Електронна первинна документація за часів «електронного суду»

Сьогодні бізнес передає звітність до контролюючих органів в електронному вигляді. Але сам документообіг з контрагентами веде на папері.

При цьому на пропозицію перевести документообіг в електронний вигляд надходить зустрічне запитання: а що скаже податкова при перевірці? Як надавати контролюючим органам первинну документацію, якщо вона буде вестися в електронному вигляді? Потрібно сказати, що відповідь на ці питання є давно, як і нормативна база, що регулює здійснення документообігу в електронному вигляді.

Законодавство

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» регулює і регламентує правовідносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, обробки, використання та знищення електронних документів. Відповідно до Закону електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Правовідносини, пов’язані з використанням електронного цифрового підпису, регулюються Законом України «Про електронний цифровий підпис», згідно з яким, якщо автором створюються ідентичні за документарній інформації та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Більш того Закон № 2147-VІІІ від 03.10.2017 р «Про внесення змін до Господарського процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших законодавчих актів», передбачає роботу в Україні, так званого, електронного суду і надання доказів в електронному вигляді. Закон № 2147-VІІІ вступить в силу з дати початку роботи новоствореного Верховного Суду, яку визначить рішення його Пленуму. Очікується, що це відбудеться в грудні цього року.

Закон № 2147-VІІІ передбачає впровадження в судову систему України Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЕСІТС), що в дійсності буде являти собою «електронний суд». Дана система дозволить звертатися до суду, платити судовий збір, брати участь в розгляді справ, а також отримувати необхідну інформацію і документи електронними засобами. Таким чином, в Україні з’явиться можливість здійснення всіх процесуальних дій через засоби електронного зв’язку з відповідними механізмами ідентифікації та безпеки. Крім того Закон № 2147-VІІІ передбачає порядок надання і дослідження електронних доказів через ЕСІТС. Завдяки «електронному суду», електронний документообіг стає як ніколи актуальним.

Позиція фіскалів

Податкові органи неодноразово надавали роз’яснення щодо ведення первинної документації в електронному вигляді. Ще в 2011 році Державна податкова служба України своїм листом № 10406/7 / 18-4017от 26.12.2011 р, адресованим Державним податковим адміністраціям, надала роз’яснення щодо визнання органами ДПС електронних первинних документів. У листі зазначається, що чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів в електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог: Податкового кодексу України, Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронний цифровий підпис», Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

У Листі ГУ УКРІНФОРМ в м.Києві від 03.03.2017г. № 4451/6 / 99-99-14-03-03-15 вдносно використання документів, створених в електронному вигляді і в листі УКРІНФОРМ від 04.01.2017 р № 30/6 / 99-99-15-02-02-15 про можливості ведення платниками податків виключно в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, використання документів, створених в електронній формі, порядку використання електронного цифрового підпису, а також вимог до електронних документів та порядок їх зберігання, платникам податків надається наступне роз’яснення. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також пунктом 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88, передбачено, що первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі , яка дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, який не повинен бути меншим за термін, встановленого для відповідних документів на папері.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів обробки інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (пункт 6 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, мають право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що відносяться до предмету перевірки. Такі копії повинні бути завірені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Податкового кодексу).

Таким чином, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів в електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, які стосуються предмета перевірки. Як бачимо, ДФС визнає ведення бізнесом первинної документації в електронному вигляді, і посилається на чинні норми законодавства, які дозволяють це робити.

Бізнес-кейс в телекомі

З огляду на чинну нормативну базу і перспективи впровадження в Україні «електронного суду», компанія «Київстар» прийняла рішення про запуск пілотного проекту в сфері електронного документообігу, в рамках якого договору, рахунки, первинна і будь-яка інша документація буде створюватися, пересилатися, підписуватися і зберігається в електронному вигляді. На платформі ЕДО DEALS, компанія «Київстар» разом з компанією Intecracy Deals розробили систему ЕДО для «Київстар» і її клієнтів у вигляді WEB-інтерфейсу і у відповідній програмі. Клієнт «Київстар» буде ідентифікуватися за допомогою електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП). Таким чином створений зручний інтерфейс і додаток, в рамках яких буде здійснюватися ЕДО без паперу, фізичних печаток і підписів, без фізичного архівування. Проект ЕДО, в рамках системи DEALS, який запускають «Київстар» і Intecracy Deals є першим подібним проектом в Україні. У найближчому майбутньому він буде повноцінно працювати і паперовий документообіг між компанією «Київстар» і її клієнтами перетвориться в електронний.

Як бачимо, представник українського бізнесу, рухається в ногу з прогресом, економить на операційних витратах і готується до взаємодії з «електронним судом».

Олександр Вернигора, директор Intecracy Deals

Джерело: buh.ligazakon.net