Навіщо потрібен електронний документообіг і як він працює?

Що треба враховувати при виборі системи?

Які юридичні нюанси ЕДО необхідно знати, щоб не допустити помилок?

На ці та інші основні питання наших клієнтів ми відповіли у детальному гайді.

Зміст

1. Загальні питання про електронний документообіг (ЕДО)

• Навіщо потрібен електронний документообіг
• Як працює ЕДО між компаніями
• Які є види ЕДО
• Як компанії розпочати договірну діяльність в електронному вигляді
• Як обрати систему ЕДО

2. Робота з кваліфікованим електронним підписом (КЕП)

• Що таке КЕП і де його можна отримати 
• Як КЕП спрощує участь у тендері
• Види КЕП і як перевірити ваш
• КЕП на токені: чим він відрізняється від файлового 
• Чи будуть державні органи приймати файлові КЕП 
• Які є види захищених КЕП
• Чи можуть іноземні юридичні особи отримати кваліфікований електронний підпис в Україні

3. Юридичні аспекти використання ЕДО

• Дата і час електронного документа
• Як впливає IP-адреса на прийняття звітності до податкової
• Чи може бухгалтер підписувати е-документи КЕП свого керівника
• Як надати суду документ, підписаний КЕП
• Чи можна підписувати зовнішньоекономічні договори в електронному вигляді
• Чи можлива інтеграція між системами ЕДО в Україні
• Чи можливе підписання документів, надісланих з Deals через ЕДО іншого провайдера

 

Загальні питання про ЕДО

Навіщо потрібен електронний документообіг

В умовах війни та карантинних обмежень бізнес може працювати без перебоїв тільки в тому випадку, якщо він адаптований для віддаленої роботи. Електронний документообіг – один із ключових факторів готовності бізнесу до «дистанційки». 

ЕДО допомагає:

• працювати з документами і підписувати їх 24/7 в будь-якій точці світу, де є інтернет;
• зменшити кількість паперових документів в офісі;
• скоротити фінансові та трудові витрати на утримання архіву;
• знизити витрати на друк, канцтовари, надсилання документів;
• зменшити трудовитрати завдяки автоматизації процесів;
• надійно зберігати документи в електроннму вигляді і уникнути втрат чи пошкоджень. 

2021 та 2022-й роки в Україні стали реформаторськими у сфері ЕДО: прийняті закони про paperless, віртуальні активи та хмарні послуги, що ще більше стимулює використовувати електронний документообіг.

Як працює ЕДО між компаніями

Перехід на електронний документообіг на підприємстві дозволяє обмінюватися будь-якими первинними бухгалтерськими документами: договорами, рахунками-фактурами, актами виконаних робіт тощо.

Це відбувається так: 

1. Співробітник однієї з компаній формує документ, наприклад, заяву або офіційний лист.
2. Підписує його електронним підписом та надсилає через систему ЕДО адресату.
3. Працівник компанії-отримувача читає документ, а потім підписує за допомогою КЕП.
4. Відразу після цього в першу організацію надходить повідомлення, після якого можна діяти — відвантажувати товари, переказувати оплату або здійснювати інші дії, описані в документі.

Які є види електронного документообігу

Можна виділити два основних види ЕДО: внутрішній (у межах однієї організації) та зовнішній (передавання даних між компаніями та держустановами). 

Існує детальніша класифікація за типами документів:

• кадровий ЕДО;
• управлінський;
• складський;
• бухгалтерський;
• архівний тощо.

Найпростішим прикладом ЕДО можна вважати електронну пошту. Вона також забезпечує швидке передавання даних, але передавати важливі документи поштою небезпечно. Тому варто підключити спеціальну систему, яка забезпечить захищену передачу даних та можливість поставити КЕП.

Як компанії розпочати договірну діяльність в електронному вигляді

Щоб перевести вашу організацію із паперового на електронний документообіг, необхідно:

• Видати наказ про перехід на ЕДО. Призначити відповідального за процес. 
• Отримати КЕП в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
• Розробити порядок використання КЕП в компанії.
• Розробити інструкцію по веденню електронного документообігу в компанії.
• Внести відповідні зміни до установчих документів компанії.
• Провести навчання з користування системою.
• Повідомити своїх контрагентів про перехід на ЕДО та внести зміни у відповідні договірні домовленості.

