Кейс Prozorro з переходу на систему ЕДО Deals

Державне підприємство Prozorro в травні 2018 року перейшло на систему електронного документообігу для листування, підписання та обміну юридично значущими документами з зовнішніми користувачами.

Для переведення документообігу з контрагентами в електронний вигляд  ДП Prozorro використовує систему електронного документообігу Deals, створену IT-компанією Intecracy Deals, що входить у міжнародний консорціум IT-компаній Intecracy Group.

Комп’ютерна програма DEALS була адаптована розробниками до потреб державного підприємства. Зокрема, реалізовано можливість підписувати електронні документи за допомогою захищених носіїв електронного підпису — «Кристал» та «Алмаз», які, відповідно до чинного законодавства України, державні органи та державні компанії обов’язково мають використовувати для підписання документів електронним підписом.

Отже, ДП Prozorro вже рік підписує зі своїми партнерами документи в електронному форматі за допомогою електронного підпису (ЕЦП або КЕП). Це стало першим кроком на шляху до повного переведення зовнішнього документообігу ДП Prozorro в електронний формат та відмови від паперу.

Після набуття чинності Закону України «Про електронні довірчі послуги» в програму Deals буда додана можливість підписувати документи за допомогою Mobile ID. Послугу Mobile ID наприкінці грудня 2018 року запустила в національну комерційну експлуатацію компанія «Київстар». Завдяки цьому, в Deals можна підписати документ, використовуючи електронний підпис, який зберігається на відповідній SIM-карті з підтримкою Mobile ID.

Це дуже зручно, оскільки ваш телефон завжди з вами, і надійно, оскільки, крім пароля телефону, Mobile ID захищено ще додатковим паролем.

Що дав перехід на електронний документообіг Prozorro?

Електронний документообіг у порівнянні з паперовим має значні переваги:

• компанія отримує підписані документи не протягом тижня, а в день їхнього формування та підписання;
• не доводиться відправляти кур’єра за документами в офіс контрагента;
• економія фінансових витрат на створення, зберігання й оброблення документів зростає до 90%: їх не потрібно роздруковувати та зберігати в паперових архівах;
• зникають витрати на доставляння документів;
• обмінюватися будь-якими електронними документами можна з усіма організаціями, підключеними до системи Deals;
• завдяки зручному механізму погодження в Deals зменшується термін погодження документів всередині компанії;
• функція резервного копіювання убезпечує від ризику втрати документів;
• забезпечується надійне та захищене зберігання документів в електронному форматі.
• після переходу на ЕДО працювати з документами стає простіше.

Щоб знайти необхідний документ або погодити його, достатньо увійти в систему Deals, налаштувати фільтр пошуку і виконати потрібну дію буквально одним клацанням. Під час роботи з паперовими документами співробітникам доводилося постійно відстежувати статус документа й за необхідності запитувати копії оригіналів з архіву чи шукати його в контрагента, який вчасно не надіслав підписаний примірник. Зараз усі документи впорядковані і зберігаються в електронному форматі в одній системі. Про завантаження нових документів в Deals можна оперативно дізнаватися завдяки повідомленням на електронну пошту.

Крім того, перехід на електронний документообіг свідчить про слідування компанією глобальним цілям сталого розвитку, затвердженим ООН, адже відмова від використання паперу навіть невеличкою компанією може зберегти за рік як мінімум десяток дерев.

«Такий клієнт, як ДП Prozorro, є дуже важливим для нас, оскільки його перехід на електронний документообіг свідчить про те, що держава готова змінюватися й нести цифрову трансформацію в маси, починаючи із себе. Перехід держпідприємства на юридично значущий документообіг із контрагентами сприятливо відіб’ється на робочих процесах та ефективності співпраці з партнерами Prozorro. Ми доклали всіх зусиль для оперативної реалізації проєкту за всіма вимогами чинного законодавства України.
Уже зараз бачимо позитивний ефект переходу на цифрову взаємодію», — зазначив директор IT-компанії Intecracy Deals Олександр Вернигора.

Варто сказати, що, відповідно до чинного українського законодавства, електронні документи, підписані за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП), мають таку ж юридичну силу, що й паперові документи, підписані власноручним підписом уповноваженої особи. Тому вже сьогодні державні компанії та приватний бізнес можуть сміливо переходити на електронний документообіг та користуватися його перевагами.