Що потрібно знати про законодавчі аспекти електронного документообігу? Важливі зміни та нові правила для бізнесу

В Україні діє низка нормативно-правових актів, які регулюють питання електронних підписів та електронного документообігу (надалі – ЕДО). І ця нормативна основа доволі добре справляється зі своєю задачею.

Так, ще 2003 року був прийнятий доволі Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 року №851, який став основою використання електронного документообігу та визначає низку понять та правил та спонукав прийняття інших суміжних норм:

• Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 року №2155,
• Закон України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 року №675,
• Закон України «Про особливості надання публічних (електронних публічних) послуг» від 15.07.2021 року № 1689-ІХ, який ще називають законом про режим paperless
• різні постанови та накази в цій сфері (Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з органами контролю» від 06.06.2017 року №557, Постанова Правління НБУ «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України» від 14.08.2017 року № 78 та ін) тощо.

Але попри часи війни та складнощі як бізнесу, так і виклики для держави, нормативна база для регулювання питання ЕДО не стоїть на місці та було зроблено ряд кроків та змін. Цьому беззаперечно сприяє євроінтеграційний рух України.

Мова йде якраз про Експериментальний проект, про який стало чутно наприкінці 2022 (див. Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311), основними гаслами якого є наступні:

– в Україні визнаються європейські кваліфіковані електронні підписи;

– Європейський Союз може визнавати українські кваліфіковані електронні підписи як удосконалені;

– Україна може визнавати електронні підписи, створені в державах, що забезпечують належний захист персональних даних аналогами власноручних підписів (виключаємо ж агресорів, звичайно ж).

Якщо такі зміни запрацюють, то очікується:

• взаємовизнання електронних підписів (це допоможе спростити отримання певних послуг та ідентифікацію особи для релокованих компаній за межі України та українців за кордоном загалом, підписання електронних документів між українськими та іноземними контрагентами, які входять до списку держав, які можуть забезпечити належний захист персональних даних (див. перелік тут),
• безперервне обслуговування електронних підписів (і це незалежно від припинення діяльності надавача таких підписів, надаючи можливість віддаленої ідентифікації особи онлайн без особистої присутності під час отримання КЕП).

Наразі проект на етапі реалізації й вже декілька кроків було зроблено: внесено зміни до деяких (майже 90) законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації. (попередньо норми вступлять в дію 31.12.2023, див. Законопроект №6173 від 12.10.2021 – Закон України від 01.12.2022 № 2801-IX ). Мінцифри на етапі реалізації такої технічної можливості, і, як повідомляють представники цього Міністерства (на одній із зустрічей, організованих представниками СУП нещодавно), більшість необхідних засад вже для втілення проекту в життя покладено. Тому очікуємо на приємні зміни до кінця 2024 року.

 Щодо КЕПів також відбулися певні зміни. Кабінет Міністрів України ухвалив Постанову від 12 грудня 2023 р. №1298, якою було затверджено вимоги до форматів удосконалених електронних підписів та печаток, які використовуються для надання електронних публічних послуг, та вимоги до створення та перевірки удосконалених електронних підписів та печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, яка унормовує технічні вимоги до створення та перевірки вдосконалених електронних підписів чи печаток (надалі – Постанова). Такі зміни дозволять використовувати вказані підписи для отримання електронних послуг на постійній основі, а використання КЕП (і тим самим токенів) відтепер не є обовʼязковим.

Нагадаємо, досі удосконалені електронні підписи та печатки використовувалися в межах “експериментального проекту” на період воєнного стану.

Проект е-ТТН, як один із інструментів діджиталізації, протягом останніх кількох років знаходиться на етапі роботи для врегулювання логістичних питань. Так, Наказом Мінінфраструктури від 07 травня 2020 р. № 301 затверджено Порядок реалізації експериментального проекту щодо впровадження електронного документообігу електронної товарно-транспортної накладної, яким встановлено процедуру впровадження та умови функціонування електронного документообігу і реєстрації е-ТТН в системі електронного документообігу е-ТТН та який регулює відносини, що виникають під час реалізації експериментального проекту. А згідно Закону України «Про внесення змін до деяких законів України щодо окремих питань здійснення габаритно-вагового контролю» №1534-ІХ від 03 червня 2021 року впроваджується реєстр товарно-транспортних накладних.

Сам проект довго був на етапі тестової експлуатації системи е-ТТН, а перехід на обов’язкове використання був запланований ще на серпень минулого року.

Та вже 30 травня 2024 року у логістичній сфері все ж сталися зрушення: Уряд схвалив початок реалізації е-ТТН для внутрішніх перевезень – Постанова Кабінету Міністрів України №629 від 30 травня 2024 р. “Про питання реалізації експериментального проекту з впровадження товарно-транспортної накладної в електронній формі у сфері внутрішніх вантажних перевезень”

Але відкритим залишається питання застарілих норм, які вимагають дублювання електронних документів у папір та зберігати ці документи протягом дуже довгих строків. Так, досі діють застарілі норми з регулювання сфери ЕДО, а нові норми ще в процесі розробки та реалізації.

До прикладу, щодо строків та переліку документів обовʼязковим до зберігання в папері:

• Наказом Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 року встановлено необхідність дублювання електронного документа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в паперову форму,
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України N 578/5 від 12.04.2012 року передбачає не менше 20 видів документів тривалого та постійного зберігання, які відповідно у випадку створення їх в електронній мають дублюватися в письмовій формі.

Також, разом із цією проблематикою актуальним залишається питання використання е-архіву. Загалом же, зберігання документів як онлайн, так і офлайн стало проблемою протягом минулого року. У багатьох областях документи як бізнесу, так і держорганів були знищені, або ж важко було працювати із документами онлайн у звʼязку із проблемами доступу до електромережі тощо. Такий інструмент автоматизації процесів допомагає, як і системи ЕДО, зменшити витрати на зберігання та ресурси і час для того.

Представники компанії Intecracy DEALS, яка є членом комітету з інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців (надалі – СУП) вже тривалий час працюють над вирішенням питання скорочення таких строків та переліку, разом з іншими представниками комітету СУП. Очікуються зрушення в нормативній базі щодо цього питання. Невдовзі очікуємо на презентацію нового переліку. Тому слідкуйте за цими новинами або на сайті Intecracy DEALS, або на сайту СУП.

Отже, багато цікавих тем в площині ЕДО порушуються протягом останніх років. І тому варто слідкувати за змінами та враховувати їх для вашого бізнесу. А ми вам із цим допоможемо.

Якщо у вас є питання щодо юридичних та практичних питань ЕДО, чи навіть бажання запровадити електронний архів або ж дізнатися, які документи варто мати на підприємстві для безпечного використання ЕДО, звертайтеся! Команда Intecracy DEALS залюбки допоможе вам із вирішенням питань ЕДО.

Анна Барабанова

Юрист, експерт із питань ЕДО компанії Intecracy DEALS

anna.barabanova@dealssign.com