Інсайти з курсу: Перехід на ЕДО. Етапи впровадження. Практичні кейси

30/07/2024

Уже вкотре експерти Intecracy DEALS (Олександр Вернигора та Анна Барабанова) провели навчальний курс разом з Академія LIGA ZAKON щодо питань впровадження та використання електронного документообігу (надалі – ЕДО).

Про деякі інсайти та актуальні питання ми із радістю з вами ділимося.

Протягом двох днів практикуму, де також були запрошені спікерами представники банківської (Ілля Климович від МТБ Банк) та ІТ сфери (Таїсія Макарчук від Magic Solutions), розглянули такі питання:

  • юридичні засади електронного документообігу: нормативна основа, підготовка до податкової перевірки, очікувані зміни у звʼязку із євроінтеграційними процесами тощо,
  • практичні нюанси впровадження ЕДО: документи, які варто розробити для впровадження ЕДО, технічні особливості внутрішньої та зовнішньої системи ЕДО, зберігання документів та електронні архіви та ін.

Із огляду на запитання слухачів, залишаються популярними питання зберігання документів, подача електронних документів для звітності, наслідки євроінтеграційних змін в сфері ЕДО, розробка документів на підприємстві для легкого впровадження ЕДО та внутрішнього регулювання питань із тим повʼязаних та ін.

Так, досі діють деякі застарілі норми з регулювання сфери ЕДО, а нові норми ще в процесі розробки та реалізації. До прикладу, щодо строків та переліку документів обовʼязкових до зберігання в папері. Наказом Міністерства юстиції України № 1886/5 , яким встановлено необхідність дублювання електронного документу постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в паперову форму, а Перелік із Наказу Міністерства юстиції України N 578/5 передбачає не менше 20 видів документів тривалого та постійного зберігання, які відповідно у випадку створення їх в електронній мають дублюватися в письмовій формі.

Представники компанії Intecracy DEALS, яка є членом комітету із інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців (надалі – СУП) вже тривалий час працюють над вирішенням питання скорочення таких строків та переліку, разом з іншими представниками комітету СУП. Очікуються зрушення в нормативній базі щодо цього питання. Невдовзі очікуємо на презентацію нового переліку. Тому слідкуйте за цими новинами або на сайті Intecracy DEALS, або на сайті СУП.

 

Щодо новацій у сфері регулювання сфери ЕДО, то не обійшли на курсі увагою і євроінтеграційні зміни. Мова йде якраз про Експериментальний проект, про який стало чутно наприкінці 2022 (Постанова КМУ від 22.11.2022 №1311) і реалізацію остаточну якого очікуємо вже у цьому році. Основними гаслами проекту стали:

– в Україні визнаються європейські кваліфіковані електронні підписи;

– Європейський Союз може визнавати українські кваліфіковані електронні підписи як удосконалені;

– Україна може визнавати електронні підписи, створені в державах, що забезпечують належний захист персональних даних аналогами власноручних підписів (виключаємо ж агресорів, звичайно ж).

Якщо такі зміни запрацюють (а ми всі очікуємо на початок практичного використання такої можливості вже до кінця 2024-го), то очікується взаємовизнання електронних підписів та безперервне обслуговування електронних підписів. Тим самим, це полегшить всі зовнішньо-економічні процеси для бізнесу, шляхом комфортного використання електронних підписів.

Актуальним залишається питання використання електронного архіву. Загалом же, зберігання документів як онлайн так і офлайн стало проблемою протягом минулого року. У багатьох областях документи як бізнесу, так і держорганів були знищені, або ж важко було працювати із документами онлайн у звʼязку із проблемами доступу до електромережі тощо. Проте, Ілля Климович, розповів на реальному кейсі банку як зручно використовувати електронні сховища. Адже такий інструмент автоматизації процесів допомагає, як і системи ЕДО, зменшити витрати на зберігання та ресурси та час для того.

До речі, у консорціуму INTECRACY GROUP є розробки для вирішення питання зберігання документів у електронному вигляді та зручного формування їх в електронний архів. Використання е-архіву надає компаніям ряд переваг:

  • створення єдиного захищеного електронного простору для збереження електронних документів та роботи з ними,
  • оперативний доступ до великої кількості документів в єдиному середовищі,
  • заміна існуючої паперової взаємодії на електронний формат,
  • використання ЕЦП, КЕП для затвердження та підписання документів,
  • оперативне надання інформації, вивантаження документів для перевіряючих органів,
  • єдина база документів, отриманих з різних внутрішніх систем компанії.

 

Також, враховуючи те, що на практиці не все вирішується знаннями щодо впровадження ЕДО, існує й (на жаль, і досі)  психологічних барʼєр для впровадження, про що наголосила спікер Таїсія Макарчук. Так, впровадження чого нового завжди викликає певний опір зі сторони працівників, але якщо ви все ж прийняли рішення використання ЕДО чи відповідної системи ЕДО, радимо підійти до цього поетапно:

  • обрати відповідну (яка підійде саме вашим процесам) систему ЕДО,
  • підготувати інформаційні документи та презентації для навчання працівників (нормативне підґрунтя для розвіювання сумнівів, інструкції для зручного використання системи тощо),
  • розробити та впровадити внутрішні регулюючі питання ЕДО документи.

Всі питання переходу на ЕДО можна вирішити, якщо комплексно до них підійти, в чому експерти з питань ЕДО завжди раді допомогти.

Досі багато запитань саме щодо розробки документів для впровадження ЕДО, системи ЕДО на підприємствах. Такі документи завжди індивідуальні, адже багато чого залежить від специфіки роботи відповідної компанії, кількості працівників, документарної навантаженості тощо. Та ми радимо починати із чогось загального. На приклад, можна розробити такі документи: наказ про перехід на ЕДО, внутрішня інструкція щодо використання певної системи ЕДО, положення щодо безпеки використання ЕДО, КЕП тощо

Слухачі вебінару отримали пакет шаблонів документів для впровадження ЕДО та всі необхідні рекомендації в презентаціях щодо етапів впровадження, вибору необхідної системи тощо. До речі, ви завжди можете звернутися до нас за допомогою в розробці таких документів.

Завдяки питанням від слухачів на ці та всі супроводжуючі теми, експерти DEALS також дізнаються щось нове про практичні моменти, з якими стикається бізнес.

Отже, багато цікавих тем із площини ЕДО було обговорено і це тільки декілька питань із чотирьохгодинного курсу. Тому звертаємо вашу увагу на те, якщо у вас є запитання щодо юридичних та практичних питань ЕДО, чи навіть бажання запровадити електронний архів або ж дізнатися, які документи варто мати на підприємстві для безпечного використання ЕДО, звертайтеся! Команда Intecracy DEALS залюбки допоможе вам із вирішенням питань ЕДО.

 

Анна Барабанова

Юрист, експерт із питань ЕДО компанії Intecracy DEALS

anna.barabanova@dealssign.com

Усі новини