Як ЕДО підвищує ефективність управління кадрами

3/07/2024

Нещодавно Intecracy Deals провели нову серію відкритих вебінарів для бізнесу разом із Анною Барабановою. Цього разу тема була доволі актуальною для всіх, кого стосується питання кадрового документообігу та ролі електронного документообігу (надалі – ЕДО) при цьому, а саме – “Оптимізація кадрового обліку через електронний документообіг: ефективні інструменти та підходи”.

І запрошеним гостем-експертом у галузі трудового законодавства був Кирило Казак, адвокат та партнер Юридичної компанії “КПД Консалтинг”, який розповів про передові інструменти та підходи до кадрового обліку.

Такі зустрічі часто висвітлюють болючі питання для бізнесу. Але враховуючи, що такі заходи проводять онлайн, то учасники можуть задати питання по темі та одразу ж отримати відповіді. Про деякі такі питання ми розповімо вам у цій статті також.

Звичайно, коли ми говоримо про регулювання кадрового документообігу, то варто враховувати і ряд нормативно-правових актів, які регулюють як трудове законодавство, так і сферу ЕДО. Наприклад, основними з них є:

  • Кодекс законів про працю України, затверджений Законом № 322-VIII від 10.12.71,
  • Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851,
  • Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155,
  • Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5 (надалі – Порядок),
  • Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 за № 55.
  • Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, затверджений наказом Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21 та ін.

Те, що нормативна база впливає на ведення кадрового документообігу, всім зрозуміло. Та яка роль ЕДО при кадровому документообізі?

 Використання ЕДО та впровадження відповідних систем ЕДО має свої особливості. Коли підприємство вирішує використовувати ЕДО, то це тягне за собою певний алгоритм дій:

  • Прийняття рішення щодо впровадження електронного документообігу, шляхом видання відповідного наказу або розпорядження. Для цього варто
  • зробити попередню оцінку готовності підприємства,
  • обрати програмне забезпечення, яке буде краще всього вам підходити.
  • Фіксація домовленостей з працівниками щодо особливостей обміну кадровими документами, а також проведення навчання персоналу (як щодо використання ЕДО, так і щодо використання систем ЕДО, Е-підписів тощо).
  • Практична поступова інтеграція ЕДО в щоденні процеси підприємства.
  • Затвердження переліку документів, ведення яких передбачається в електронній формі.

При цьому роботодавець зобовʼязаний забезпечити:

  • контроль за інформуванням працівників про такі новації та отриманням ними електронних підписів,
  • строк зберігання електронних документів, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання,
  • вільне ознайомлення працівників з документами,
  • надання примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу,
  • наявність у відповідних осіб підприємства електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису таких осіб.

Перехід на ЕДО із умовами дотримання всіх законодавчих вимог, надає ряд переваг та зручностей як для бізнесу, так і всіх його працівників:

  • зручність і комфорт у використанні,
  • економія коштів,
  • зменшення витрат на зберігання документів,
  • заощадження робочого часу, який можна використати на виконання інших завдань,
  • покращення комунікацій як всередині підприємства, так і з зовнішніми партнерами,
  • надійне та тривале зберігання документів,
  • можливість залучення працівників до дистанційної роботи, тощо.

Окремою перевагою використання ЕДО є можливість забезпечити безпеку даних, попередньо перевіривши вендорів впровадження обраної вами системи ЕДО та самої системи на сертифікати безпеки. Використання систем ЕДО надають можливості

  • високого рівня забезпечення збереження ЕДО,
  • закритого доступу до відповідної системи,
  • розмежування прав доступу та управління ступенями конфіденційності,
  • протоколювання дій користувачів системи ЕДО тощо.

Як бачимо, бізнес отримає низку переваг, прийшовши до рішення перейти на ЕДО. Звичайно, потрібно врахувати всі необхідні кроки, але вони можуть бути доволі легкими при належній підготовці, із чим вам завжди можуть допомогти як такі юристи-спеціалісти як Кирило Казак, так і самі вендори систем ЕДО як Intecracy Deals.

Із огляду на запитання слухачів, досі залишаються популярними питання зберігання документів, поєднання ведення документації як в електронній, так і паперовій формі, наслідки євроінтеграційних змін в сфері ЕДО та ін.

Так, досі діють застарілі норми з регулювання сфери ЕДО, а нові норми ще в процесі розробки та реалізації.

