Електронний документообіг: що це таке та як його впровадити

Впровадження електронного документообігу на підприємстві одразу надає безліч переваг та робить процеси більш комфортними та простішими. Розповідаємо, що таке електронний документообіг та які переваги він має.

Що таке електронний документообіг

Електронний документообіг — це обмін документами в електронному форматі (на відміну від паперу) захищеними каналами зв’язку. Такі документи мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів, тому роздруковувати їх не потрібно — згідно до закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Відправник створює документ, підписує його електронним підписом (ЕП) та відправляє. Одержувач приймає документ, підписує своїм ЕП, потім відправник отримує повідомлення, що документ підписано.

Електронний підпис (ЕП) — це еквівалент звичного підпису від руки, який підтверджує авторство електронного документа та має повну юридичну силу.

Якими документами можна обмінюватись

Перехід на електронний документообіг на підприємстві дозволяє обмінюватися будь-якими первинними бухгалтерськими документами: договорами, рахунками-фактурами, актами виконаних робіт тощо.

Навіщо компаніям потрібен електронний документообіг

Ось лише п’ять головних причин:

  • зменшити кількість паперових документів в офісі;
  • скоротити фінансові та трудові витрати на утримання архіву;
  • знизити витрати на друк, канцтовари, надсилання документів;
  • зменшити трудовитрати за рахунок виключення ручних дій та автоматизації процесу;
  • позбутися втрат документів та необхідності виставляти їх заново.

Як виглядає електронний документообіг під час обміну документами між компаніями

  1. Співробітник однієї з компаній формує документ, наприклад, заяву або офіційний лист.
  2. Потім підписує його електронним підписом та надсилає через систему ЕДО адресату.
  3. Працівник компанії-отримувача прочитує документ, а потім також проставляє свій електронний підпис.
  4. Відразу після цього в першу організацію надходить повідомлення, після якого можна діяти — відвантажувати товари, переказувати оплату або здійснювати інші дії, описані в документі.

Види електронного документообігу

Можна виділити два основних види ЕДО: внутрішній (у межах однієї організації) та зовнішній (передавання даних між компаніями та держустановами). Існує детальніша класифікація за типами документів. Ось вона:

  • кадровий ЕДО;
  • управлінський;
  • складський;
  • бухгалтерський;
  • архівний тощо.

Багато великих сервісів підтримують роботу з будь-якими типами документів. Але найчастіше принципи електронного документообігу застосовують для первинної бухгалтерської документації чи формування рахунків-фактур.

Найпростішим прикладом ЕДО можна вважати електронну пошту. Вона також забезпечує швидке передавання даних, але ефективна лише у разі, якщо обидві сторони погодили обмін даними. Але пошта є небезпечним каналом передавання серйозних документів, а деякі державні служби просто відмовляються приймати документи, надіслані через звичайну електронну пошту.

Основи електронного документообігу

Щоб уникнути неприємностей та безпечно обмінюватися важливими документами потрібно працювати через системи операторів. Оператори ЕДО — це організації, які мають необхідний програмний комплекс для обміну інформацією — як відкритою, так і суворо конфіденційною. По суті, це послуги із захищеними каналами зв’язку зі спеціальним шифруванням.

Ось на що варто звертати увагу при виборі системи ЕДО:

  • швидкість роботи технічної підтримки клієнтів;
  • готовність надавати допомогу в підключенні контрагентів;
  • додаткові можливості інтеграції;
  • наявність консультантів, готових допомогти клієнтам із впровадженням ЕДО.

Окрім обміну документами, оператор забезпечує клієнтам повноцінний сервіс:

  • гарантує конфіденційність, використовуючи для обміну лише канали із високим ступенем захисту;
  • стежить за регламентами, дотримується вимог законодавства;
  • здійснює перевірку справжності електронних підписів.

Переваги ЕДО

Впровадження електронного документообігу надає багато переваг, але ось основні:

Економія грошей.

Ви заощаджуєте близько кілька десятків тисяч гривень на друці, конвертах і доставці паперових документів.

Економія часу.

Обмінюватися електронними документами так само швидко, як переписуватися в онлайні. Не треба витрачати час на пошук документів, доставку та роботу з ними.

Доступ 24/7.

Документи можна підписувати та надсилати в будь-який час із будь-якого пристрою, на якому є доступ до електронного підпису.

Гарантія доставки та конфіденційності.

Листи не губляться й не потрапляють до зловмисників, оскільки зберігаються в захищеному особистому кабінеті.

Зручність зберігання.

Не потрібно створювати приміщення для зберігання документів.

Отримати безкоштовний доступ на рік, або вибрати зручний тарифний план можна на сторінці Deals Online

Усі новини