Як “рaperless office” допомагає оптимізувати бізнес
Інновації сьогодні є однією з умов розвитку бізнесу. Саме IT- рішення допомагають скорочувати витрати і звільняють грошові ресурси, необхідні для росту компаній.
Мінімум, який бізнес може зробити для оптимізації своєї роботи і економії значних коштів, — це відмова від паперу і перехід на електронний документообіг. Більш того, так званий “paperless office” (безпаперовий офіс) допоможе вирішити глобальні екологічні проблеми. Таким чином, використовуючи електронний документообіг, компанії оптимізують власну роботу і стають соціально відповідальними.
На сьогодні, наприклад, такі великі гравці українського ринку, як “Київстар” і “Укртелеком”, перевели свій внутрішній документообіг в безпаперовий вид. Дану тенденцію підтримали і державні органи влади. Останні отримали таку можливість в 2012 році, завдяки Положенню “Про систему електронної взаємодії органів виконавчої влади”, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2012 р № 670. У документі говориться, що система електронної взаємодії органів виконавчої влади призначена для автоматизації процесів створення , відправлення, передавання, одержання, обробки, використання, зберігання, знищення документів в електронному вигляді та копій паперових документів в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису, які не містять інформації з обмеженим доступом, і контролю за використанням актів, протокольних рішень Кабінету Міністрів України та інших документів.
У той же час використання бізнесом систем внутрішнього електронного документообігу (СЕД) законодавчо не регулюється. Це дає йому більше можливостей та інструментів для автоматизації внутрішніх процесів.
Що дає впровадження СЕД для бізнесу? Це перше питання, яке задають компанії, які замислюються про перехід на внутрішній безпаперовий документообіг. Поділюся з вами спостереженнями і висновками, які я зробив завдяки власному досвіду впровадження СЕД Megapolis.DocNet, яка на сьогодні успішно працює в органах виконавчої влади України, а також у великих і середніх компаніях України.
Крім функції соціальної відповідальності безпаперовий документообіг дозволяє бізнесу наступне:
Прискорення бізнес-процесів
Наш досвід впровадження СЕД в різних компаніях показує, що частина внутрішніх процесів компанії регламентована, а інша частина — не регламентована взагалі, або частково регламентована. Причина цього – людське спілкування. Співробітники вирішують питання і проблеми, в тому числі різні неузгодженості, неясності і неточності, що стосуються внутрішніх процесів компанії, шляхом людського спілкування, що може затягувати їх виконання. Автоматизовані системи же не вміють спілкуватися з людьми. Тому при впровадженні СЕД відбувається регламентація всіх процесів. Це в свою чергу сприяє підвищенню ефективності діяльності компанії, що дозволяє істотно прискорити всі процеси і забезпечити високий рівень контролю.
За нашими підрахунками, СЕД економить 85% робочого часу співробітників компанії, яке вони раніше витрачали на роботу з документами. Система електронного документообігу скорочує час, зокрема необхідне співробітникам для створення, узгодження та пошуку документів. У зв’язку з цим у них залишається набагато більше часу на виконання своїх ключових функцій.
Ще одна важлива перевага СЕД — практична гарантія від втрати документів, які часом дуже складно знайти у великих обсягах документообігу. У СЕД передбачено електронне сховище, в якому здійснюється автоматизований пошук будь-якого документа. Пошукова функція може також працювати в режимі інтернет-пошуку.
За допомогою СЕД можливо відстежити стан виконання завдань, стадію узгодження документів та інші процеси. Автоматичний контроль виконання — це важливий інструмент, що дозволяє підвищити ефективність будь-якої великої компанії. Йдеться про те, що в СЕД можливо не тільки ставити завдання співробітникам, а й контролірвать їх виконання. Для цього в СЕД спеціальним регламентом встановлюються тимчасові рамки виконання завдання, місце знаходження документів та інші параметри. Регламенти щодо виконання завдання створюються в самій системі і автоматично контролюються. За результатами контролю в СЕД відправляються повідомлення у вигляді сигналів, звітів або листів, в залежності від настройки.
За допомогою СЕД компанія може зберігати всю інформацію в хмарному сховищі, що дає можливість доступу до них у будь-який час і з будь-якого місця. Робота в СЕД може відбуватися в WEB-браузері або мобільному додатку. Це дає можливість співробітникам виконувати роботу за допомогою планшета або навіть телефону. У СЕД документи можна узгодити за допомогою підписання електронним цифровим підписом (далі — ЕЦП). Також існує можливість працювати в СЕД, не заходячи в саму систему. Наприклад, узгодити документ можна просто в пошті. Співробітникові приходить на пошту лист з додатком, з проханням погодити. Він відкриває додаток і – погоджує документ чи ні. У СЕД також існує можливість спілкуватися і спільно редагувати документи.
З досвіду впровадження СЕД MegapolisDocNet хочу звернути увагу на зручність використання в СЕД корпоративного чату, який прив’язаний до певного документу або поставленому завданню. Таким чином, навіть через 10 років у співробітника буде можливість вивчити всю переписку щодо узгодження певного документа або поставленого завдання.
Економія коштів
Впровадження СЕД значно скорочує операційні витрати на внутрішні процеси компанії.
Електронні документи не потрібно роздруковувати, фізично доставляти і десь зберігати. Все це можна робити онлайн в електронному вигляді. За нашими підрахунками, впровадження СЕД забезпечує до 90% економії операційних витрат компанії, пов’язаних з обробкою документів.
Виходячи з власної практики, можу сказати, що період окупності СЕД MegapolisDocNet — до одного року.
Оптимізація процесів всередині компанії
За результатами впровадження системи безпаперового внутрішнього документообігу, на підставі отриманих даних, може виконуватися оптимізація бізнес-процесів компанії. Це робиться з метою прискорення роботи і підвищення її ефективності.
У свою чергу, оптимізація внутрішніх процесів компанії часто призводить до ліквідації посад в компанії, що призводить до звільнення співробітників. У зв’язку з цим часто оптимізація є досить болючим процесом для компаній, хоча і ефективним.
Виклики часу
Тенденції, які сьогодні існують на ринку, говорять про те, що успішні компанії переводять в електронний вигляд не тільки свій внутрішній документообіг, а й зовнішній. Законодавчі зміни, які ми можемо спостерігати останнім часом в Україні, свідчать про те, що такі консервативні сфери, як банківська і судова переходять на електронний документообіг і стають paperless. Бізнес повинен йти попереду цих тенденцій і заздалегідь підготуватися до переведення свого документообігу в електронний вигляд.
Завдяки тим, що відбувається сьогодні стрімким перетворенням в Україні в частині діджиталізації, яких не було останніх двадцять років, український бізнес виявився в ситуації, коли все ж може статися чудо, і він виживе. Сподіваємося, що ми зможемо за 5 років пройти той шлях, який європейські компанії проходили 20 років.
Олександр Россол, директор IT компанії InBase
Джерело: Delo.ua
