Електронний документообіг: види систем та їхні функції

ЕДО працює завдяки системам електронного документообігу. Вони мають свої види та функції. Розповідаємо, що це таке та робимо огляд сучасних систем електронного документообігу.

Що таке система електронного документообігу

Система електронного документообігу — це програмне забезпечення для роботи з електронними документами на всіх стадіях їхнього життєвого циклу: створення, редагування, зберігання.

Сучасні системи підтримують можливості маршрутизації документів і, звісно, такі базові функції, як пошук, класифікація тощо. Документи та бізнес-процеси є нерозривними, тому сучасні системи автоматизації мають містити набори інструментів для роботи як із процесами, так і з інформацією.

Види систем електронного документообігу

Традиційно можна виділити кілька видів систем електронного документообігу:

Workflow

У перекладі з англійської це «потік робіт», й означає систему, яка координує виконання завдань у рамах бізнес-процесів компанії. Більшість бізнес-процесів супроводжуються документами — заяви співробітників на відпустку, пояснювальні, накази всередині компанії, запровадження нових регламентів тощо.

Використання системи внутрішнього електронного документообігу дозволить позбутися паперової тяганини та довгого погодження документів. Система підкаже, як правильно оформити внутрішній документ, а терміни виконання завдань контролюються за допомогою нагадувань.

ECM-система (Enterprise Content Management)

Це гібрид workflow-системи документообігу та електронного архіву. Відповідає не лише за маршрутизацію процесів, які раніше оформлялися б за допомогою паперових документів, а і зберігає важливі файли, організовує співробітникам віддалений обмін знаннями. Іноді також містить CRM-систему — зберігає історію взаємодії з клієнтом і дозволяє її контролювати.

Електронний архів

Це окремий випадок системи управління документообігом — перехідний етап між паперовим та електронним документообігом. Паперовий архів — це стоси папок та ящиків із документами, серед яких вручну потрібно відшукати необхідний. В електронному архіві зберігаються самі паперові документи, але в оцифрованому вигляді. Так їх можна розсортувати за різними критеріями та організувати зручний пошук за даними всередині самого документа, а не лише за його ознакою.

Такий архів розв’язує проблему фізичного доступу до документів для великих організацій із філіями в різних містах.

Функції систем електронного документообігу

Ось основні функції системи електронного документообігу:

  • Створення, реєстрація та зберігання електронних документів, створення картки документа.
  • Рух документа за заданим маршрутом, можливість його відстеження.
  • Ведення історії змін документа.
  • Створення та налаштування повідомлень про проходження документа та його статус.
  • Ведення журналів, контроль строків виконання, створення звітів.
  • Аналітичні функції.
  • Імпорт та експорт документів, зокрема сканування та друк паперових документів.
  • Забезпечення безпеки та конфіденційності інформації, зокрема контроль та розмежування доступу, використання цифрового підпису тощо.

Системи електронного документообігу в Україні

В Україні вже працюють системи електронного документообігу, запровадження яких зробить страхування зручнішим.

Наприклад, програма електронного документообігу Deals. Завдання системи — збільшувати кількість погоджених вчасно документів. Ось ще кілька переваг програми:

  • вона в кілька разів скорочує час підготовки та погодження документів;
  • економить на адміністративних та логістичних витратах;
  • надає постійний доступ до документів;
  • підтримує всі українські АЦСК.

Щоби почати нею користуватися, треба тільки підключитися до системи. А потім додати власного контрагента, і все — можна підписувати та обмінюватися документами онлайн.

Спробуйте безкоштовно перший рік та отримайте 50 підписів у подарунок на погодження документів у системі Deals.

Інша програма електронного документообігу — Megapolis.DocNet. Вона може організувати систему електронного документообігу в компаніях будь-якого рівня та сфер діяльності. Також користуватися нею можуть державні установи, підприємства й органи влади.

Система може автоматизувати документоорієнтовані бізнес-процеси, які пов’язані із загальною та операційною діяльністю організації. 

Усі новини