Практические аспекты внедрения СЭД на предприятии

У представителей бизнеса часто возникают вопросы, связанные с внедрением системы электронного документооборота на предприятии. Мы выбрали основные из них и дали на них ответы.

Вопрос

• Можно частично ввести систему электронного документооборота только для входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок?
• Нужно ли, кроме приказа руководителя, разработать инструкцию?
• Каким образом отправлять исходящую корреспонденцию адресатам в форме электронного документа?

Ответ

Законы Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи» устанавливают общие требования к ведению электронного документооборота в Украине. Эти нормативные акты регулируют отношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов. В то же время существует ряд подзаконных актов, которые детализируют, в частности, вопросы ведения документооборота в электронном виде в органах государственной власти, органах местного самоуправления и в обычных компаниях.

В частности приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 утверждены «Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» (далее — Приказ № 1000/5). Эти Правила устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности (далее — учреждения). Правила являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми учреждениями. Таким образом эти правила регулируют ведение электронного документооборота как на уровне госорганов, так и на уровне бизнеса.

Приказ № 1000/5 предусматривает, что особенности организации электронного документооборота определяются инструкцией по делопроизводству учреждения, разрабатываемой с учетом требований Порядка работы с электронными документами, а также характеристик технических и программных средств, функционирующих в учреждении. В случае внедрения в учреждении системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота служба делопроизводства вместе со структурным подразделением (работником), отвечающий за автоматизацию, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

В учреждениях может применяться одна из трех форм регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ). Об этом говорится в приказе № 1000/5. В случае внедрения автоматизированной формы регистрации документов формируется банк регистрационных данных в электронной форме, а при наличии локальной сети — центральный банк регистрационных данных для использования работниками информации о всех и место их расположения. В случае применения карточной или автоматизированной формы регистрации всех категорий документов (входящих, исходящих, внутренних) оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Автоматизированный контроль за исполнением документов осуществляется с помощью специальных компьютерных программ или является составной частью системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота. Автоматизированный контроль за исполнением документов предусматривает автоматическое формирование сведений об их выполнении.

В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота, поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и т.п.) или по контексту (ключевое слово или фраза). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

Входящие документы

Как указано в приказе № 1000/5, удостоверения электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством. Факт поступления документа в учреждение обязательно фиксируется путем проставления на входных документах отметки о его поступлении в учреждение, которое проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита является сокращенное наименование учреждения — получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости — час и минуты) поступления документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации указанная информация наносится с помощью штрих-кода.

В случае поступления документов в электронной форме без электронной цифровой подписи (в сканированных форме) их распечатывают на бумаге с проставлением надписи на верхнем поле документа «Получено в электронной форме».

Исходящая корреспонденция

Приказ № 1000/5 предусматривает, что с использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи. При отправке факсограмм и документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи необходимо отправить также оригинал документа в бумажной форме. Виды документов, информация с которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок направления адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией по делопроизводству учреждения с учетом имеющихся в учреждении технических и программных средств.

Можно ли перейти на внутренний электронный документооборот частично?

В приказе № 1000/5 также говорится, что организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способов обработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства. Таким образом Учреждение может частично перейти на внутренний электронный документооборот, работая в нем только с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками. Главное — предусмотреть порядок такой работы в соответствующей инструкции по делопроизводству.

Особенности организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и их подготовки к передаче на архивное хранение урегулированы в порядке работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 11 ноября 2014 № 1886/5.

Стоит также отметить, что 17 января 2018 Кабинетом Министров Украины было принято Постановление №55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» (далее — Постановление №55). Этим документом утверждена Типовая инструкция по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена (доступна по ссылке). Инструкция распространяется на все электронные документы, создаваемые, отправляются или получаемые Секретариатом КМУ, центральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, Советом министров АРК, местными органами исполнительной власти, предприятиями, учреждениями, организациями, которые принадлежат к сфере управления центральных или местных органов исполнительной власти, Совета министров АРК. Тем не менее данную инструкцию могут использовать и представители украинского бизнеса как пример для разработки собственной инструкции по ведению документооборота в электронном виде.

Автор: Кристина Венгриняк, юрист, эксперт по юридическим вопросам электронного документооборота Deals