Як іноземцю отримати кваліфікований електронний підпис в Україні

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це зашифрована юридично значима електронна версія вашого підпису. Завдяки йому документи стають законними, а підписанта можна легко ідентифікувати. 

Оформити КЕП можна швидко і безкоштовно в багатьох спеціальних центрах сертифікації. Однак все ускладнюється, якщо мова йде про нерезидента України. Про нюанси отримання КЕП іноземцями розповідає юрист Deals Анна Барабанова. 

Чи можуть іноземні юридичні особи отримати кваліфікований електронний підпис в Україні?  

Так, якщо вони мають представництво в Україні або виконують проєкти/програми міжнародної технічної допомоги.

Чому ця послуга доступна не для всіх? 

Справа в тому, що в пункті 4.1.6 Регламенту вказано, що кваліфікований надавач електронних довірчих послуг зобов’язаний ознайомитися з інформацією про юридичну особу, що міститься в Єдиному державному реєстрі, а також пересвідчитися, що обсяг її цивільної правоздатності та дієздатності є достатнім для формування та видачі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг перед формуванням та видачею кваліфікованого сертифіката відкритого ключа здійснює ідентифікацію особи уповноваженого представника юридичної особи відповідно до вимог Закону України  «Про електронні довірчі послуги», а також перевіряє обсяг його повноважень за документом або за даними з ЄДР, що визначають повноваження представника.

Тому, якщо в юридичної особи немає представництва в Україні, то вона не може надати інформацію з Єдиного державного реєстру, а це означає, в тому числі, що немає документів, необхідних для її ідентифікації та реєстрації. Тому в отриманні кваліфікованих сертифікатів електронного підпису чи печатки юрособі відмовлять.

Де нерезиденти можуть отримати КЕП?

Іноземні юридичні компанії та організації можуть отримати КЕП у відокремлених пунктах реєстрації Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг інформаційно-довідкового департаменту ДПС України.

Які документи треба надати юридичній особі-нерезиденту, щоб отримати КЕП?

Центральне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків опублікувало повний перелік документів. Отже, треба надати:

• заповнену та підписану Реєстраційну картку для юридичної особи встановленого зразка, у двох примірниках; 
• додаток до Реєстраційної картки (в разі одночасного отримання ЕДП для більш ніж однієї особи), у двох примірниках; 
• витяг з відповідного реєстру, виданого в країні реєстрації іноземної компанії, організації або оригінал установчого документа такої юридичної особи або копія такого документа, який нотаріально засвідчений відповідно до законодавства. Установчі документи та витяги, складені іноземною мовою подаються з відміткою консульської служби про легалізацію або з проставленим апостилем, якщо інше не передбачено міжнародним договором разом із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову (надаються виключно для ознайомлення); 
• оригінал та засвідчену копію* довідки за формою № 34-ОПП про взяття на облік платника податків, відомості щодо якого не підлягають включенню в Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань; 
• засвідчені копії** документів, що підтверджують належність заявника (окрім керівника) до юридичної особи – нерезидента та його повноваження (наказ/витяг з наказу про призначення на посаду, або трудовий договір (за необхідності із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову); 
• оригінал та засвідчену копію* дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства або службової картки (за наявності таких осіб); 
• оригінал та засвідчену копію* паспортного документа іноземця із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особу без громадянства відповідно до Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства» (для фізичних осіб – іноземців або осіб без громадянства); 
• унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності); 
• оригінал та засвідчену копію* документа про зміну прізвища заявника, виданого відповідним державним органом (якщо в поданих документах є невідповідність прізвища); засвідчену копію* реєстраційного номеру облікової картки платника податків (ідентифікаційного номера). За наявності у паспорті громадянина України реєстраційного номера облікової картки платника податків, замість копії картки платника податків, може бути подана копія сторінки паспорта громадянина України з відповідною відміткою. Якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову. За наявності відображення паспорта громадянина України/паспорта громадянина України для виїзду за кордон в застосунку «Дія», версії не нижче 2.0, копія облікової картки платника податків надається за допомогою функції «Шерінг» застосунку «Дія».

*– відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», особистого підпису, ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

**– відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади співробітника відповідального за виготовлення, засвідчення та видавання копій, його особистого підпису, ініціалів та прізвища, дати засвідчення та скріплюється відбитком печатки (за наявності).