До прикладу, щодо строків та переліку документів обовʼязкових до зберігання в папері.

Так, Наказом Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 року встановлено необхідність дублювання електронного документу постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в паперовій формі, а Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України N 578/5 від 12.04.2012 року передбачає не менше 20 видів документів тривалого та постійного зберігання, які відповідно у випадку створення їх в електронній формі мають дублюватися і в паперовій.

Ці нормативно-правові акти досі в процесі змін, щоб стати легшими  та гнучкими для бізнесу. Але це не означає, що дубляж документів у папері забороняє перейти на ЕДО.

За останні роки Міністерство юстиції вже внесло певні зміни до Порядку № 1886/5. Зокрема, більше не потрібно погоджувати з державними архівами електронні кадрові документи. Це значно полегшує роботу з ними і розширює використання в компаніях. Також, цей Порядок змінив і вимоги щодо створення паперового примірника електронного документа. За новими нормами ряд кадрових  документів зберігання можуть існувати вже виключно в електронній формі: заяви, графіки відпусток тощо. Їх більше не потрібно дублювати на папері. Проте є ще Перелік № 578/5, яким визначено обовʼязковість зберігання кадрової документації протягом 75 років.

Отже, обовʼязок мати такі документи у папері не позбавляє права паралельно використовувати електронну форму документів для власного обігу?

Так, але тут є ряд особливостей, які варто врахувати. І це й викликає питання в бізнесу, на які Кирило Казак із радістю надав експертні відповіді. Для чіткого розуміння деяких із них ми ділимося з вами:

  1. Чи унормована законодавчо можливість зберігання електронних кадрових документів, які підлягають тривалому зберіганню (75 років) ?

Так. Згідно зі статтею 13 розділу І Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

  1. Якими документами вимагається зберігання саме паперових кадрових документів 75 років ?

п. 16 Переліку – з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокові відрядження в межах України та за кордон; відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці) – 75 років.

  • Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5 передбачає, що накази з кадрових питань (особового складу) підлягають тривалому зберіганню (75 років).
  • Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 № 1886/5 передбачає, що установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (п. 4 Глави 1).
  1. Чи мають заяви зберігатися в паперовому виді? На прийом та звільнення?

Так, мають. Відповідно до п. 12 Глави 2 Розділу IV Наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, […….] документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

При цьому, слід зазначити, що згідно п. 499 Переліку (затвердженого наказом Мін’юсту № 578/5) особові картки працівників зберігаються 75 років після звільнення.

  1. Отже, обовʼязок мати такі документи у папері не позбавляє права паралельно використовувати електронну форму документів для власного обігу. Вірно?

Так. Необхідно звернути увагу, що відповідно до Наказу Міністерства юстиції України 11.11.2014 № 1886/5 паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто зберігання у двох формах (паперовій та електронній) означає не створення двох однакових документів, а друк вже існуючого електронного документа та його подальше засвідчення.

Ведення одного і того ж документа в установі в електронній та паперовій формах не допускається, тому дублювання кадрових документів не потрібне.

Варто також додати, що регулювання трудових відносин має свої особливості під час воєнного стану та часів євроінтеграційних змін. На приклад, Експериментальним Проектом (див. Постанову КМУ від 22.11.2022 № 1311) визначено взаємовизнання електронних підписів із країнами ЄС. Такі подальші ітерації викличуть і ряд змін до українського законодавства і вже цьому є наслідки. Процес переходу державою та бізнесом на ЕДО є безповоротним. Особливої значущості ми бачимо зараз, коли багато паперової документації було знищено через дії агресора, коли збереження документів у хмарі допомогли би їх збереженню.

Тому радимо слідкувати за всіма змінами та новаціями у законах.

Отже, перехід на ЕДО не тільки крок до комфорту ведення кадрового документообігу, та обовʼязковий крок до подальших змін у ногу із часом та його новими правилами.

Якщо у вас виникнуть питання щодо впровадження ЕДО, систем ЕДО, а також щодо кадрового документообігу, експерти із Intecracy Deals та Кирило Казак із радістю допоможуть вам їх вирішити.

Посилання на відео-зустріч із Кирилом щодо питань оптимізації кадрового обліку через ЕДО: https://www.youtube.com/watch?v=iEfJCmFow8s.

Автори статті: Анна Барабанова та Кирило Казак

Усі новини