КЕП: важливість для успішного ЕДО з європейськими партнерами

Для успішного ведення бізнесу з європейськими партнерами, використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) є обов’язковим. Цей вид електронного підпису є еквівалентом українського підпису і дозволяє взаємне визнання документів між країнами Європейського Союзу та Україною. 

Важливо відзначити, що використання КЕП дозволяє отримати визнання документів в Європі та спрощує їх обмін з європейськими країнами. Це створює сприятливі умови для здійснення міжнародної співпраці та розвитку бізнесу.

Так, це вже визначено нормами, покликаними євроінтеграційним рухом України: 

• Постанова КМУ від 22.11.2022 №1311 (яка і говорить про експериментальний проект, згідно із яким в Україні визнаються європейські кваліфіковані електронні підписи, а ЄС може визнавати українські кваліфіковані електронні підписи як удосконалені),
• зміни до деяких (а їх майже 90) законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації (див. Закон України від 01.12.2022 № 2801-IX, який до кінця цього року має бути доопрацьований і набрати чинності).

Наразі Мінцифри та інші відповідальні за втілення такого проекту органи на етапі роботи над такою технічною можливістю. Проект має бути реалізований до 20 серпня 2024 року.

19 травня відбулася цікава зустріч із Дмитром Котелевцем (начальник відділу із питань розвитку е-документообігу та міжвідомчої е-взаємодії Мінцифри), яку організував Комітет з інформаційно-комунікаційних технологій Спілки українських підприємців (надалі – СУП), членами якого є представники компанії Intecracy Deals. На зустрічі Дмитро зауважив, що використання КЕП є обов’язковим для безпеки та вірогідності документів у взаємодії з європейськими партнерами. Адже український стандарт КЕП, який є прирівняним до власноручного в Україні, дозволяє підтверджувати автентичність документів та забезпечувати їх юридичну силу, гарантуючи кращий рівень безпеки, у порівнянні з іншими підписами. Технічно проект вже майже реалізований і, скоріше всього, за словами Дмитра, протягом 2023 року вже буде готова і нормативна база для практичного використання.

Також, назрівають довгоочікувані зміни до нормативно-правового поля в темі скорочення переліку документів для зберігання в папері та строків зберігання документів (Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 року та Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України N 578/5 від 12.04.2012 року). 

Такі новини та зміни несуть ряд трансформацій у сферу електронного документообігу. 

Тому ми рекомендуємо всім нашим партнерам, які планують розширювати співпрацю з європейськими компаніями, регулярно ознайомлюватися з вимогами щодо електронного документообігу та відповідними правовими нормами. Завчасна підготовка та використання КЕП забезпечать успішне взаєморозуміння із нашими партнерами з Європи.