Як власними силами впровадити електронний документообіг
Скоротити операційні витрати і перерозподілити зекономлені кошти більш ефективно — завдання кожного керівника в бізнесі. Всі обговорюють використання IT технологій для підвищення ефективності підприємництва. Уряд заявляє про повну діджіталізаціі. Пропонуються якісь складні технічні рішення, без розуміння, що почати потрібно з самого простого. Розповім про власний досвід підвищення ефективності бізнесу, який при цьому супроводжувався впровадженням цілей сталого розвитку, які були прийняті на саміті Організації Об’єднаних Націй.
Як і будь-який інший представник бізнесу, компанія, якій я керую, працює з великою кількістю контрагентів, і тому змушена справлятися зі значним обсягом документів. Паперовий документообіг став частиною нашого життя. Але він вимагає значних ресурсів. Втрата документів, суєта з відправкою і підготовкою – все це невід’ємні атрибути роботи з паперовими документами. Вивчивши український ринок, стало зрозуміло, що з аналогічною ситуацією зіткнулися не тільки ми, а й кожна середня і велика компанія. Тоді виникла ідея вирішити дану проблему шляхом розробки спеціального софту, який забезпечить ведення юридично значущого документообігу в електронному вигляді. Як результат – було створено систему зовнішнього юридично значущого документообігу, яка отримала назву DEALS, і яка працює в режимі онлайн.
Розробка
Все робили власними «руками». Перед департаментом розробників була поставлена задача за півроку створити систему зовнішнього електронного документообігу, за допомогою якої можна: підписувати документи з підрядниками, постачальниками та іншими контрагентами за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП); узгоджувати і обмінюватися юридично значимими документами.
Система повинна:
- бути простою, зі зрозумілим інтерфейсом;
- давати можливість одночасної роботи великої кількості користувачів;
- забезпечувати можливість підписувати документи за допомогою ЕЦП таким чином, щоб вони мали юридичну силу;
- передбачати можливість зберігання документів в хмарі.
Також, дуже важливою вимогою було зробити систему максимально захищеною з точки зору кібербезпеки, з огляду на останні вірусні атаки. Тому систему документообігу ми створили на платформі UnityBase, на якій створені і працюють деякі державні реєстри, які адмініструє Міністерство юстиції України, а також система внутрішнього документообігу Megapolis.DocNet. Остання вже багато років працює у провідних телекомунікаційних компаній країни, в органах державної влади та органах місцевого самоврядування України.
У створенні DEALS брали участь і представники інших департаментів компанії, серед яких були юристи та фінансисти, які в наслідок стали першими користувачами системи, спільно з нашими іншими співробітниками. Далі на цю систему електронного документообігу перейшли всі компанії, які входять до консорціуму Intecracy Group.
За допомогою системи електронного документообігу ми укладаємо і адмініструємо договору, фінансові акти, рахунки, акти звірок, заявки та інші документи з партнерами, постачальниками, підрядниками, клієнтами і контрагентами. Все це робиться в режимі онлайн. Система дозволяє оперативно узгодити документ і підписати його ЕЦП.
Але розробити систему це тільки частина завдання. Необхідно було забезпечити її впровадження в роботу компанії.
Якщо ви думаєте, що відмовитися від паперу було просто – ви помиляєтеся!
Виявилося, що найбільш складна задача — переконати співробітників компаній, а також контрагентів в раціональності та зручність підписувати і зберігати юридично значимі документи в електронному вигляді. Ми зіткнулися з недовірою людей до нових технологій (це в IТ компанії!) І звичкою використовувати папір. Страх перед нововведеннями перемогли цифри. Ми порахували, що наші витрати на паперовий документообіг становили близько 650 тис. Грн. на рік. Це з урахуванням вартості паперу, друку та обміну документами з контрагентами. Але ми не велика компанія. Можна тільки уявити, які витрати у великих компаній. Це величезні витрати, які можна скоротити до мінімуму за допомогою електронного документообігу.
З власного досвіду зазначу, що при впровадженні системи електронного документообігу головне – це бажання керівників компанії. Саме їх воля і наполегливість визначають успіх впровадження.
У нашому випадку, все розуміли недоліки роботи з паперовими документами. В результаті великого їх обсягу, документи часто губилися, платежі за контрактами неможливо було отримати, а пошук документів займав багато часу.
Рішення про відмову від використання паперу і перехід на електронний документообіг було прийнято на рівні керівництва консорціуму Intecracy Group. Бухгалтери, юристи і навіть деякі користувачі дуже неохоче сприйняли новину.
Однак рішення керівництва компанії довелося виконувати. На сьогоднішній день ми проводимо роз’яснювальну роботу і продовжуємо навчання персоналу роботі в системі зовнішнього електронного документообігу. На практиці ми вже зіткнулися з ситуаціями подачі документів в електронному вигляді в банки і податкові органи. За підсумком, ми бачимо тільки позитив від використання електронного документообігу з нашими контрагентами і клієнтами.
Ми сподіваємося, що в найближчому майбутньому зможемо повністю відмовитися від використання паперу в контрактній роботі.
І який результат?
Безумовно, результати позитивні: ми позбулися значного обсягу паперової роботи, витрачаємо гроші не на папір, а вкладаємо в наш розвиток, розвантажили співробітників від зайвої роботи. У нас істотно підвищилася ефективність і контроль проходження документів. Так, ми вже не втрачаємо документи і легко можемо знайти потрібні за будь-який період. Ми набагато менше витрачаємо на папір і практично не платимо за пересилку документів. Я розумію, що логістичні компанії це не радує, але таке життя.
За нашими підрахунками, за допомогою системи електронного документообігу ми в 4-6 разів скоротили тривалість підготовки та узгодження договорів та інших документів; в 8-10 разів скоротили час пошуку документів.
Я вірю, що відмовою від використання паперу ми, також, вносимо свій посильний внесок у збереження екології, збереження лісів. У стратегії розвитку компанії, якій я керую, присутній перелік заходів щодо впровадження Цілі сталого розвитку № 13 «Боротьба зі зміною клімату». Своїм прикладом ми хочемо показати важливість сталого розвитку бізнесу в Україні та світі. Адже відмова від паперу не тільки допоможе берегти природу, а й економить бізнесу гроші, що повинно стати вагомим аргументом.
Автор: Олександр Россол, виконавчий директор IT компанії InBase
Джерело: БизнесЦензор
