Автоматизація документообігу: навіщо вона потрібна і як правильно вибрати систему

Якщо хочете позбутися паперових документів, оптимізувати процеси та звільнити час співробітників для більш корисних задач – вам потрібна автоматизація документообігу.

Що це таке

Суть автоматизації документообігу в тому, щоб перевести всі документи в електронний вигляд, зберігати їх в одній базі, обмінюватися ними та узгоджувати онлайн.

Компанії впроваджують систему, у якій можна створювати, редагувати, відправляти, погоджувати документи з мінімальним залученням людини. Порядок дій чи маршрут погодження документів у таких системах чітко прописаний, тому часу на виконання процесів іде значно менше.

Навіщо потрібна автоматизація документообігу

• Економія грошей

Перехід на електронний документообіг та його автоматизація допоможе зекономити чимало грошей. По-перше, скоротяться адміністративні витрати – на папір, принтери та їх обслуговування тощо.

По-друге, логістичні – в електронному вигляді документи можна надіслати миттєво і значно дешевше, ніж з кур’єрськими службами чи поштовими перевізниками.

По-третє, паперові документи часто зберігають в архівах. На їх оренду чи купівлю також іде чимало грошей.
І, звісно, робочий час співробітників. Про це детальніше у наступному пункті.

• Економія часу

За даними досліджень, співробітник шукає потрібний документ у середньому 18 хвилин. Деякі дослідники вказують, що на тиждень працівники витрачають на пошуки документів до 8 годин. А це лише пошук. Крім цього, співробітники створюють документи, друкують, відносять у різні відділи на узгодження, відправляють, контролюють процес обробки тощо. Час на виконання роботи з документами можна зменшити в кілька разів та витратити різницю на більш корисні та важливі завдання.

• Зменшення ризиків

Для багатьох компаній важливіше не зекономити, а зменшити ризики. Паперові документи можуть загубитися, їх важко вчасно знайти серед тисяч інших. Вони можуть постраждати, наприклад, від пожежі чи затоплення приміщення. Паперові документи можна вчасно не обробити чи не відправити й отримати штраф тощо.
Саме впровадження електронного документообігу та його автоматизація допоможе знизити ці ризики майже до нуля.

• Злагоджена робота всіх співробітників та відділів

Завдяки автоматизації ЕДО співробітники всіх відділів зможуть легко обмінюватися документами та необхідною інформацією, зберігати її в одній системі, бачити, на якому етапі те чи інше завдання, тощо.

В результаті у колег завжди буде актуальна інформація, вони не будуть виконувати одні й ті ж завдання по кілька разів, і робота буде синхронною та узгодженою.

• Підвищення безпеки

Сучасні системи автоматизації документообігу відповідають нормам безпеки та, зазвичай, підтверджують це сертифікатами. Тому зберігати там документи безпечніше та надійніше, ніж у паперовому вигляді в офісі.

Паперові документи легше вкрасти, вони можуть потрапити до людей, які їх не повинні бачити. Їх можна не знайти вчасно або втратити. Для ЕДО ж ця проблема вже вирішена – всі документи легко знайти в одній системі, а їх резервна копія окремо зберігається у хмарі.

Як вибрати систему автоматизації документообігу

Визначте мету впровадження системи. Це допоможе обрати тип продукту і, за необхідності, обговорити можливу кастомізацію.

Оберіть кілька сервісів і дізнайтеся у представників:

• які технічні можливості потрібні, щоб упровадити систему;
• чи можна її інтегрувати з іншими продуктами;
• які можливості у самої системи;
• чи можна її в перспективі кастомізувати та масштабувати;
• які варіанти тарифів тощо.

Попросіть пробну версію програми, щоби спробувати її в дії. Оцініть, наскільки зручно нею користуватися, чи відповідає вона вашим потребам і так далі. А вже потім можна придбати повну версію системи, яка вас найбільше влаштує.

На ринку в Україні доступно чимало систем автоматизації електронного документообігу. Наш продукт – система юридично значущого документообігу Deals. У ній можна погоджувати та підписувати документи онлайн за допомогою КЕП.

Deals можна впровадити як онлайн-сервіс або як систему в корпоративному середовищі замовника.

Отримати безкоштовний доступ на рік, або вибрати зручний тарифний план можна на сторінці Deals online

Також наші партнери пропонують систему для внутрішнього документообігу – Megapolis.DocNet. У ній можна налаштувати кабінет користувача, обробляти вхідні та вихідні листи, погоджувати документи, розподіляти завдання й контролювати їх виконання, при цьому зберігати конфіденційність усіх учасників процесу.

Крім того, ми пропонуємо клієнтам комплексне рішення для внутрішнього і зовнішнього документообігу. Якщо інтегрувати Deals та Megapolis.DocNet, можна організувати повний життєвий цикл електронного документа у внутрішній системі ЕДО.

Тобто в одному середовищі можна створювати, погоджувати та колективно редагувати документ, відправляти контрагентам на підписання, відслідковувати інформацію по підписанню документу та зберігати в архіві.

Отже, якщо ви прагнете оптимізувати витрати, час та процеси в компанії, найдоцільніше почати з документообігу і впровадити систему, що спростить роботу співробітникам та дозволить бізнесу розвиватися значно швидше.