Особливості ведення ЕДО та зберігання документів на підприємстві

Зараз відповідний час для того, щоб організація документообігу та виконання документів на підприємств розвивалися та були актуальними. Вкрай важливо правильно опрацювати документацію в перші місяці нового року. Розповідаємо, як це зробити грамотно та без проблем. 

Правила документообігу 

Насамперед зазначимо, загальні питання зберігання, архівування та знищення первинних документів регулюють: Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5. 

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» говорить, що підприємство може саме визначати та затверджувати правила документообігу, а також технологію обробки облікової інформації. 

Сам Закон про бухгалтерський облік не дає визначення поняттю документообіг. Однак це можна знайти в абзаці 14 п. 2 р. І Правил № 1000/5. Згідно цього, документообігом називають рух документі з моменту створення (одержання) до завершення виконання й передачі до архіву або відправлення.

Також Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 зазначає про необхідність встановити графік документообігу. Оформити його можна за допомогою схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів. Це те, що роблять всі підрозділи організації, а також всі виконавці. Також варто зазначати їхній взаємозв’язок і термін за який роботи будуть виконані. 

Більше деталей про це можна дізнатися на вебінарі «Юридичні аспекти електронного документообігу. Нові можливості СЕД Deals для українських компаній». Реєстрація на нього — тут.  

Інший важливий момент з Закону про бухгалтерський облік. Він говорить, що задача керівника підприємства — забезпечити умови, щоб кожен підрозділ, служба та працівник, який причетний до бухобліку, неухильно виконували порядок оформлення та подання до обліку документів. Це означає, що всі вони повинні слідкувати графіку документообігу, який був затверджений на підприємстві.  

Ведення документообігу 

Ось основні вимоги ведення електронного документообігу: 

В електронній формі здійснюється надсилання та передавання електронних документів. Дата та час відправлення — це ті, коли вже неможливо скасувати відправлення. Виключення — автор й адреса домовилися про інше.   

Коли автору прийшло повідомлення про отримання, тоді електронний документ вважається отриманим адресатом. 

Порядок підтвердження електронного документа можна здійснювати в будь-якому порядку, якщо сторони не вирішили щось інше. Головна умова — потрібно вказувати дані про час і факт одержання. Якщо автор не отримав підтвердження про отримання документа — він вважається неотриманим.  

Кваліфікований електронний підпис підтверджує особу-підписанта та перевіряє цілісність електронного документа. Це можливо завдяки тому, що їх зберігають на електронних носіях інформації. 

Які діють строки зберігання первинних документів та яка відповідальність за порушення 

Початок облікового року в питанні первинних документів слід розпочинати з перевірки минулорічних і розбити їх за класифікацією. Ось такою: 

  • Документи, які треба архівувати та зберігати безстроково. 
  • Документи, які можуть бути знищені, бо вони їх вже не треба далі зберігати. 
  • Документи минулих років. Вони мають бути доступними, бо потрібні для перевірки органами контролю, допомагають врегулювати питання з контрагентами, а також з ними можливо складати звітність за минулі періоди. 

Як сказано в Переліку № 578 документи за строком зберігання можна поділити на два основних типа: 

  1. Документи тривалого зберігання. Це понад 10 років. 
  2. Документи тимчасового зберігання. До десяти років. 

Також є документи, які треба зберігати навіть тоді, коли закінчилися строки їхнього зберігання. Це пов’язано з тим, що вони можуть знадобитися для перевірки щодо дотримання законодавства з питань податків. 

Ще один момент: п. 44.3 ПКУ визначає строки зберігання первинних документів, регістрів фінансової звітності та бухгалтерського обліку й інших документів, які пов’язані з нарахуванням та сплатою податків і зборів. 

Важливо пам’ятати, що Перелік № 578, який визначає строки зберігання документів, показує лише мінімальний показник. Це означає, що скорочувати строки — заборонено. Однак не заборонено їх продовжувати, якщо це треба для роботи підприємства.  

Обчислювати перебіг строків зберігання документів починають 1 січня. Тобто обчислення справ, які завершать діловодство 2022 року, почнеться 1 січня 2023 року. 

Інший важливий момент — електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях не менше часу ніж відповідні паперові документи.  

Якщо суб’єкт господарювання порушує строки зберігання відповідних документів, то він отримує штраф. Його сума — 1020 грн (2040 грн у разі повторного порушення) згідно з п. 121.1 ПКУ.

Усі новини