Практичні нюанси впровадження СЕД на підприємстві

У представників бізнесу часто виникають питання, пов’язані з впровадженням системи електронного документообігу на підприємстві. Ми вибрали основні з них і дали на них відповіді.

Запитання

• Чи можна частково ввести систему електронного документообігу тільки для вхідної та вихідної кореспонденції, службових записок?
• Чи потрібно, крім наказу керівника, розробити інструкцію?
• Яким чином відправляти вихідну кореспонденцію адресатам у формі електронного документа?

Відповідь

Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» встановлюють загальні вимоги до ведення електронного документообігу в Україні. Ці нормативні акти регулюють відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. В той же час існує низка підзаконних актів, які деталізують, зокрема, питання ведення документообігу в електронному вигляді в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та у звичайних компаніях.

Зокрема наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (далі – Наказ № 1000/5). Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі – Установи). Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами. Таким чином ці правила регулюють ведення електронного документообігу як на рівні держорганів, так і на рівні бізнесу.

Наказ № 1000/5 передбачає, що особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією з діловодства установи, що розроблюється з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі. У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

В установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм). Про це говориться в наказі № 1000/5. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі – центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка.

Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу. Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключове слово або фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Вхідні документи

Як зазначено в наказі № 1000/5, засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. Факт надходження документа до установи обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до установи, яка проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа «Отримано в електронній формі».

Вихідна кореспонденція

Наказ № 1000/5 передбачає, що з використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі. Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок надсилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються інструкцією з діловодства установи з урахуванням наявних в установі технічних і програмних засобів.

Чи можна перейти на внутрішній електронний документообіг частково?

В наказі № 1000/5 також говориться, що організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства. Таким чином Установа може частково перейти на внутрішній електронний документообіг, працюючи в ньому лише з вхідною та вихідною кореспонденцією, службовими записками. Головне – передбачити порядок такої роботи у відповідній інструкції з діловодства.

Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання врегульовані в Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5.

Варто також відзначити, що 17 січня 2018 року Кабінетом Міністрів України було прийнято Постанову №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі – Постанова №55). Цим документом затверджено Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну (доступна за посиланням). Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Секретаріатом КМУ, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів АРК, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АРК. Тим не менше дану інструкцію можуть використовувати і представники українського бізнесу як приклад для розробки власної інструкції з ведення документообігу в електронному вигляді.

Автор: Христина Венгриняк, юрист, експерт з юридичних питань електронного документообігу Deals