Електронні архіви та діджиталізація нотаріату: міфи та реальність для нотаріусів сьогодення

 Діджиталізація стрімко проникає у всі сфери нашого життя, і нотаріат не є винятком. Її вплив тут відчутний, і ми готові розповісти про це докладніше.

Нещодавно, до продовження серії вебінарів від DEALS та Анни Барабанової, ми організували новий вебінар одразу з двома гостями нотаріусами, яких нам вдалося запросити в якості спікерів:

Ірина Петрова – приватний нотаріус, Голова Центру Медіації Нотаріальної  палати України, Голова секції нотаріат АПУ, член АСМУ, член правління Ради НПУ в місті Київ, та

Наталія Казаєва – приватний нотаріус, Голова Комісії з питань інформатизації, цифрової трансформації та запобігання кіберзлочинності Нотаріальної  палати України, Голова відділення НПУ у місті Києві.

Ми поговорили про використання цифрових інструментів для створення нових можливостей та цифровізацію процесів нотаріусів, оптимізацію процесів нотаріальної контори, електронний документообіг (надалі – ЕДО) та електронні архіви у нотаріальній сфері, а також про захист даних, кібербезпеку в нотаріальній діяльності, та про  особливості онлайн-консультацій та безпеку комунікації з нотаріусом у часи війни.

І уявіть собі яке було наше здивування, коли ми почули, що нотаріуси сьогодні у своїй щоденній діяльності використовують 17 державних та єдиних реєстрів і не всі вони взаємодіють між собою. Та оптимізація та впровадження цифрових технологій дозволяє підтримувати у професії високі стандарти та належний контроль.

Разом із тим, використовуючи різні інструменти, нотаріус повинен забезпечити:

– збереження даних;

– ⁠конфіденційність;

– ⁠ідентифікацією та верифікацію осіб;

– ⁠дієздатності та дійсні наміри учасників;

– ⁠усвідомлення наслідків прийнятих рішень;

– ⁠однаковість розуміння сторонами значення вчинюваних дій.

Останні роки показали бізнесу і державі як швидко можна втратити документи через військові дії на території України. Часи війни вплинули на нотаріусів, у тому числі: відключення світла, втрата архівів, кібератаки тощо. Це вкотре показує нам, що використання ЕДО та електронних архівів є вже не якоюсь новинкою, а необхідністю, без якої далі вже нікуди.

Так, актуальним залишається питання використання е-архіву і для нотаріусів. Ви вже мали чути про вимоги закону щодо архівів нотаріусів та доволі строгих до них вимог, але нотаріуси із тим вже навчилися справлятися. Та зберігання документів як онлайн, так і офлайн стало для всіх проблемою протягом минулих років.

У багатьох областях документи як бізнесу, так і держорганів були знищені, або ж важко було працювати із документами онлайн у звʼязку із проблемами доступу до електромережі тощо. Багато архівів нотаріусів східних регіонів повністю втрачені назавжди. Тому такий інструмент автоматизації процесів як електронний архів, чи ж системи ЕДО, які таку можливість надають, допомогли б такі наслідки уникнути, зменшити витрати на зберігання та ресурси та час для того. Але не всі системи ЕДО надають поки можливість комфортно використовувати свої е-архіви. Ми раді, що DEALS допомагає із цим бізнесу вже давно.

Життєдіяльність нотаріальної контори повністю припиняється за відсутності світла та інтернету. Нотаріус на повному самозабезпеченні, тому є дуже вигідним для держави. Але на плечі нотаріусів попри обовʼязки забезпечувати ряд процесів для держави та громадян, повинен самостійно вирішувати проблеми, викликані теперішніми умовами: як встановлення генераторів, так і догляд за архівами, безпека даних. Тому питання легкого регулювання е-архівів для нотаріусів теж на часі та потребує комфортного для всіх вирішення. Але разом, об’єднавшись із бізнес-спільнотою, це питання можна вирішити.

