Чи готові ви до нового локдауну?

Українські політики в один голос твердять, що повторне введення жорсткого карантину неможливо. Разом з тим ймовірність ще одного локдауна залишається, а це значить, що нас усіх знову чекає віддалена робота. Заздалегідь підготуватися до цього не завадить.

Інструменти з наведеного нижче списку допоможуть будь-якій команді працювати злагоджено і ефективно і успішно справлятися з поставленими завданнями хоч в офісі, хоч з дому. Багато з них дублюють і поєднують функції один одного. Вибір визначається типом поставленого завдання і смаковими уподобаннями користувачів.

Віддалений доступ до комп’ютера

TeamViewer, Microsoft Remote Desktop, Apple Remote Desktop

Стане в нагоді в разі, якщо документи зберігаються на на робочому столі офісного комп’ютера. TeamViewer тут — абсолютний фаворит. Його необхідно налаштовувати перед евакуацією з робочого місця і краще це зробити заздалегідь. Сервіс дозволяє отримати доступ до файлів на віддаленому комп’ютері, проводити сеанси відеозв’язку і веб-конференції.

Альтернативні варіанти: Microsoft Remote Desktop і Apple Remote Desktop.Документообіг

Deals, Megapolis Doc.Net, Paperless

Системи електронного документообігу дозволяють дистанційно створювати, погоджувати, підписувати і передавати документи. Впровадження системи внутрішнього документообігу, такий як Megapolis Doc.Net, слід почати завчасно, не чекаючи початку чергового локдауна. Що стосується системи документообігу з контрагентами, наприклад Deals, то зареєструватися в ній можна коли завгодно і звідки завгодно. Всі наведені вище системи — це веб-орієнтовані рішення, вони працюють через браузер і підключитися до них можна в будь-який час з будь-якого пристрою. Іноді навіть безкоштовно.

Миттєва комунікація з командою

Slack, Microsoft Teams, Telegram

Технічно, Slack — це месенджер для швидкого обміну повідомленнями в команді. З його допомогою можна створювати групи, надсилати приватні повідомлення, сортувати завдання за ступенем важливості, темі і так далі. Його можна синхронізувати з іншими додатками для командної роботи. Альтернативний варіант — Microsoft Teams, інтегрований в MS Office 365. Втім, деяким командам вистачає одного або декількох каналів в Telegram.

Відеоконференції

Zoom, Google Meet, Skype

Найбільш популярний інструмент — Zoom. Він дозволяє влаштовувати відеоконференції за участю десятків учасників (до 500 з окремим плагіном). Для великих команд і тривалих трансляцій доведеться купувати платну Pro-версію. Більш кращий варіант — Google Meet, обмежень за часом там поки немає: з огляду на те, що ситуація в світі не особливо покращилася, Google продовжив пільговий період до березня 2021 року. Skype можна встановити безкоштовно, крім того, він входить в пакет MS Office 365 Premium. Ще один цікавий варіант — Engageli. Це новий проект співзасновниці Coursera Дафни Коллер. Він призначений, скоріше, для навчання, але вбудований інструмент моніторингу залученості учасників в процес може бути корисний під час нарад.

Програми для управління проектами

Trello, Asana, Monday.com, Jira

Програм для управління проектами величезна кількість і призначені вони для різних видів діяльності. Це — інструменти управління командою, які дозволяють створювати, панірувати і делегувати завдання. Базові версії багатьох з них безкоштовні, але за додаткові функції (збільшення числа учасників, збільшення простору в хмарі та інше) доведеться доплачувати. У них можна контролювати хід виконання проектів, ставити завдання групам і окремим людям, ділитися посиланнями і так далі. Якщо судити про популярність додатки за кількістю передплатників в соцмережах, то абсолютний чемпіон в цій категорії — Trello: більш 168 000 фоловерів в Twitter. Є й українські рішення для управління проектами, такі, як WorkSection: україномовний інтерфейс, цілодобова підтримка в чаті, канбан-дошка та діаграма Ганта.

Управління паролями

1Password, LastPass Enterprise

Якщо в компанії ще немає централізованого менеджера паролів, зараз саме час його завести. Ці рішення дозволять створювати паролі та керувати ними. Замість того щоб розсилати паролі всім, хто в них потребує, подібні програми дозволяють створити портал єдиної реєстрації для всіх співробітників. Ви зможете управляти доступом членів команди до облікових записів і підвищити безпеку процесів.

Симулятор офісу

PukkaTeam

Подібний інструмент візуального зв’язку стануть в нагоді тим із співробітників, які відчувають тугу, дискомфорт і відсутність мотивації, сидячи на самоті на карантині. Це – інтегровані з камерою комп’ютера програми, які виводять на екран зображення всіх учасників проекту, оновлюючи знімки із заданою періодичністю. PukkaTeam і їм подібні можуть здатися дивними додатками, але вони скоріше не про діловому спілкуванні

Контроль часу

PukkaTeam

Подібний інструмент візуального зв’язку стануть в нагоді тим із співробітників, які відчувають тугу, дискомфорт і відсутність мотивації, сидячи на самоті на карантині. Це – інтегровані з камерою комп’ютера програми, які виводять на екран зображення всіх учасників проекту, оновлюючи знімки із заданою періодичністю. PukkaTeam і їм подібні можуть здатися дивними додатками, але вони скоріше не про діловому спілкуванні

Підведення підсумків

iDoneThis

Додаток дозволяє вам документувати щоденні досягнення всіх членів команди і відправляти підсумкову зведення на пошту. Допомагає тримати всіх співробітників в тонусі і в курсі того, що вже було зроблено вчора, і що потрібно зробити сьогодні.

Всі новини