Можливості використання КЕП. Що краще: корпоративний КЕП чи особистий?
Користувачі електронного документообігу (далі – ЕДО) доволі часто звертаються із питанням “який же підпис варто використовувати для підписання документів у компанії?”
Є КЕПи особисті, а є ті, які видані працівником спеціально для використання такого КЕП при підписанні документів від імені компанії, як працівник такої. Тут же і виникають питання щодо того, чи можна особистий КЕП використовувати працівникам для роботи на підприємстві.
Відповідно до ч. 2 ст. 207 Цивільного кодексу України правочин, який вчиняє юридична особа (далі – ЮО), підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Тобто підписувати документи, які надаються підприємством третім особам, повинна особа, яка має право діяти від імені підприємства.
ст. 17 ЗУ Про електронні довірчі послуги визначає в п.2, що електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до законодавства, а також автентифікація в складових частинах інформаційних систем, в яких здійснюється обробка таких електронних даних та володільцями інформації в яких є органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг.
Та на сайті ЦЗО ж зазначають: “У однієї людини може бути кілька КЕП — для особистих потреб і професійної діяльності. У електронному підписі, який видає співробітнику компанія, вказані його ім’я та код ЄДРПОУ організації. В особистому КЕП замість коду організації прописаний індивідуальний податковий номер людини. Не можна використовувати свій особистий КЕП для підписання документів від імені компанії.” Але не все так однозначно, адже нормативно це так більше ніде не визначено, проте використання працівником “робочого” КЕПу спрощує перевірку держорганами таких операцій.
А ось ст. 7 ЗУ Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану зазначає, що в умовах воєнного стану- передбачена можливість використання альтернативних способів обміну кадровими документами, що визначаються за згодою сторін.
Тобто використання особистого КЕП працівником цілком правомірно, якщо сторони про це домовляться належним чином і в особи-підписувача буде повний обсяг прав для того, щоб підписувати своїм КЕПом документи від імені юридичної особи.
У системі ЕДО DEALS вже є готовий обсяг технічних можливостей та досвід реалізації таких кейсів, якщо ви таким чином вирішили вести роботу зі своїми працівниками. Так, за допомогою системи ви зможете належним чином ідентифікувати працівників, яким попередньо надали дозвіл (наприклад, довіреністю тощо) підписувати документи від імені компанії.
