Законодавча база: Основи ЕДО, які слід знати кожному бізнесу. Які зміни заплановані на 2024 рік.

За останні роки  Україною було здійснено значний прорив в процесах діджиталізації, де важливим стало питання відмови від паперових документів, до яких зокрема відноситься запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі, закріплення на законодавчому рівні визначення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон та прирівнювання їх до фізичних аналогів, електронні лікарняні в медичній сфері тощо.

У сфері електронного документообігу, який дозволяє оптимізувати бізнес-процеси, також є ряд змін.

В Україні діє низка нормативно-правових актів, які регулюють питання електронних підписів та електронного документообігу (надалі – ЕДО). 

Так, ще 2003 року був прийнятий доволі широкоформатний Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 року №851, який став основою використання електронного документообігу та визначає низку понять та правил та спонукав прийняття інших суміжних норм: 

• Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 року №2155, 
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 року №675, 
• різні постанови та накази в цій сфері (Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами» від 06.06.2017 року №557, Постанова Правління НБУ «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України» від 14.08.2017 року № 78 та ін) тощо.

У свою чергу, 2021 рік став роком прориву діджиталізації в Україні, і, тому свідчить наступне:

• з 23 серпня набув чинності Закон про цифрові паспорти у застосунку Дія, де стали доступними ID-картка, біометричний закордонний паспорт та COVID19-сертифікат – говорить Закон України «Про внесення змін до Закону України  «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» від 30.03.2021 № 1368-IX

•  Закон України «Про особливості надання публічних (електронних публічних) послуг» від 15.07.2021 року № 1689-ІХ, який ще називають законом про режим paperless, вже набрав чинності 7 листопада 2021 року: державні органи більше не можуть вимагати паперові документи, які є в електронних реєстрах, бо матимуть доступ до державних електронних реєстрів і братимуть звідти всі необхідні довідки, документи, посвідчення та іншу інформацію,
• 10 червня – Закон про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі
• з 1 жовтня всі заклади охорони здоров’я повинні видавати електронні – Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 квітня 2019 року № 328 (у 2021 року), наказ Міністерства охорони здоров’я України від 01 червня 2021 року № 1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки»
• 5 листопада Верховна Рада ухвалила законопроект про реалізацію публічних електронних послуг з реєстрації та декларування місця проживання в Україні.

Як бачимо, багато кроків вже було зроблено тільки протягом одного року в сфері ЕДО. І робота над покращенням цієї сфери не зупиняється і досі.

Представники нашої компанії, які входять до  Комітету з інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців (надалі – СУП), разом із іншими учасниками СУП, держорганами, яких вказане вище питання стосується, плідно працюють вже близько двох років над змінами до наступних застарілих нормативно-правових актів, які регулюють питання зберігання документів:

• Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 року, який встановлює необхідність дублювання електронного документу постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в паперову форму, 
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 року, який передбачає не менше 20 видів документів тривалого та постійного зберігання, які відповідно у випадку створення їх в електронній мають дублюватися в письмовій формі. 

Проект змін до цих нормативних актів очікується вже на кінець серпня 2023 року.

Цифровізація низки процесів має свої явні переваги. Так, автоматизація існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг є високотехнологічним та прогресивним підходом до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами, який здатний забезпечити доступ до документів 24/7 з будь-якої точки світу, що є особливо важливим в умовах локдаунів та війни. І саме воєнні часи це питання висвітлили ще гостріше, бо релокація бізнесу мала свій вплив на рішучість переходу на ЕДО.

Окрім того, процес євроінтеграції не зможе не торкнутися сфери ЕДО. В кінці минулого року ми вже чули про Експериментальний проект 2022 (див. Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311), який має такі гасла:

– В Україні визнаються європейські кваліфіковані електронні підписи;

– Європейський Союз може визнавати українські кваліфіковані електронні підписи як удосконалені;

– Україна може визнавати електронні підписи, створені в державах, що забезпечують належний захист персональних даних аналогами власноручних підписів.

Наразі проект на етапі реалізації і до кінця 2023 року очікуємо на його результати, що в свою чергу викличе і ряд змін до супроводжуючих законів та НПА на 2024 рік.

Також, активна робота ведеться і щодо питань використання е-контрактів в сфері публічних закупівель, а також питання е-гарантій (готуються зміни до до ЗУ «Про публічні закупівлі», планується перенесення ряду позитивних практик з Постанови КМУ №1178, на постійну основу тощо). Реалізація таких проектів очікується протягом цього та 2024 року і допоможе діджиталізувати ці сфери за допомогою інструментів ЕДО.

На сферу ЕДО вплинули і такі регулюючі норми, про які варто не забувати (зокрема норми про податкові перевірки!) та брати до уваги:

• Указ Президента України №64/2022 Про введення воєнного стану в Україні,
• Постанова КМУ від 22 липня 2020 р. N 641 Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2,
• 15 березня 2022 року прийнято Закон України № 2120-IX “Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану”, відповідно до якого під час дії воєнного стану дозволяється проводити лише фактичні податкові та камеральні перевірки декларацій, до яких подано заяву про повернення суми бюджетного відшкодування,
• 12 травня 2022 року прийнято Закон України № 2260-IX “Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей податкового адміністрування податків, зборів та єдиного внеску під час дії воєнного, надзвичайного стану”,
• Проект Закону про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану №8401 від 31.01.2023 року.

Отож, очікуємо на низку змін та новацій в сфері ЕДО. Тому радимо слідкувати за новинами, з якими ми раді будемо і надалі ділитися з вами!