Тотальна електронізація – одна з основних тенденцій сьогодення.

За допомогою інформаційних технологій компанії намагаються оптимізувати свою роботу, скоротивши витрати на власну діяльність. Практика показує, що більшість компаній досягає цієї мети та з часом все більше автоматизує свою роботу за допомогою новітніх електронних технологій. Значна частина світових компаній працює над тим, щоб не лише вдосконалити власну роботу, але й шукає можливості здійснити свій внесок у захист навколишнього природного середовища. Насамперед, компанії роблять це шляхом мінімізації використання паперу, задля захисту від вирубки лісів.

Варто відзначити, що еволюція систем електронного документообігу пройшла декілька етапів: починаючи з систем простого обліку документів, оригінали яких існували на папері, продовжуючи системами, які вже оперували електронними копіями паперових оригіналів, та дійшовши до систем, в яких оригінал документа першочергово має бути електронним, а на папері може існувати копія такого електронного документа.

Незважаючи на широку популярність електронного документообігу серед Західних компаній, українські компанії повільно рухаються до такої оптимізації роботи. Однак прогрес вже видніється, адже європейський досвід та українське законодавство дозволяють ефективно це зробити.

Європейське регулювання

Декілька міжнародних організацій вже давно займаються питаннями розробки міжнародних стандартів і рекомендацій щодо процедур та правил електронного документообігу. Зазначимо, що основна роль у розвитку електронного документообігу належить UNCITRAL та Раді Європи. Типовий закон UNCITRAL «Про електронну комерцію» був прийнятий ще у 1996 р. ООН рекомендує національним урядам максимально враховувати його положення у процесі розробки власного законодавства. Відповідно до типового закону UNCITRAL, електронний документ означає інформацію, утворену, послану, отриману або збережену електронними, оптичними чи подібними засобами, охоплюючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми, але не обмежуючись ними.

Водночас Директива ЄС «Про електронну комерцію», яка була прийнята у 2000 р., говорить, що розвиток електронної комерції в межах інформаційного суспільства пропонує істотні можливості зайнятості в межах Європейського Співтовариства (зокрема, в малих та середніх підприємствах), стимулюватиме економічне зростання та інвестування європейськими компаніями в інноваційні технології, а також може посилити конкурентоспроможність європейської промисловості, забезпечуючи доступ до Інтернету всім громадянам. Обидва зазначені нормативні акти основним принципом проголошують рівність правового статусу паперового й електронного документів. Також вони уніфікують процедуру укладання контрактів онлайн, встановлюють перелік інформації про сторони контракту та підтверджують позовну силу електронного контракту.

Окрім того, необхідно згадати типовий закон UNCITRAL «Про електронні підписи», який регламентує застосування електронних підписів у сфері торгівлі. Останнім не дозволяється обмеження або позбавлення юридичної сили будь-якого методу створення електронного підпису, якщо такий підпис є настільки надійним, що відповідає меті, для якої документ на електронному носії був підготовлений або переданий, в тому числі всі відповідні домовленості.

Українське регулювання

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» було прийнято ще у 2003 р. Дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Відповідно до Закону, електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включно з обов’язковими реквізитами документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується процес створення електронного документа.

Відносини, пов’язані з використання електронних цифрових підписів, регулюються Законом України «Про електронний цифровий підпис», який також було прийнято у 2003 р. Відповідно до цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом та має однакову юридичну силу. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися лише на підставі того, що він має електронну форму.

Як бачимо, в Україні створено надійну базу для використання електронного документообігу. До того ж на цьому наші законотворці не зупиняються. Так, нещодавно набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами-підприємцями», яким було скасовано використання печаток в Україні. Наявність печатки тепер не є обов’язковою вимогою для визнання документа чи угоди дійсними. Державні органи або органи місцевого самоврядування не мають права вимагати наявності печатки на офіційних документах.

Окрім того, в Україні запроваджується проект e-government (електронне урядування). Це модель управління, в якій всю сукупність внутрішніх і зовнішніх зв’язків та процесів підтримують і забезпечують відповідні інформаційно-комп’ютерні технології. Відзначимо, що в уряді сьогодні використовують систему електронного документообігу.

Також ймовірно, що вже найближчим часом в Україні запрацює електронний суд. Президентський Проект Закону «Про внесення змін до Господарського процесуального кодексу, Цивільного процесуального кодексу, Кодексу адміністративного судочинства та інших законодавчих актів» передбачає запровадження в Україні повноцінного електронного суду. Законопроект пропонує широкі можливості здійснення судочинства із застосуванням інформаційних технологій і здійснення всіх процесуальних дій через засоби електронного зв’язку «з відповідними механізмами ідентифікації та безпеки. Учасникам справи забезпечується можливість брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, не залишаючи свого житла чи робочого приміщення, а для свідків, експертів – у приміщенні іншого суду. Матеріали справ зберігатимуться в електронному вигляді, але учасники справи зможуть і надалі звертатися до суду в письмовій формі.

DEALS

Проаналізуємо переваги роботи системи електронного документообігу для компаній на прикладі системи DEALS, яка запроваджена українською компанією з 15-річним досвідом роботи. Система DEALS забезпечує підписання, адміністрування, зберігання та доставку в електронному вигляді будь-яких юридично значущих документів, якими будь-яка компанія обмінюється зі своїми контрагентами в усьому світі в режимі онлайн.

Так, компаніям не потрібно роздруковувати примірники договорів, збирати підписи для їх погодження, знову друкувати договори з внесеними правками та шукати місце для зберігання папок з договорами й додатковими угодами, які в майбутньому будуть підписані до них.

Створення, погодження, підписання та зберігання договорів, а також додаткових угод про внесення змін до цих договорів можна здійснювати онлайн у системі DEALS. Система захисту цього ресурсу дозволяє цілодобовий доступ до необхідних документів потрібному колу осіб. Таким чином, за допомогою системи DEALS юристи можуть оптимізувати власну роботу, зменшити витрати компанії на папір та забезпечення підписання і зберігання документів, а також зробити добру справу – захистити навколишнє природне середовище від знищення шляхом вирубки лісів, які використовуються для виробництва паперу.