Як обрати систему ЕДО

Щоб уникнути неприємностей та безпечно обмінюватися важливими документами, потрібно працювати через системи операторів. Оператори ЕДО — це організації, які мають необхідний програмний комплекс для обміну інформацією — як відкритою, так і суворо конфіденційною. По суті, це захищені канали зв’язку та спеціальне шифрування.

На що варто звертати увагу при виборі системи:

• швидкість роботи технічної підтримки клієнтів;
• готовність надавати допомогу в підключенні контрагентів;
• додаткові можливості інтеграції;
• наявність консультантів, готових допомогти клієнтам із впровадженням ЕДО.

Окрім обміну документами, оператор забезпечує клієнтам повноцінний сервіс:

• гарантує конфіденційність, використовуючи для обміну лише канали із високим ступенем захисту;
• стежить за регламентами, дотримується вимог законодавства;
• здійснює перевірку справжності електронних підписів.

Також при виборі враховуйте, як часто вам потрібен цей сервіс. Якщо, наприклад, ви підписуєте документи раз у 3–6 місяців, вам достатньо буде разово завантажити документ в онлайн-сервіс для підписання та завантажити свій підпис.

Якщо ж ви погоджуєте документи з контрагентами на постійній основі, варто скористатись послугами провайдера ЕДО, а саме системою електронного документообігу. Такі системи дозволяють вести договірну діяльність централізовано в одному місці та забезпечують конфіденційність інформації. 

Наприклад, в нашій системі Deals ви можете отримати як пакет послуг від вендора із безкоштовним доступом, так і кастомізоване рішення для бізнесу на власному сервері, рішення «під ключ» із можливістю брендування системи та мобільного додатку.

Робота з кваліфікованим електронним підписом (КЕП)

Що таке КЕП і де його можна отримати 

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це зашифрована юридично значима електронна версія вашого підпису. Згідно з ЗУ «Про Електронні довірчі послуги» він має таку ж юридичну силу як власноручний підпис. Тому паперовий документ, який ви підписали власноруч, має таку ж силу як е-документ з КЕП.

На підприємствах, зазвичай, першочергово КЕП використовують керівні особи та бухгалтери.

Отримати КЕП можна у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг та податковій. Якщо ви отримуєте його вперше, вам необхідно пройти електронну ідентифікацію. Подати документи на отримання та підписати їх у пункті оформлення та отримання КЕП. Повторно це вже можна зробити дистанційно через онлайн-кабінет. Наприклад, Приват24, якщо у вас є карта або відкритий р/р.

Як КЕП спрощує роботу за участю у тендері

Для участі у тендері необхідно замовляти довідку про несудимість директора. Термін дії довідки – 5 днів. Наявність КЕП дає змогу отримати цю довідку онлайн.

Види КЕП і як перевірити ваш

КЕП може бути захищений і незахищений. Перевірити це можна на сайті Центрального засвідчувального органу (ЦЗО). Для цього завантажте підписаний документ та натисніть кнопку «Перевірити».

Якщо буде вказано, що тип носія – незахищений, тип підпису – удосконалений, то невдовзі ваш підпис не буде вважатися КЕП.

Якщо ж буде написано, що тип носія – захищений, тип підпису – кваліфікований, то у вас дійсний захищений КЕП.

КЕП на токені: чим він відрізняється від файлового

Токени – це захищені носії (флешки), з яких неможливо скопіювати підпис. Підписи видані податковою, наприклад, на звичайній флешці не вважаються такими, а вважаються удосконаленими електронними підписами на кваліфікованому сертифікаті.

В чому різниця між токеном та файловим КЕП?

Файловий ключ – це електронний підпис, що зберігається у вигляді файлу на комп’ютері, флешці тощо. Він захищений паролем, який можна неправильно ввести необмежену кількість разів.

Підпис на захищеному носії – це електронний підпис, який зберігається на спеціальному захищеному носії інформації, токені або хмарному сховищі. Він захищений відповідно до всіх вимог законодавства і зберігається виключно на цьому носії. Його неможливо скопіювати чи вкрасти.

