Електронний документообіг з контрагентами — перспектива є
Минулої п’ятниці, 4 квітня 2019 р., відбувся 1-й Open Talk від Kyivstar Business Hub – «Е-перспектива: електронний документообіг для бізнесу».
На заході розказували про інструменти з електронного документообігу (ЕДО) для бізнесу, демонстрували переваги Mobile ID та підписання документів онлайн, підключали до Mobile ID та видавали нові SIM-карти від «Київстар» із кваліфікованим електронним підписом. Також відомі компанії ділилися власним досвідом використання ЕДО та Mobile ID, презентували свої кейси.
Олександр Вернигора, директор компанії Intecracy Deals (консорціум Intecracy Group), яка являється провайдером онлайн-сервісу Deals, який дозволяє вести документообіг з контрагентами в електронному вигляді, розказав, як бізнес самостійно може перевести свій документообіг в електронний вигляд.
За словами Олександра, на базі комп’ютерної програми Deals для компанії «Київстар» було створено сервіс StarDocs, який дозволив найбільшому мобільному оператору в Україні розпочати переведення договірної роботи з клієнтами та іншими контрагентами в електронний вигляд. Наприклад, вже зараз на сторінці StarDocs можна подати заявку на отримання sim-карти та підписати всі необхідні документи в електронному вигляді.
За словами директора з розвитку бізнесу на корпоративному ринку «Київстар» Євгена Кражана, сервіс StarDocs успішно вписався в лінійку продуктів «Київстар», які телекомоператор пропонує для бізнесу. За його допомогою будь-які компанії можуть вести між собою документообіг в електронному вигляді.
Для того що б скористатися сервісом Star.Docs, необхідно пройти процес реєстрації та ідентифікувати себе в системі як юридична або фізична особа. Після реєстрації компанії зможуть створювати, погоджувати, підписувати і обмінюватися юридично значущими електронними документами, і підписувати між собою документи за лічені секунди.
За словами О.Вернигори, електронний документообіг надає важливі переваги для компаній, зокрема:
- прискорення процесів узгодження, підписання документів, а також отримання оригіналів документів від контрагентів;
- значне скорочення витрат на ведення документообігу;
- забезпечення зберігання та оперативного пошуку необхідних документів.
Директор з розвитку партнерської мережі Deals Роман Гловацький розповів про те, на які важливі моменти варто звернути увагу при переведенні зовнішнього документообігу в електронний вигляд.
За його словами підписанту не забороняється використання декількох електронних підписів. Для електронних та паперових документів встановлені аналогічні терміни зберігання, а в якому вигляді компанії чи ФОП вести документообіг – предмет домовленості з контрагентом.
У випадку переведення документообігу в електронний вигляд треба бути готовими до того, що:
- необхідно організувати зберігання електронних документів згідно вимог українського законодавства;
- в процесі перевірки чи для суду треба буде надати оригінали електронних документів;
- перевіряючий орган чи суд можуть вимагати роздрукувати документи на паперовому носії;
- копії документів на паперових носіях можуть бути завірені компанією чи ФОП в звичайному порядку.
Експерт з юридичних питань ЕДО Христина Венгриняк більш детально розповіла про юридичні аспекти ведення документообігу в електронному вигляді.
За її словами, відповідно до Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
- свідоцтва про право на спадщину;
- документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
- в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом. Проте на сьогодні такий порядок не затверджено. Тому документи, які потребують нотаріального посвідчення не можуть створюватися в електронному вигляді. Також Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 від 11.11.2014 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» передбачає, що компанії зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради. Для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання створюються паперові примірники таких електронних документів. Зважаючи на те, що більшість кадрових документів, згідно «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, являються документами тривалого строку зберігання, тому вони не можуть бути створені та існувати виключно в електронній формі.
Проте, звичайні господарські договори та первинну документацію, з якими компанії щоденно стикаються у своїй роботі, можна перевести в електронний вигляд.
Керуючий партнер аудиторської компанії Baker Tilly Олександр Почкун, розповів про власний досвід переведення зовнішнього документообігу компанії в електронний вигляд. За його словами це нелегкий процес, оскільки співробітникам не просто поміняти вже звичний порядок роботи, але все ж таки Baker Tilly успішно переводить свій документообіг з контрагентами в електронний вигляд. О.Почкун вважає, що керівник компанії в першу чергу сам зацікавлений в тому, щоб перевести роботу в електронний вигляд, оскільки таким чином він зможе повністю контролювати процеси. Компанія Baker Tilly в минулому році розпочала переведення свого зовнішнього документообігу в електронний вигляд за допомогою онлайн-сервісу Deals. Дане рішення також на сьогодні успішно використовує ДП «Прозорро».
