Регламентування та корпоративні політики для електронного документообігу

У сучасному бізнес-середовищі електронний документообіг (ЕДО) є не лише засобом оптимізації, а й ключовим елементом корпоративного управління.

Так, як експерти із питань ЕДО, можемо стверджувати, що ефективне впровадження ЕДО потребує чітких регламентів та корпоративних політик, які визначають порядок створення, обробки, підписання та зберігання електронних документів.​ Звичайно, все завжди індивідуально і варто враховувати як специфіку і сферу бізнесу, так і розмір самої компанії. Але загальні принципи ефективного та екологічного використання ЕДО і регламентації цього працюють для всіх, а саме:

• стандартизація процесів: чим чіткіші єдині правила для всіх співробітників, тим краще забезпечено узгодженість дій та зменшено ймовірність помилок;
• відповідність законодавству: політики допомагають дотримуватися вимог законів та нормативних актів щодо електронного документообігу;
• безпека: регламенти встановлюють заходи для захисту конфіденційної інформації та запобігання несанкціонованому доступу (на приклад, щодо неправомірності використання чужого підпису);
• емоційна екологічність: як основа впровадження будь-чого нового у компанію, адже якісні внутрішні політики вносять чіткість для переходу працівниками на нові процеси, включаючи страх перед новим;
• підвищення ефективності: автоматизація та стандартизація процесів прискорюють обробку документів та ухвалення рішень (про фінансові та часові вигоди читайте тут).​

Наведемо декілька реальних кейсів впровадження ЕДО та корпоративних політик. Intecracy Deals успішно впровадила систему електронного документообігу (ЕДО) у різних організаціях, що дозволило оптимізувати їхні бізнес-процеси та відчути переваги цифрової трансформації. Ось декілька прикладів:​

1. МТБ Банк поставив собі амбітне завдання трансформуватися в цифровий банк, позбавляючи клієнтів від паперової тяганини. Впровадження системи Deals сприяло досягненню цієї мети.
2. KredoBank успішно інтегрував систему Deals, що дозволило значно скоротити час на обробку документів та підвищити ефективність внутрішніх процесів.
   Глобальний договір ООН – впровадження системи електронного документообігу Deals допомогло цій некомерційній організації оптимізувати управління документацією та покращити комунікацію між учасниками.
3. Державне підприємство Prozorro використовує систему Deals для забезпечення прозорості та ефективності в обробці тендерної документації.
4. Міністерство інфраструктури України інтегрувало систему Deals, що сприяло зменшенню бюрократичних процедур та прискоренню ухвалення рішень.
5. Нафтогаз України – впровадження електронного документообігу за допомогою Deals дозволило компанії оптимізувати процеси укладання та погодження контрактів, зменшивши час на їх обробку.
6. Київстар, один із лідерів телекомунікаційного ринку України, впровадила систему Deals для підвищення ефективності управління документами та зменшення паперового документообігу.

Поруч із кожним впровадженням систем ЕДО лежить і консалтинг, де експерти допомагають чітко прописати компаніям їх політики, надаючи необхідну інформацію про особливості як самої системи ЕДО, так і роботи з нею, і щодо всіх, процесів, повʼязаних з цим. Тому важливо залучатися підтримкою вендорів вашого ЕДО для створення регламентуючих докуменетів щодо використання ЕДО вашою компанією.

Можна виділити наступні ключові елементів розробкки та впровадження корпоративних політик для ЕДО:

1. Визначення кола відповідальних осіб: призначте співробітників, відповідальних за впровадження та контроль за дотриманням політик ЕДО.​
2. Визначення необхідні для вашої компанії процедури створення та обробки документів: від створення документів до їх до архівування й подальшого зберігання.​
3. Визначення правил застосування електронних підписів для забезпечення юридичної сили документів.​
4. Встановлення заходів для захисту інформації та управління доступом до документів.​
5. Організація тренінгів та семінарів для підвищення кваліфікації співробітників у сфері ЕДО.​

Тому памʼятаймо: впровадження ЕДО без чітких регламентів та корпоративних політик може призвести до хаосу та неефективності, коли ретельна розробка та дотримання внутрішніх правил забезпечують успішну інтеграцію ЕДО в бізнес-процеси, сприяють підвищенню продуктивності, зменшенню ризиків та відповідності законодавчим вимогам.

Додамо на останок, що вже вкотре експерти Intecracy DEALS (Олександр Вернигора та Анна Барабанова) провели навчальний курс разом із Академія LIGA ZAKON Юрліга щодо питань впровадження та використання електронного документообігу (надалі – ЕДО).

І досі багато запитань від представників бізнесу різних сфер саме щодо розробки документів для впровадження ЕДО, системи ЕДО на підприємствах. Такі документи завжди індивідуальні, адже багато чого залежить від специфіки роботи відповідної компанії, кількості працівників, документарної навантаженості тощо. Та ми радимо починати із чогось загального. На приклад, можна розробити такі документи: наказ про перехід на ЕДО, внутрішня інструкція щодо використання певної системи ЕДО, положення щодо безпеки використання ЕДО, КЕП тощо.

Слухачі вебінару отримали пакет шаблонів документів для впровадження ЕДО та всі необхідні рекомендації в презентаціях щодо етапів впровадження, вибору необхідної системи тощо. До речі, ви також завжди можете звернутися до нас за допомогою в розробці таких документів.

Анна Барабанова
Юрист, експерт із питань ЕДО компанії Intecracy DEALS
anna.barabanova@dealssign.com