайн. Также законом предусмотрено понятие «электронных доказательств» и порядок их подачи в суд. А пока у бизнеса есть время к этому подготовиться.

В-третьих, позитивная позиция налоговых органов относительно использования электронного документооборота компаниями.

Так, в частности, в письме ГУ ГФС в г. Киеве от 03.03.2017 г.. № 4451/6 / 99-99-14-03-03-15 и письме ГФС от 04.01.2017 г.. № 30/6 / 99-99-15-02-02-15 говорится, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге. Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую ​​же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде.

Таким образом, исходя из позиции налоговых органов, ритейл может смело переходить на электронный документооборот со своими поставщиками, клиентами и контрагентами.

В четвертых, возможность оптимизация бизнес-процессов и экономия средств. Электронный документооборот в ритейле предоставляет важные преимущества для компаний, в частности:

— ускорение процессов согласования, подписания документов, а также получения оригиналов документов от контрагентов,

— значительное сокращение затрат на ведение документооборота,

— обеспечит хранение и оперативный поиск необходимых документов.

Переход на электронные документы в ритейле позволяют не только решить классические проблемы, связанные с обменом документов между сторонами, хранением и исправлениями в сопровождающих поставку документов. Сегодня есть возможность обмена юридически значимыми документами, которая осуществляется за счет использования программного обеспечения, с помощью которого и осуществляется электронный документооборот. В работе с поставщиками зачастую необходимо срочно найти и предоставить какие-то документы, например, договор, счет, ТТН, акт приемки-передачи, протокол разногласия. И, если этих документов нет под рукой либо они утеряны, — компания понесет потери, которые могут быть выражены как в прибыли, так и в доле определенного рынка. Таким образом, подписание документов в электронном виде и хранение их с помощью облачных технологий, которые обеспечат к нам оперативный доступ, решат вышеуказанные проблемы.

Кроме того использование облачных технологий в оптовых и розничных сетях поможет сэкономить до 60% средств, которые на сегодня тратятся на хранение, учет и уничтожение документов в бумажном виде. С помощью электронного документооборота в ритейле происходит оптимизация рабочего времени сотрудников и обеспечивается прозрачная система взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.

Схемы взаимодействия

Для использования электронного документооборота компании необходимо соответствующее программное обеспечение. С опыта работы в системе электронного документооборота DEALS, хочу отметить, что такой софт должен предоставлять следующие возможности:

— подписывать документы электронной цифровой подписью.

— проверять валидность ЭЦП.

— согласовывать документы, как внутри компании, так и с контрагентом.

— хранить документы в облачном сервисе.

— осуществлять быстрый поиск документов.

— получать доступ к документам с любого места онлайн.

Именно данные функции обеспечат эффективное ведение электронного документа компанией.  Также для облегчения работы с электронными документами рекомендуем компаниям разработать:

— Инструкцию по ведению электронного документооборота в компании. — Порядок использования ЭЦП в компании. С помощью этих внутренних документов компания сможет регламентировать порядок работы с электронными документами и ЭЦП, определить прядок создания, согласования и подписания электронных документов.

Смарт-контракты в retail

Если электронный документ — это обычный документ только он создан в электронной форме и подписан с помощью ЭЦП, то смарт-контракт – это уже новый уровень взаимодействия между контрагентами с использованием искусственного интеллекта.

Смарт-контракт – это написанный с помощью компьютерного кода электронный протокол с целью передачи информации и обеспечения исполнения условий контракта обеими сторонами. Другими словами, это софт, который позволяет контролировать выполнение условий контракта. То есть контракт будет выполняться с помощью определенных алгоритмов.

Как его использовать в ритейл? Компании, работающие в ритейл, кооперируют с большим количеством поставщиков и других контрагентов. Необходимо следить за тем, чтобы, например, вовремя осуществлялись расчеты, выполнялись заказы. Все это можно сделать с помощью смарт контрактов. При этом бухгалтерия разгрузится от значительной части работы, поскольку расчёты будет осуществлять определенная программа.

Смарт-контракты помогут ритейлу значительно оптимизировать работу и сократить денежные потери, которые возможны при нарушении условий выполнения контрактов.

В то же время на сегодня смарт-контракты не урегулированы на законодательном уровне, поэтому использование их возможно, исходя из той нормативной базы и нюансов регулирования, которые существует на данный момент.

 

Александр Вернигора, CEO Intecracy Deals

Источник: «Юридическая практика»