Чи готові ви до нового локдауну?
Українські політики в один голос твердять, що повторне введення жорсткого карантину неможливе. Водночас імовірність ще одного локдауна залишається, а це значить, що нас усіх знову чекає віддалена робота. Заздалегідь підготуватися до цього не завадить.
Інструменти з наведеного нижче списку допоможуть будь-якій команді працювати злагоджено й ефективно й успішно справлятися з поставленими завданнями хоч в офісі, хоч із дому. Багато з них дублюють і поєднують функції один одного. Вибір залежить від типу поставленого завдання й уподобань користувачів.
Віддалений доступ до комп’ютера
TeamViewer, Microsoft Remote Desktop, Apple Remote Desktop
Стане в нагоді в разі, якщо документи зберігаються на робочому столі офісного комп’ютера. TeamViewer тут — абсолютний фаворит. Його необхідно налаштувати перед евакуацією з робочого місця, і краще це зробити заздалегідь. Сервіс дає доступ до файлів на віддаленому комп’ютері, дає змогу проводити сеанси відеозв’язку і вебконференції.
Альтернативні варіанти: Microsoft Remote Desktop і Apple Remote Desktop.Документообіг
Deals, Megapolis Doc.Net, Paperless
Системи електронного документообігу дають змогу дистанційно створювати, погоджувати, підписувати й передавати документи. Впровадження системи внутрішнього документообігу на кшталт Megapolis Doc.Net слід почати завчасно, не чекаючи на початок чергового локдауна. Що стосується системи документообігу з контрагентами (наприклад, Deals) то зареєструватися в ній можна коли і звідки завгодно. Усі наведені вище системи — це веборієнтовані рішення: вони працюють через браузер, і підключитися до них можна в будь-який час із будь-якого пристрою. Іноді навіть безкоштовно.
Миттєва комунікація з командою
Slack, Microsoft Teams, Telegram
Технічно, Slack — це месенджер для швидкого обміну повідомленнями в команді. З його допомогою можна створювати групи, надсилати приватні повідомлення, сортувати завдання за ступенем важливості, темою тощо. Його можна синхронізувати з іншими додатками для командної роботи. Альтернативний варіант — Microsoft Teams, інтегрований в MS Office 365. Утім, деяким командам вистачає одного або декількох каналів в Telegram.
Відеоконференції
Zoom, Google Meet, Skype
Він дає змогу влаштовувати відеоконференції за участю десятків учасників (до 500 з окремим плагіном). Для великих команд і тривалих трансляцій доведеться передплатити версію Pro. Кращий варіант — Google Meet; обмежень за часом там поки немає: з огляду на те, що ситуація у світі не особливо покращилася, Google продовжив пільговий період до березня 2021 року. Skype можна встановити безкоштовно, крім того, він входить у пакет MS Office 365 Premium. Ще один цікавий варіант — Engageli. Це новий проєкт співзасновниці Coursera Дафни Коллер. Він призначений, скоріше, для навчання, але вбудований інструмент моніторингу залученості учасників у процес може бути корисний під час нарад.
Програми для управління проєктами
Trello, Asana, Monday.com, Jira
Програм для управління проєктами величезна кількість, і призначені вони для різних видів діяльності. Це — інструменти управління командою, які дають змогу створювати, планувати й делегувати завдання. Базові версії багатьох із них безкоштовні, але за додаткові функції (збільшення числа учасників, збільшення простору в хмарі та інше) доведеться доплачувати. У них можна контролювати хід виконання проєктів, ставити завдання групам і окремим людям, ділитися посиланнями тощо. Якщо судити про популярність додатків за кількістю передплатників у соцмережах, то абсолютний чемпіон у цій категорії — Trello: понад 168 000 фоловерів в Twitter. Є й українські рішення для управління проєктами, приміром, WorkSection: україномовний інтерфейс, цілодобова підтримка в чаті, Канбан-дошка та діаграма Ганта.
Управління паролями
1Password, LastPass Enterprise
Якщо в компанії ще немає централізованого менеджера паролів, зараз саме час його завести. Ці рішення дають змогу створювати паролі та керувати ними. Замість того, щоб розсилати паролі всім, хто їх потребує, у подібних програмах можна створити портал єдиної реєстрації для всіх співробітників. Ви зможете управляти доступом членів команди до облікових записів і підвищити безпеку процесів.
Симулятор офісу
PukkaTeam
Подібний інструмент візуального зв’язку стане в нагоді тим зі співробітників, які відчувають тугу, дискомфорт і брак мотивації, сидячи на карантині на самоті. Це — інтегровані з камерою комп’ютера програми, які виводять на екран зображення всіх учасників проєкту, оновлюючи знімки із заданою періодичністю. PukkaTeam і їм подібні можуть здатися дивними додатками, але вони призначені скоріше не для ділового спілкування, а для підтримання «бойового духу».
Контроль часу
PukkaTeam
Подібний інструмент візуального зв’язку стане в нагоді тим зі співробітників, які відчувають тугу, дискомфорт і брак мотивації, сидячи на карантині на самоті. Це — інтегровані з камерою комп’ютера програми, які виводять на екран зображення всіх учасників проєкту, оновлюючи знімки із заданою періодичністю. PukkaTeam і їм подібні можуть здатися дивними додатками, але вони призначені скоріше не для ділового спілкування, а для підтримання «бойового духу».
Підведення підсумків
iDoneThis
Додаток дає змогу документувати щоденні досягнення всіх членів команди і відправляти статистику на пошту. Допомагає тримати всіх співробітників у тонусі і у курсі того, що вже було зроблено вчора, і що потрібно зробити сьогодні.
