Проблеми і перспективи стану сучасного документообігу та діловодства

3/08/2023

Сфера діловодства переживає значні зміни в останні два роки через впровадження воєнного стану й релокацію бізнесу та працівників. Ці події мають свої наслідки, що побудило більшість підприємств активно використовувати Електронний Документообіг (ЕДО) у своїй діяльності, що забезпечує комфортний обмін та зберігання документів, навіть в умовах війни.

Важливість переходу до ЕДО у зоні бойових дій

Проблематика зберігання документації у зонах бойових дій підкреслила важливість максимально перевести (за можливості) документацію в ЕДО для тих, хто цього раніше не робив. Електронна форма документів забезпечує необхідний рівень безпеки та зручність обміну документами, особливо в умовах конфлікту. Це створює актуальну потребу для підприємств, зокрема на великих підприємствах, використовувати ЕДО для ведення діловодства.

Переваги ЕДО порівняно з традиційним паперовим документообігом

ЕДО відрізняється від традиційного паперового документообігу, маючи безліч переваг. Фінансові переваги полягають у економії коштів на друк, поштові витрати та зберігання. Структурні переваги полягають у легкій структуризації документації у хмарному середовищі або завжди доступному мобільному “залізі”. Дистанційні переваги забезпечують зручність пересилання документів через різноманітні програми, платформи ЕДО або електронну пошту.

Системи ЕДО можуть забезпечити комфортне ведення документації як зовнішнього, так і внутрішнього документообігу, або їх поєднання. Вони також дозволяють створювати електронні архіви для більш ефективного зберігання документів.

Законодавство про ЕДО та електронні документи

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996  визначає, що первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і у електронній формах, де необхідним є дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг, а саме:

  • Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851,
  • Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155,
  • Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88,
  • Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5 (надалі – Порядок).

Підписання документів віддалено набрало обертів, тому законодавство відповідно зазнало змін для покращення регулювання ЕДО.

Так, стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ з липня минулого року вже передбачає, що у період дії воєнного стану

  • порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці;
  • сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Також, у Порядку, у свою чергу, було виключено вимогу погоджувати електронні кадрові документи з архівною установою, що допомогло бізнесу зекономити час на бізнес замість ряду зайвих процедур. Хоча дублювання ряду документів в папір має місце і досі. Даний Порядок і Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 року (який передбачає не менше 20 видів документів тривалого та постійного зберігання, які відповідно у випадку створення їх в електронній мають дублюватися в письмовій формі) наразі також зазнають змін і невдовзі буде проект нових змін до цих документів, який полегшить роботу бізнесу із документами.

Загалом, регулювання діловодства не зупиняється, а вдосконалюється щодня, надаючи нові можливості та відкриваючі нові перспективи, як от визнання українських КЕП у Європі (див. Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311), на що чекаємо вже у цьому році. Використання ЕДО бізнесом стало вже не чимось новим, а рутиною. Варто тільки спостерігати за всіма нововведеннями та йти в ногу із часом.

Усі новини