Електронний суд та електронний документообіг як інструменти діджиталізації бізнесу.

Якщо ви юрист чи ж працюєте  із великим об’ємом документів, то раді повідомити, що рішення для економії часу та коштів, а також діджиталізації вашого бізнесу є!

15 травня Анна Барабанова, юристка, координаторка ІКТ Комітету СУП та експерт із питань ЕДО компанії INTECRACY DEALS разом із представницями юридичної компанії AXON PARTNERS обговорювали секрети автоматизації сучасної юридичної компанії та важливість електронного документообігу (надалі – ЕДО) при цьому.

Цього разу  представницями від AXON PARTNERS були Яна Бакаленко, СОО компанії, та Надія Денисюк, партнеркою компанії.

Запрошені спікерки поділилися власним досвідом використання Е-суду. Так, експертки представляють юридичну компанію, та наголосимо, що питання використання Е-суду наразі важливе не тільки для юристів і адвокатів, а й для всіх юридичних осіб відповідно.

*Для інформації: Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обов’язкової реєстрації та використання електронних кабінетів в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі або її окремій підсистемі (модулі), що забезпечує обмін документами” № 3200-IX від 29 червня 2023 року (надалі – Закон) визначив, що використання електронних кабінетів у Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі для учасників судового процесу стає обовʼязковим.

 Із 18 жовтня 2023 року така реєстрація стала обов’язковою для адвокатів, нотаріусів, державних та приватних виконавців, арбітражних керуючих, судових експертів, органів державної влади, органів місцевого самоврядування та юридичних осіб публічного права (у розрізі господарського процесу), коли для інших – в добровільному порядку.

Та відповідно до Закону, починаючи з 20 лютого 2024 року реєстрація у ЄСІТС стає обов’язковою і для юридичних осіб приватного права, які є учасниками цивільних та адміністративних справ, а також юридичні особи приватної форми власності, які є учасниками цивільного та адміністративного процесів, стали зобов’язані зареєструвати свої електронні кабінети в ЄСІТС.

Також, є відповідальність за таку обовʼязкову нереєстрацію Е-кабінету в ЕСІТС. Але відповідальність допоки лише процесуальна (наприклад, див.  ст. 174 ГПКУ – залишення позовної заяви без руху).

Але не визначено такої обов’язковості для ФОПів, фізичних осіб та Кабміну. Можливо, це тільки питання часу. Адже навіть для ФОПів такий інструмент надав би ряд зручностей для участі в електронному судочинстві. Та, на жаль, досі є норми, які регулюють подачу документів в папері до суду (у трудових спорах, щодо ФОП, за відсутності електроенергії), попри обовʼязок більшості використовувати Е-суд.

У цілому, Е-суд надає ряд переваг: можливість комфортно у форматі онлайн надсилати  документи до суду із будь-якої точки світу, ергономічність процесів (не потрібно надсилати усім копії документів, за винятком тих, хто не повинен бути зареєстрованим у Е-суді), швидкість отримання документів та судових рішень тощо.

Так, є певні недоліки, система Е-суд ще не стала досконалою (певні недопрацювання, слабкий бекенд, інші технічні нюанси тощо) і є певні особливості її використання, але можна і призвичаїтися, чим адвокатки і поділилися з нами.

Представниці AXON PARTNERS поділилися й іншими власними цікавими рішення у своїй компанії. Серед них, звичайно ж і використання електронного документообігу, без якого і не можливе використання Е-суду, в тому числі. Так, компанія використовує ЕДО та системи ЕДО як для роботи працівників між собою, так і при роботі з партнерами, клієнтами тощо. Електронна документація та її форми пронизують й інші розробки компанії.

Серед інших діджитал-інструментів та Е-суду, у компанії є такі власні розробки, які компанія впровадила за допомогою своєї технічної команди: автоматизована система оцінювання якості роботи працівників-юристів для покращення роботи всередині компанії; генеретор актів для підрядників (софт для швидкої генерації та підписання актів наданих послуг); софт для розрахунку податків та заповнення декларацій; власна валюта для працівників (розроблена для залучення команди у важливі для компанії активності) тощо.

Проте, за результатами звернення від бізнесу, стало зрозуміло, що попри те, що на ринку багато різних інструментів для автоматизації процесів, не всі системи ЕДО можуть забезпечити “зв’язок” електронним кабінетом.

Тут же раді повідомити, що таке рішення знайдене: INTECRACY GROUP  вже тривалий час розробляє та впроваджує “Конектор до електронного суду” на основі системи ЕДО. Це професійне доповнення до підсистеми «Електронний суд» ЄСІТС, яке дозволяє не лише обмінюватися документами із судами, а й організувати повноцінну роботу з документами юридичного підрозділу або юридичної компанії з великою кількістю судових справ.

Така система ЕДО надає ряд можливостей до Е-суду, таких як:

• гарантування, що доступ до судових справ отримують тільки ті користувачі, які повинні їх бачити,
• спільно працювати над судовими справам,
• обмінюватися інформацією з колегами,
• розподіляти права доступу до справ,
• сортувати, фільтрувати, швидко шукати документи за вказаними атрибутами,
• отримувати статистичну або аналітичну звітність по компанії з ведення судових справ,
• контролювати виконання задач та термінів їх виконання (вбудований календар) тощо.

Як бачимо, системи ЕДО можуть надавати додаткові переваги навіть при використанні електронного суду, коли для цього мають відповідні розширення та можливості. Команда INTECRACY DEALS із радістю допоможе вам із такими рішеннями.

Для тих, хто не зміг долучитися онлайн і хоче почути більше, переходьте за лінком для перегляду безкоштовного вебінару!

Нагадаємо, що такі заходи INTECRACY DEALS разом із Анною проводять вже не вперше і за посиланням ви можете ознайомитися із серією спільних корисних вебінарів для бізнесу. А щоб не пропустити нові, слідкуйте за нашими новинами!