Також особливість захищеного КЕП у тому, що неправильно ввести пароль можна обмежену кількість разів. Після цього він блокується, і підписати ним документи стає неможливо. 

Чи будуть державні органи й надалі приймати файлові КЕП

Ні, не будуть. Після кінцевого строку, визначеного Постановою №193,  КЕП-ом будуть вважатися тільки кваліфіковані електронні підписи на захищених носіях. Тому ні Державна податкова служба, ні інші держоргани, з якими у платника податків укладені договори про електронний документообіг, не прийматимуть податкові накладні та інші документи, підписані файловими е-підписами.

Файлові електронні підписи ж автоматично перестануть вважатися кваліфікованими. Ними можна буде користуватися лише в тих випадках, де законодавство дозволяє використовувати удосконалені електронні підписи.

Згідно з Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII суб’єкти господарювання повинні використовувати електронні підписи на захищених носіях (токенах), які використовують кваліфікований сертифікат.

В березні 2020 року Кабмін опублікував Постанову №193, що дозволяла використовувати не захищені, а вдосконалені електронні підписи чи печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів. Тобто, КЕП на файлових носіях. 

Цей дозвіл був тимчасовим – спершу до 1 січня 2022 року, потім його перенесли до 5 березня 2022. На період війни цей строк знову продовжили до 31.05.2022 (див Постанову КМУ № 229 від 23.02.2022 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 9 грудня 2020 р. № 1236 і від 29 червня 2021 р. № 677» та Постанову КМУ від 17 березня 2022 р. № 300 «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг».

А Постановою КМУ від 24 травня 2022 р. № 617 дозвіл продовжили на період дії воєнного стану та протягом 6 місяців з дня його припинення чи скасування.

Які є види захищених КЕП

Хоча в Державній податковій службі зазвичай говорять про токени, не лише вони вважаються захищеними носіями. Також до захищених носіїв належить смарт-карта для зберігання КЕП, захищене хмарне сховище (CloudKey) та MobileID, який, щоправда, вже не використовується.

Кожен захищений носій повинен відповідати вимогам законодавства. Наприклад, надійність хмарного захищеного носія повинна бути підтверджена КСЗІ, що пройшла державну експертизу і має атестат відповідності.

В законі вказано, що підпис має зберігатися на захищеному носії – не важливо, чи це зовнішній пристрій, чи хмарне сховище. Однак краще додатково дізнатися у ДПС, чи прийматимуть вони захищені КЕП не на токенах. 

В будь-якому випадку бізнесу варто вже зараз перевірити, який саме КЕП він використовує, та вчасно перейти на захищені носії. Адже регулювання дії Постанови №193 наразі не є в пріоритетним, а тому і строки продовження можливості використання звичайних КЕП можуть змінити будь-коли.

Крім того, що захищений КЕП необхідний для подання податкових звітів у електронній формі, він потрібен буде також для роботи з тендерними майданчиками та медичними інформаційними системами, а також для входу в електронний кабінету платника.

Чи можуть іноземні юридичні особи отримати кваліфікований електронний підпис в Україні

Так, якщо вони мають представництво в Україні або виконують проєкти/програми міжнародної технічної допомоги.

Іноземні юридичні компанії та організації можуть отримати КЕП у відокремлених пунктах реєстрації Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг інформаційно-довідкового департаменту ДПС України. Центральне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків опублікувало повний перелік документі, які треба надати юридичній особі-нерезиденту, щоб отримати КЕП.

Юридичні аспекти використання ЕДО

Дата і час електронного документа

Раніше було незрозуміло, коли виникає податкове зобов’язання з ПДВ за актами наданих послуг — коли їх склали чи коли підписали. Поправки в Податковий кодекс (ст. 187.1.б) регулюють це питання. 

Датою оформлення документа про надання послуг вважається дата його складання. При цьому немає значення, коли на документ поставили електронний підпис.

