Інсайти Круглого столу. Електронний архів для банків: вимоги та практичні аспекти

31 жовтня відбувся Круглий стіл: «Електронний Архів для Банків: Вимоги та Практичні Аспекти», який спільно організували представники  Незалежної асоціації банків України ,INTECRACY DEALS та Спілки українських підприємців.  У заході взяли участь фахівці з банківської сфери, Міністерство цифрової трансформації України, Міністерство юстиції України, Державна архівна служба України  та Національний банк України. 

Одним з ініціаторів круглого столу був СЕО INTECRACY DEALS та Керівник Комітету ІКТ СУП Олександр Вернигора, який є одним з амбасадорів впровадження ЕДО та paperless у бізнес-середовищі. Під час заходу він детально розповів про реформації у сфері інформаційних технологій та важливість використання електронних архівів та електронного документообігу. Також співорганізатором зустрічі був  Заступник Голови правління МТБ Банку Ілля Климович, який очолює  підкомітет «Інновації» НАБУ, є заступником Голови Комітету ІКТ СУП, який висвітлював зі сторони банків питання впровадження е-архіву НБУ. 

На зустрічі також обговорювалися ключові питання впровадження електронних архівів для банків та бізнесу загалом. Один з учасників, Олександр Лашко, представник проекту Державної архівної служби України, висвітлив проблеми та можливості впровадження електронних архівів для банків, питання оптимізації процедур, вимог до електронних документів та переходу на електронний архів.

У контексті цього заходу важливі питання стосувалися зберігання фінансових документів. Тепер фінансові бухгалтерські документи можуть зберігатися протягом трьох до п’яти років, з можливістю їхнього знищення після цього терміну, якщо не було жодних перевірок чи судових справ.

Національний банк України активно впроваджує електронний архів у банківську систему з метою модернізації документообігу та спрощення співпраці між банками та регулятором. Ця ініціатива спрямована на покращення доступу до інформації та збереження ресурсів.

Для оптимізації строків зберігання, Національний банк спростив перелік типів документів та строки їх зберігання відповідно до постанови НБУ №130. Планується також співпраця з Мін’юстом і Державною архівною службою для включення правил застосування переліку документів, які утворюються в діяльності Національного банку та банківської системи, в постанову №130.

У майбутньому передбачено створення модулів для інтеграції архівів, що дозволить банкам та іншим фінансовим установам взаємодіяти з Національним банком через програмне забезпечення, яке відповідає діючим вимогам та нормативам.

Процес формування і зберігання документів тривалого та постійного строку в Національному банку добре організований, з участю як електронних, так і паперових форматів, дотримуючись всіх вимог законодавства та чіткої процедури. 

Планується створення нових нормативно-правових актів для відповідності новим викликам та вимогам, а співпраця з експертами та відгук від галузі допомагають удосконалити цей процес.

Нові можливості для реформування архівної справи в Україні обговорюються у контексті електронних архівів. Розглядаються питання оптимізації процедур, вимоги до електронних документів та перехід на електронний архів. Робочі групи займаються доопрацюванням нормативно-правових актів, спрощенням процедур та адаптацією до міжнародних стандартів. Це включає в себе важливі питання, такі як архівування документів, як це пов’язано з концепцією “Born Digital” документів. Відповіді на питання про можливість скорочення переліку архівування та подальший розвиток проекту очікуються від представників Мінʼюсту та інших організацій.

Що стосується зміни назви електронного документа, це може призвести до зняття електронного підпису та порушення цілісності документа. Проте технічно ви можете внести зміни в документ, відправити його для перевірки архіву, і якщо він відповідає вимогам, отримати акт підтвердження. Після внесення змін важливо знову підписати документ і відправити його на архів для проходження процедур.

В’ячеслав Клименко, представник Міністерства цифрової трансформації України, розповів про успішні кроки України у наближенні її законодавства до європейських стандартів у сфері електронних довірчих послуг. Однією з ключових ініціатив був експериментальний проект, який дозволив українським кваліфікованим електронним підписам бути визнаними в Європі. Зараз Україна активно працює над розвитком нормативної бази для використання цих підписів в Україні. Закон, що вступить в силу з 31 грудня, буде гармонізованим з європейським регламентом і вже передбачатиме можливість використання кваліфікованих електронних підписів та електронних гаманців.

Коли громадяни України звертаються до Національного банку України, їм буде створено особистий кабінет, аналогічний тому, що вже існує для Фонду гарантування та банків. У цьому кабінеті громадяни матимуть можливість отримувати документи. На сьогоднішній момент, коли громадяни подають запити на інформацію, існує два варіанти відповіді. Якщо громадянин просить паперовий документ, що знаходиться в архіві Національного банку, йому надається відповідна копія, яка засвідчується і відправляється у паперовому вигляді. Однак у випадках, коли запит є невеликим чи простим, також створюється електронна копія, яка засвідчується відповідно до встановленого порядку. Ця процедура включає звернення, обробку вхідних та вихідних листів у встановлені терміни. Щодо обсягу паперових документів, які зберігаються в архіві Національного банку, він становить 1,4 мільйона архівних справ, що займають пару тисяч квадратних метрів простору.

Учасники круглого столу, а саме представники Інтекрасі Ділс та МТБ Банку зазначили, що при виникненні питань, повʼязаних із використанням ЕДО та переходу банками на ЕДО, раді будуть проконсультувати всіх бажаючих.

Ці інсайти свідчать про важливість переходу до електронних архівів для оптимізації банківської справи в Україні. Зазначено, що практична реалізація та майбутні плани у сфері електронного документообігу важливі як ніколи.

Розглянуті питання потребують подальшої уваги та співпраці для досягнення значущих змін та покращень у майбутньому.