Проблеми і перспективи стану сучасного документообігу та діловодства
Сфера діловодства зазнала низки змін протягом останніх двох років, так як впровадження воєнного стану та релокація бізнесу й працівників мала свої наслідки. Відповідно це спонукало більшість бізнесу використовувати електронний документообіг (надалі – ЕДО) у своїй діяльності, що забезпечило комфортну можливість обміну документами та їх зберігання під час війни.
Зміни в сфері діловодства
Проблематика зберігання документації у зонах бойових дій підкреслила важливість максимально переводити (за можливості) документацію в ЕДО тими, хто не робив це раніше. Адже питання безпеки документації та зручність обміну документами забезпечується якраз за наявності їх електронної форми, за допомогою якої документи у діловодстві (а на великих підприємствах їх низка) стало як ніколи актуальним.
Переваги ЕДО
ЕДО є на відміну від ведення документації в папері має ряд переваг як фінансових (економія коштів), так і структурних (легка структуризація документації в хмарі чи завжди мобільному “залізі”), дистанційних (зручність переслати документи в програмах чи платформах ЕДО, або ж за допомогою електронної пошти) тощо. Системи ж можуть забезпечити комфорт ведення документації як за допомогою зовнішнього ЕДО та внутрішнього, так і системно (поєднавши обидва), а також із можливістю створювати електронні архіви.
Законодавство та ЕДО
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 визначає, що первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і у електронній формах, де необхідним є дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Зокрема, такі закони, як Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851 та Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155, регулюють питання електронного документообігу та електронних підписів.
Електронне підписання
Підписання документів віддалено набрало обертів, тому законодавство відповідно зазнало змін для покращення регулювання ЕДО. Наприклад, стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ передбачає, що сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Загалом, регулювання діловодства не зупиняється, а вдосконалюється щодня, надаючи нові можливості та відкриваючі нові перспективи, як от визнання українських КЕП у Європі (див. Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311), на що чекаємо вже у цьому році. Використання ЕДО бізнесом стало вже не чимось новим, а рутиною. Варто тільки спостерігати за всіма нововведеннями та йти в ногу із часом.
