Электронный документооборот: что это такое и в чем его преимущества
Электронный документооборот (ЭДО) — это эффективный инструмент для организации бизнес-процессов. Среди его задач — сделать проще взаимодействие с клиентами, поставщиками и механизмами работы внутри компании.
Также электронное управление документами ускоряет их поиск, создание и обработку. И это всего лишь часть преимуществ, которые ЭДО приносит бизнесу. Рассмотрим детальнее, что такое электронный документооборот и зачем его внедрять.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это механизм работы с цифровыми документами. Он реализовывает концепцию безбумажного делопроизводства. Это эффективная альтернатива бумажных документов. Благодаря ЭДО электронный архив не будет занимать место в офисе, а работать с документами станет намного быстрее, удобнее и эффективнее.
Переход организации на электронный документооборот дает еще одно важное преимущество — это финансовая выгода. Компании в таком случае больше не надо тратить деньги и время работников на встречи для подписания бумажных документов, ездить в разные районы города или вообще в другие населенные пункты, а также платить за доставку документов курьером или почтой.
Документооборот в электронном виде используют компании любых размеров: как маленькие, так и большие. Обмениваться можно любыми электронными документами.
Как организовать электронный документооборот
Считается два основных типа реализации электронного документооборота:
Первый — это внутренний электронный документооборот организации. Тут речь идет об внутреннем обмене документам между отделами, командами и сотрудниками одной компании.
Второй — внешний документооборот. Здесь уже электронными документами обмениваются подрядчики, партнеры и контрагенты.
Для организации электронного документооборота внутри компании нужно выбрать провайдера и сервис ЭДО. После чего необходимо установить на компьютеры сотрудников, корпоративный сервер или облако программное обеспечение. А работники, которым нужно будет работать с электронными документами, должны еще получить электронную подпись, нужный уровень доступа, а также пройти специальное обучение по работе с системой ЭДО.
А чтобы внедрить электронный документооборот с контрагентами, необходимо договориться с партнерами о том, чтобы использовать один инструмент для создания и подписания электронных документов.
Преимущества электронного документооборота
Переходя от бумажного обмена документами к электронному, бизнес получает ряд важных преимуществ.
Вот некоторые из них:
- снижение расходов на печать и отправку документов по почте;
- повышение скорости обработки документов;
- уменьшение количества ошибок;
- надежность хранения данных;
- экономия физического места под бумажный архив;
- избегание риска потери документов;
- улучшение отношений с деловыми партнерами;
- ведение истории документов во всех форматах файлов (doc, xls, pdf, jpg и др.);
- автоматизация поиска нужных файлов;
- повышение прозрачности работы сотрудников;
- отход от ручного труда;
- подготовка документов в стандартизированном формате;
- классификация файлов по категориям.
Какие обязательные реквизиты электронного документа
У электронного документа должны быть реквизиты, установленные для аналогичного бумажного документа. Согласно законодательству, все первичные и сводные учетные документы должны содержать вот эти обязательные реквизиты:
- Название документа (формы);
- Дату составления;
- Название предприятия, от имени которого составлен документ;
- Содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;
- Должности лиц, ответственных за производство хоз операции и правильность ее оформления;
- Личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в хоз операции.
Все эти реквизиты нужно указывать и в электронном первичном документе.
Передавать такие документы можно в электронной форме, а также путем передачи электронного носителя (диска, флешки и т. д.), на котором записан этот документ.
Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью.
Зачем нужен электронный документооборот
Внедрение ЭДО — это один из главных трендов современности, который усилился с началом пандемии и переходом многих компаний и бизнеса на удаленный формат работы.
Но помимо тренда, это еще и важная характеристика бизнеса, которая показывает его современным и адаптивным. И, к тому же, имеет ряд преимуществ — позволяет больше экономить и зарабатывать, а сотрудникам тратить намного меньше времени и сосредоточиться на важных задачах и развитии.
