Електронний документообіг: як регулюється в Україні та як організувати його в компанії
В Україні електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Однак керівники компаній інколи сумніваються у їхній законності, тому бояться впроваджувати системи електронного документообігу. І дарма.
Розповідаємо, як регулюється електронний документ та електронний документообіг в Україні та яким чином компаніям організувати перехід на ЕДО.
Електронний документообіг в Україні
Використання електронного формату документів прописано в законодавстві країни. Порядок електронного документообігу регулюють такі закони:
- «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- «Про електронний цифровий підпис»;
- «Про електронні довірчі послуги»;
- «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».
У законах вказано, що електронні документи мають таку ж юридичну силу, що й паперові. Тому при будь-яких перевірках, у суді, при укладанні угод і в подібних ситуаціях документ у електронному вигляді буде вважатись оригіналом. Але за умови, що він правильно складений і має необхідні реквізити.
Реквізити, без яких будь-який документ не буде дійсним:
- назва юридичної особи – компанії, що створила документ,
- назва виду документа,
- дата створення,
- електронний підпис або електронна печатка.
Для різних типів документів можуть бути необхідні й інші реквізити. Наприклад, якщо ви оформлюєте організаційні, розпорядчі та інформаційно-аналітичні документи, до попередніх чотирьох реквізитів обов’язково треба додати ще три:
- реєстраційний індекс документа,
- заголовок до тексту документа,
- текст документа.
Ці моменти добре відомі юристам та бухгалтерам, тож переходити на електронний документообіг абсолютно безпечно для бізнесу та державних структур.
Які документи регулюють електронний документообіг на підприємстві
Кожна компанія для себе сама вирішує, як організувати електронний документообіг. А саме – як приймати, обробляти, надсилати, перевіряти та зберігати документи. Це, зазвичай, регулює два корпоративні документи: положення про електронний документообіг та наказ про електронний документообіг.
Положення про електронний документообіг на підприємстві
В ньому прописуються всі умови ведення ЕДО: порядок створення документа, особливості ведення, прийняття і перевірка документів, їх збереження, знищення, введення змін.
Наказ про впровадження електронного документообігу
Наказ про документообіг потрібен, аби остаточно затвердити впровадження електронного документообігу в компанії з конкретної дати. До нього додають список працівників, що будуть працювати з системою ЕДО, а також прописують накази окремим відділам (ІТ, HR, адміністрації) забезпечити необхідні умови для впровадження.
Правильно оформити ці документи допоможуть юристи.
Організація електронного документообігу в компанії
Перехід на електронний документообіг відбувається в кілька етапів.
Перший крок – обрати систему документообігу. Бажано відразу розробити власні критерії відбору і визначити найважливіші функції. Наприклад, інтуїтивний інтерфейс, можливість легко масштабуватися чи інтегрувати продукт з іншими системами.
В Україні є чималий вибір програм для ЕДО. Наш продукт Deals допомагає обмінюватися документами з контрагентами і підписувати їх онлайн за допомогою КЕП.
Замовити презентацію
А інше наше рішення для організації електронного документообігу під назвою Megapolis.DocNet дозволяє перевести всю роботу з документами в електронний формат і автоматизувати її.
Також перед купівлею продукту дізнайтеся, якою системою користуються ваші контрагенти. Адже поки що пересилати документи між різними системами неможливо.
Другий крок – розробіть інструкцію для працівників. У ній пропишіть, як потрібно працювати з електронними документами, підписувати їх, дотримуватися правил конфіденційності тощо. На цьому ж етапі проведіть навчання. Часто компанії-виробники систем ЕДО допомагають навчити співробітників клієнтів із ними працювати.
Третій крок – видайте співробітникам, які будуть працювати з документами та підписувати їх, кваліфіковані електронні підписи (КЕП). Обов’язково їх мати повинні СЕО, головбух, директор з фінансів. Решта – опціонально, орієнтуйтеся на власні потреби.
Четвертий крок – розкажіть контрагентам, що перейшли на електронний документообіг. Можна укласти з ними окрему угоду, в якій зазначити умови обміну документами, підтвердження отримання, порядок їх підписання та інше.
П’ятий крок – видати наказ про електронний документообіг на підприємстві.
Ці п’ять кроків наблизять компанію до цифрової трансформації, допоможуть економити час і гроші, а також значно прискорять її розвиток. Майбутнє – за електронним документообігом. За посиланням нижчие ви знайдете історії компаній, які вже в цьому переконалися.
