Кейс Prozorro по переходу на систему ЭДО Deals

Государственное предприятие Prozorro в мае 2018 года перешло на юридически значимый электронный документооборот для переписки, подписания документов и обмена ними с внешними пользователями. Предприятие стало одной из первых государственных компаний, которая отказалась от бумаги в сфере внешнего обмена документами.

Для реализации проекта по переводу документооборота с контрагентами в электронный вид ГП Prozorro использует систему электронного документооборота Deals от компании Intecracy Deals, входящей в международный консорциум IT-компаний Intecracy Group.

Компьютерная программа Deals была адаптирована разработчиками к потребностям государственного предприятия. В частности, реализована возможность подписывать электронные документы с помощью защищенных носителей электронной подписи — «Кристалл» и «Алмаз», которые, согласно действующему законодательству Украины, обязательно должны использоваться государственными органами и государственными компаниями при подписании документов электронной подписью.

Таким образом, ГП Prozorro уже год подписывает со своими партнерами документы в электронном виде с помощью электронной подписи (ЭЦП или КЭП). Это стало первым шагом на пути к полному переводу внешнего документооборота ГП Prozorro в электронный вид и отказу от бумаги.

После вступления в силу Закона Украины «Об электронных доверительных услугах» в системе Deals появилась возможность подписывать документы с помощью Mobile ID. Компания «Київстар» в конце декабря 2018 запустила в национальную коммерческую эксплуатацию услугу Mobile ID. Благодаря этому в Deals можно, используя электронную подпись, подписать документ, который хранится на соответствующей SIM-карте с поддержкой Mobile ID. Это очень удобно, поскольку телефон всегда с вами, и надежно, так как, кроме пароля телефона, Mobile ID защищены еще дополнительным паролем.

Что дал переход на электронный документооборот Prozorro?

Электронный документооборот по сравнению с бумажным имеет значительные преимущества:

  • компания получает подписанные документы не в течение недели, а в день их формирования и подписания;
  • не приходится отправлять курьера за документами в офис контрагента;
  • на 90% сокращаются расходы на создание, хранение и обработку документов: их не нужно распечатывать и хранить в бумажных архивах;
  • исчезают затраты на доставку документов;
  • можно обмениваться любыми электронными документами со всеми организациями, подключенными к системе Deals;
  • за счет удобного механизма согласования в Deals уменьшается срок согласования документов внутри компании;
  • функция backup защищает от риска потери документов;
  • обеспечивается надежное и защищенное хранение документов в электронном виде;
  • после перехода на ЭДО работать с документами становится проще.

Чтобы найти необходимый документ или провести работу по согласованию, достаточно войти в систему Deals, настроить фильтр поиска и выполнить нужное действие буквально в один клик. При работе с бумажными документами сотрудникам приходилось постоянно отслеживать статус документа и при необходимости запрашивать копии оригиналов из архива или искать его у контрагента, который вовремя не прислал подписанный экземпляр. Сейчас все упорядочено и в электронном виде хранится в одной системе. Благодаря сообщениям, поступающим по электронной почте, можно оперативно получить информацию о загрузке в Deals новых документов, ознакомиться с ними, согласовать и подписать их.

Кроме того, переход на электронный документооборот свидетельствует о следовании компанией глобальным целям устойчивого развития, утвержденным ООН. Ведь отказ от использования бумаги даже небольшой компанией может сохранить за год как минимум десяток деревьев.

«Такой клиент, как ГП Prozorro, очень важен для нас, поскольку его переход на электронный документооборот свидетельствует о готовности государства к изменениям и привнесению цифровой трансформации в массы, начиная с себя. Переход госпредприятия на юридически значимый документооборот с контрагентами благоприятно отразится на рабочих процессах и эффективности сотрудничества с партнерами Prozorro. Мы приложили все усилия для оперативной реализации проекта по всем требованиям действующего законодательства Украины. Уже сейчас видим положительный эффект перехода на цифровое взаимодействие», — отметил директор IT-компании Intecracy Deals Александр Вернигора.

Стоит сказать, что, согласно действующему украинскому законодательству, электронные документы, подписанные с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) или квалифицированной электронной подписи (КЭП) имеют такую ​​же юридическую силу, что и бумажные документы, подписанные собственноручно уполномоченным лицом. Поэтому уже сегодня государственные компании и частный бизнес могут смело переходить на электронный документооборот и пользоваться его преимуществами.

СПРАВКА

Система электронного документооборота Deals создана на платформе UnityBase, которая гарантирует защиту и безопасность хранения информации. В рамках UnityBase используются подходы и решения в сфере безопасности, которые соответствуют требованиям НД ТЗИ 2.5-004-99 «критерии оценки защищенности информации в компьютерных системах от несанкционированного доступа», что подтверждено соответствующим экспертным заключением.

На UnityBase работает ряд украинских государственных реестров, а также система внутреннего электронного документооборота Megapolis.DocNet, которой уже много лет пользуются органы государственной власти и органы местного самоуправления Украины.

Источник: Delo.ua

 

Все новости