«Комітет з інформаційно-комунікаційних технологій СУП понад рік тому надіслав у Мінцифри та Міністерство фінансів пропозиції врегулювати питання дати оформлення документів. Зараз поправки прийняли, формулювання чітко прописано в Податковому кодексі, тому очікуємо, що бізнес буде активніше впроваджувати ЕДО», — прокоментував зміни в законі Олександр Вернигора, СЕО Deals та Голова інформаційно-комунікаційного комітету Спілки українських підприємців.

Як впливає IP-адреса на прийняття звітності до податкової

Щоб КЕП неправомірно не використали сторонні особи, при поданні завіреного документа КЕП податкова може перевірити правомірність накладеного КЕП керівником організації. 

Тобто при перевірці документів податкова може паралельно запросити підтвердження підпису керівником організації, перевіривши IP-адресу самого керівника та IP-адресу підпису.

Чи може бухгалтер підписувати е-документи КЕП свого керівника

Ні, не може за жодних обставин. Якщо бухгалтер отримав довіреність на підписання певних документів, він може підписувати їх тільки своїм КЕП. 

У разі виникнення сумнівів податкова може зателефонувати та перевірити, чи справді директор сам підписав і відправив звіт (наприклад, коли підприємство подає звітність, завірену КЕП керівника, який знаходиться за кордоном, а IP-адреса, з якої відправляють звіт, знаходиться в Україні).

Як надати суду документ, підписаний КЕП 

Це можна через підсистему «Електронний суд». В такому разі необхідно спочатку завантажити файл ключа або апаратний ключ, щоб увійти у власний електронний кабінет. А вже через кабінет можна направляти всі документи в суд в електронному форматі.

Чи можна підписувати зовнішньоекономічні договори в електронному вигляді

Відповідно до ЗУ «Про електронні довірчі послуги», щоб ми визнали її довірчі послуги, потрібно щоб на міжнародному рівні було підписано міжнародну угоду. Суб’єкт довірчих послуг має пройти акредитацію на території України. На сьогоднішній день немає жодного зареєстрованого випадку. 

У разі використання міжнародного провайдера електронних послуг необхідно подати письмову угоду про використання ЕДО, тоді це буде відповідати законодавству України.

Чи можлива інтеграція між різними системами ЕДО в Україні

Наразі обмін між різними системами електронного документообігу майже неможливий, бо виробники використовують різні стандарти ЕДО, тому із технічної сторони це не працює. 

Проте деякі компанії намагаються вирішити цю проблему своїми силами і створюють своєрідні хаби, в яких інформація з однієї системи ЕДО передається в іншу. 

Рекомендується використовувати єдиний універсальний міжнародний стандарт ASiC (Associated Signature Containers), яким користуються в ЄС. У ньому прописані всі вимоги та нормативи до технічної сторони ЕДО: як має проходити обмін даними, як об’єкти з цифровими підписами повинні скріплюватися з мітками часу й так далі. Саме на основі стандарту ASiC доцільно розробити єдину систему.

В Україні завдяки СЕВ ОВВ (​​Системі електронної взаємодії органів виконавчої влади), існує єдиний інформаційний простір для реєстрації, приймання, аналізу та зберігання документів. На основі або ж на прикладі цієї системи можна впровадити стандарт і інтегрувати продукти для ЕДО.

Деякі комерційні компанії зараз у тестовому режимі використовують стандарт обміну даними через СЕВ ОВВ. Це дозволить у майбутньому використовувати цю систему для документообігу між різними системами. Але поки важко сказати, коли це буде масово.

Чи можливе підписання документів, надісланих з Deals через ЕДО іншого провайдера

У системі Deals передбачено інтеграцію з іншими системами за допомогою API. Можете з нею ознайомитися, зайшовши в розділ «Профіль організації» – «Інтеграція».

Також в Deals можна надсилати документи на підпис незареєстрованим контрагентам. 

Для цього під час завантаження документів укажіть, що необхідне зовнішнє підписання, та напишіть email користувача. Система сама сформує посилання на документи та відправить його на вказану пошту. 

Контрагент отримає доступ до документів без реєстрації. Перейшовши за посиланням, він зможе переглянути документи, підписати їх та вивантажити собі на комп’ютер. 

Більше про систему Deals: dealssign.com