Автоматизация электронного документооборота: зачем она нужна и как выбрать систему

Сейчас организации, которые тратят время и деньги на возню с бумажными документами, остаются позади конкурентов. Вырваться вперед и ускорить развитие бизнеса поможет автоматизация электронного документооборота.

Что это такое

Автоматизация документооборота – это система работы с документами, при которой все процессы выполняются в электронном виде по упрощенному сценарию.

В специальном сервисе можно создавать электронные документы, обрабатывать их, делиться, согласовывать, контролировать доступ к отдельным документам и в целом документооборот в компании.

При этом усилия со стороны сотрудников минимальные, ведь основной порядок действий и маршруты согласования документов прописаны заранее.

Зачем нужна автоматизированная система документооборота

• Ускорение всех процессов, связанных с документами

Согласно исследованиям, сотрудники тратят около 8 часов в неделю только на поиски нужных документов. Кроме этого, они их создают, заполняют, печатают, разносят по кабинетам на согласование и подпись, отправляют почтой или курьером, контролируют, где они и на какой стадии их обработка.

Все эти процессы займут значительно меньше времени, если их перевести в цифру, выстроить маршруты для каждого типа документов и автоматизировать. Сотрудники смогут тратить больше времени не на рутину, а на стратегические задачи.
Согласовать документы можно будет за считанные минуты. Это помогает ускорить работу всей компании, а значит и развитие бизнеса.

• Экономия ресурсов

Автоматизированные системы документооборота позволяют, во-первых, сократить расходы на печать, покупку и обслуживание принтеров, доставку документов, аренду помещений для хранения архива и подобное. А во-вторых, благодаря им сотрудники тратят на обработку и согласование документов значительно меньше времени. Поэтому больше ресурсов остается на более важные и перспективные задачи. Это также экономит бюджет на зарплаты и помогает компании быстрее развиваться.

• Безопасность

Конфиденциальность информации легче обеспечить, если она хранится на защищенных серверах и дублируется в облаке. Руководство выбирает, у кого есть доступ к каким документам, а подписать их можно только своим цифровым ключом. В бумажном же виде информацию легче украсть или передать не тем людям.

• Уменьшение рисков

Бумажные документы трудно вовремя найти, легко потерять и невозможно забыть таким образом можно заработать штраф, проиграть суд или замедлить продвижение работы. Их может уничтожить пожар или затопление. А процесс автоматизации документооборота поможет уменьшить возможные риски практически до нуля.

• Цельное видение всех процессов

Автоматизация документооборота на предприятии позволит руководству и сотрудникам знать, какие задачи у кого в работе, на каком этапе обработка документов и так далее. Так они смогут видеть все процессы целостно.

Программы для автоматизации электронного документооборота

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть разных типов. Поэтому компаниям при выборе нужно ориентироваться на свои потребности, причем не только актуальные сейчас, но и те, что возникнут в перспективе.
Если у руководителей в голове будет картинка идеального результата автоматизации, они смогут изначально выбрать программу, которую позже можно будет интегрировать с другими и полностью закрыть все потребности. Даже если сразу она будет выполнять всего пару функций.

Итак, какие есть основные автоматизированные системы электронного документооборота:

• Системы для юридически значимого обмена документами

Это сервисы, в которых можно подписывать документы онлайн с помощью цифровых подписей. Наш продукт – автоматизированная система управления документооборотом Deals – позволяет обмениваться любыми электронными документами с контрагентами и подписывать их с помощью КЭП в несколько кликов. Его можно внедрить как онлайн-сервис или развернуть в корпоративной среде клиента.

• Системы для внутреннего ЭДО

Это программное решение позволяет перевести все документы компании в цифру, легко обмениваться ими между разными отделами, контролировать права доступа, создавать новые документы и согласовывать их на разных уровнях, распределять задачи, связанные с документами, хранить архив и так далее.

Такую систему – Megapolis.DocNet – предлагают наши партнеры. У нас также есть возможность объединить внутренний и внешний документооборот в комплексное решение. Все перечисленные функции для внутренней работы с документами, а также обмен с контрагентами будут доступны, если интегрировать Deals и Megapolis.DocNet.

• ВРМ-системы

Business Process Management Systems – системы управления бизнес-процессами. С их помощью можно автоматизировать и оптимизировать не только электронный документооборот, но и остальные процессы в компании.

• Электронные архивы

Эти программы нужны, чтобы хранить данные и легко найти их в нужный момент. Контент можно сгруппировать по разным критериям – например, по формату (текст, графические материалы, аудиоконтент и так далее), размеру, дате создания и так далее.

Это основные типы систем для работы с документами. В первую очередь нужно определиться с типом, а затем выбрать конкретный сервис.

Системы автоматизации документооборота и учета: как выбрать 

Чтобы сузить круг поиска, пропишите конкретные цели, которые вы хотите достичь с помощью системы. А также ваши требования и ожидания – сколько людей будет работать в системе, сколько документов вы обрабатываете ежемесячно, на какую сумму рассчитываете, где собираетесь хранить данные и так далее.

Уже с этим списком можно искать кандидатов самим либо с помощью специалиста.

После первичного поиска вам нужно пообщаться с представителями нескольких систем, которые показались вам наиболее подходящими. Перед этим составьте список вопросов и критериев, по которым вы будете выбирать конкретную систему.

Вот что важно узнать у представителей сервисов:

1. 1. Какие технические мощности и возможности должны быть у вас, чтобы внедрить продукт?
   2. Есть ли возможность хранить информацию на облаке/на вашем собственном сервере? (В зависимости от того, какой вариант вам больше подходит)
   3. Какие возможности у системы? Что с ее помощью можно сделать?
   4. Можно ли ее интегрировать с другими системами?
   5. Есть ли возможность ее кастомизировать и доработать? Насколько это сложно и дорого?
   6. Насколько сложно ее масштабировать?
   7. Какие есть варианты тарифов?
   8. Помогает ли провайдер обучать сотрудников?

В идеале на следующем этапе отбора установить пробную версию системы и попробовать в ней работать. Тогда станет ясно, насколько она интуитивно понятна (либо же насколько легко в ней разобраться), приятен ли интерфейс, удобно ли работать, хватает ли функционала. И уже после этого можно покупать полную версию сервера, которая вас устроит.

Получить бесплатный доступ на год, или выбрать удобный тарифный план можно на странице Deals online

Итак, чтобы ускорить процессы в компании, упростить работу и сэкономить ресурсы, начните с перехода на электронный документооборот. Он поможет бизнесу развиваться и расти значительно быстрее.