Представники компанії Intecracy DEALS, яка є членом комітету з інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців (надалі – СУП) вже тривалий час працюють над вирішенням питання скорочення строків та переліку та е-архіву, разом із іншими представниками комітету СУП. Мова йде якраз про Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 та Наказ Міністерства юстиції України N 578/5. Очікуються зрушення в нормативній базі щодо цього питання. Невдовзі очікуємо на презентацію нового проекту. Тому слідкуйте за цими новинами або на сайті Intecracy DEALS, або на сайту СУП.

Крім того, нормативна база регулювання нотаріальної діяльності багато де застаріла і не йде в ногу із всіма голосними цілями про діджиталізацію і вимагає від нотаріусів робити копії паперові низки документів, на приклад, не приймати паспорт Дії, а робити паперові копії із фізичного зразка паспорта. А потім всі ці теки повні паперу зберігати власним коштом, несучи відповідальність за всі, пов’язані із тим ризики. І таких прикладів безліч.

Але нотаріат готовий до змін. Тому показала і участь нотаріусів у пілотному проекті із Мінцифри щодо накладення QR коду на документи, що в свій час хоч і був за прогресивність діджиталізації, та викликав як супротив психологічний (це як і з переходом на ЕДО), так показало недоліки, які постало питання подолати.

За словами Наталії Казаєвої, в сучасному цифровому світі, де інформація є одним із найцінніших ресурсів, захист даних стає критично важливим, особливо в нотаріальній діяльності. Нотаріуси працюють з великою кількістю конфіденційної інформації, яка стосується комерційних угод, спадкових справ, і особистої інформації громадян. Недопущення витоку цих даних є пріоритетом, щоб зберегти довіру спільноти та забезпечити правову стабільність.

Захист даних у нотаріальній діяльності є складним та важливим процесом, який потребує застосування різноманітних методів і технологій для забезпечення їх конфіденційності, цілісності, доступності та можливості аудиту. Використання передових технологій дозволяє забезпечити високий рівень безпеки і довіри з боку клієнтів. Нотаріуси навіть створили свій чат-бот для вирішення питань захисту даних (у разі кібер-атак, фішингу, шкідливого ПЗ, атак на мережу тощо).

Захист даних і кібербезпека – це основні завдання для кожного нотаріуса. Та відповідальність за безпеку даних, відповідно до нормативно-правових актів, лежить на плечах тільки нотаріусів. На приклад, відкриті реєстри є тому за часту навіть перепоною для них. Адже це виглядає якось так, що обовʼязок конфіденційності тих даних, що захищає нотаріус, може бути кимось переглянута на онлайн-сервісах реєстрів. А хто нестиме відповідальність за розголошення даних у разі незаконного їх отримання і за наслідки ряду відкритих реєстрів?!

Наталія наголосила на освіченості в питаннях захисту даних нотаріусів та дотримуватися ряду правил-принципів для безпеки даних, практичні рекомендації щодо питань кібербезпеки, про що ви можете детальніше дізнатися тут на Facebook-блозі Наталії.

Також гості розповіли і про особливості роботи із релокованими громадянами та бізнесом. Онлайн-консультації цілком можливі, враховуючи і комфорт обміну електронними документами. На секундочку, 99% консультацій проводять нотаріуси онлайн. Є тільки особливості про потребі посвідчення документів.

Окрім загальних питань до нотаріусів, останні часто допомагають вирішувати спори до суду, в ролі медіаторів. Така діяльність є екологічним методом вирішення спорів. Більше почути про це можна, переглянувши відео зустрічі.

“Головне памʼятати, що всі виклики сьогодення – це зона росту, зона вдосконалення та відкриття нових можливостей. Адже людина так влаштована, що тільки долаючи перешкоди, еволюціонує та зростає.” – зазначила Ірина Петрова. Так, всі реформації важкі, але в синергії можна подолати труднощі, повʼязані із такими процесами.

Якщо у вас є питання щодо юридичних та практичних питань ЕДО, чи навіть бажання запровадити електронний архів або ж дізнатися, які документи варто мати на підприємстві для безпечного використання ЕДО, звертайтеся! Команда Intecracy DEALS залюбки допоможе вам із вирішенням питань ЕДО.

Автори статті:

Анна Барабанова, Ірина Петрова, Наталія Казаєва