Как организовать электронный документооборот в компании и какими законами он регулируется

Электронный документооборот в Украине имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Закон об электронном документообороте регулирует этот процесс, поэтому переходить на ЭДО безопасно и компаниям, и государственным структурам.

Рассказываем, когда Украина сделала ЭДО законным, чем это урегулировано и как компаниям перейти ЭДО.

Какие законы регулируют электронные документы

Бизнес и государственные органы в Украине могут выбирать, в каком формате вести документы и обмениваться ими с контрагентами — в бумажном или электронном.

Документооборот регулируется Законом об электронных документах и электронном документообороте, который приняли еще в 2003 году. В нем указано, что документ не может быть недействительным только из-за электронного формата — форма не влияет на юридическую силу.

При этом электронный документ, как и любой другой, должен быть правильно оформлен и содержать необходимые реквизиты:

  • название юридического лица — компании, что создала документ;
  • название вида документа;
  • дату создания;
  • электронную подпись или электронную печать.

В зависимости от документа необходимыми могут быть и другие реквизиты. Но эти четыре — обязательны.

Также в законе прописано, что электронные документы могут быть доказательствами в суде.

Раньше в законах не было четко указано, что считается датой оформления электронного документа, но поправки в Налоговый кодекс урегулировали этот вопрос. Дата оформления документа — это дата его составления. Не имеет значения, когда на документ поставили электронную подпись.

Благодаря этим законам, кодексам и нормативным документам переход на электронный документооборот в Украине абсолютно законен и безопасен. Ведь даже законопроекты и подобные правительственные акты ведут в электронном виде, как постановил Закон о переходе на электронный документооборот.

Как регулируется переход на электронный документооборот в компании

Порядок электронного документооборота в компании регулируется внутренним положением и соответствующим приказом.

Положение об ЭДО – это своеобразная инструкция, в которой прописаны все условия ведения документооборота: как создавать документ, принимать, проверять, хранить, редактировать, подписывать, уничтожать и так далее. Желательно прописать каждую процедуру.

Приказом об ЭДО подтверждают внедрение электронного формата документов в компании с конкретной даты. Дополняют его списком сотрудников, которые будут работать с системой, и приказами разным отделам обеспечить условия для внедрения.

Как предприятию перейти на электронный документооборот

Если компания серьезно задумывается о переходе на электронный документооборот, ей стоит начать с выбора подходящей системы. Для этого стоит разработать критерии и определить свои приоритеты. Например, бюджет, возможность интегрировать в систему другие продукты и так далее.

Прежде чем покупать, постарайтесь выбрать 2-3 продукта и протестировать их, и уже потом определиться и купить ту систему, которая будет для вас наиболее удобной.

На украинском рынке довольно большой выбор программ для ЭДО. Наш продукт Deals предназначен для обмена документами с контрагентами; в нем можно подписывать документы онлайн с помощью КЭП.

Первых 50 подписей бесплатно

Также наши партнеры для внутреннего документооборота предлагают систему Megapolis.DocNet. С ее помощью можно перевести все документы компании в электронный формат, подписывать их с помощью квалифицированных электронных подписей (КЭП) и автоматизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

Если вы определились с программным решением, можно переходить к следующему шагу. Разработайте инструкцию для сотрудников, и пропишите в ней детально все правила и условия работы с ЭДО и системой: как подписывать и пересылать документы, как соблюдать конфиденциальность — все нюансы должны быть понятны из этой инструкции.

Затем научите сотрудников работать в системе. Часто в этом помогает интегратор продукта. На этом этапе нужно выдать КЭП тем сотрудникам, которые будут подписывать документы. Среди них СЕО, главбух, директор по финансам и прочие.

После этого расскажите контрагентам о том, что перешли на электронный документооборот, и укажите, какой системой пользуетесь. С ними можно составить дополнительный договор, в котором также прописать все условия работы в системе.

И чтобы окончательно утвердить решение о переходе, компания может выдать приказ о внедрении электронного документооборота. Этот шаг не обязательный, но так вы обезопасите себя от возможных неприятностей.

После этого останется только адаптироваться к новому формату работы и наслаждаться его преимуществами.

Попробовать бесплатно

Все новости